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Automatisation des comptes fournisseurs : retours sur investissement rapides et économies substantielles
Automatisation des comptes fournisseurs : retours sur investissement rapides et économies substantielles
Les processus de comptabilité fournisseurs (AP) ont généralement évolué de manière organique, en parallèle avec la croissance de l'organisation ; le besoin de payer les fournisseurs a été considéré comme une fonction transactionnelle et de peu de valeur ajoutée pour l'organisation.
Face à la volonté croissante d'aligner les processus sur la stratégie de l'entreprise,Processus de comptabilité fournisseurs Elles reçoivent désormais l'attention qu'elles méritent, car les organisations cherchent à mettre en œuvre des processus efficaces et performants pour atteindre leurs objectifs.
Cas d'utilisation : Se concentrer sur des retours sur investissement rapides et des économies concrètes
Une entreprise traite environ 10 000 factures par mois avec un faible niveau d'automatisation. Le responsable de la comptabilité fournisseurs souhaite automatiser plus tôt le processus, mais manque de temps pour évaluer pleinement son fonctionnement et recueillir des informations détaillées. L'analyse du processus permettra d'identifier les leviers clés qui généreront des gains concrets grâce au nouveau système : les ressources mobilisées, les escomptes pour paiement anticipé, la réduction des paiements en double et la diminution des coûts d'archivage des documents.
Les aspects du processus qui nécessitent beaucoup de main-d'œuvre :
Diverses normes industrielles définissent ce qu'est un «haute performance»Fonction des comptes fournisseursLe service peut traiter entre 24 000 et 27 000 factures par ETP et par an. Le responsable de la comptabilité fournisseurs sait qu'actuellement, sept personnes sont affectées au traitement des factures, pour un rendement de 17 143 factures par ETP et par an. Si le service atteignait un niveau de performance élevé, le traitement des factures pourrait être assuré par cinq personnes, permettant ainsi aux deux personnes restantes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le rapprochement des relevés fournisseurs ou la gestion des relations fournisseurs.
De même, le responsable de la comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur un segment précis du processus qui, selon lui, bénéficiera de l'automatisation des factures. Il se peut, par exemple, que le processus de saisie et de gestion des exceptions soit particulièrement inefficace.
Après avoir examiné des solutions de saisie de données de facturation « intelligentes » permettant de traiter plus de 90 000 factures par personne et par an, le responsable de la comptabilité fournisseurs constate, en comparant le processus manuel actuel, que 30 000 factures sont saisies par personne et par an. Cette réduction représente une économie substantielle et permet de corriger un important dysfonctionnement au sein du cycle.
Remises pour paiement anticipé :
L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet de raccourcir les délais de traitement et, de ce fait, d'obtenir des remises supplémentaires auprès des fournisseurs en échange d'un paiement plus rapide. Après analyse, une entreprise effectuant 250 millions de livres sterling de paiements fournisseurs constate que 25 % de ces paiements sont éligibles à une remise de 1,5 %, ce qui représente une économie de près d'un million de livres sterling.
Stockage de documents :
Dans le cadre d'un processus manuel, les factures papier peuvent nécessiter une numérisation pour autorisation. L'automatisation de ce processus permet de réaliser des économies substantielles, notamment en réduisant le temps consacré au classement et à la recherche de documents, ainsi que les coûts de stockage. Parallèlement, le temps passé par les employés au téléphone et à l'impression est également considérablement réduit. Selon une étude de Gartner, un document est en moyenne copié entre neuf et onze fois. En tenant compte des coûts de stockage et des inefficacités mentionnés précédemment, le coût estimé est d'environ 8 £ par facture. Concernant le stockage physique des documents, qu'il soit interne ou externe, il est important d'évaluer le coût de l'espace, même s'il est estimé en pourcentage de la surface totale des locaux utilisés par l'entreprise.
Paiements en double :
Lors de la gestion de documents papier, il n'est pas rare que des factures se perdent ou soient égarées, ce qui entraîne souvent l'envoi d'une facture en double par le fournisseur. L'original est alors retrouvé et traité, mais à moins que le système financier/ERP ne dispose de contrôles efficaces, cela peut conduire à un double paiement. Les services comptables manquent souvent de personnel et de temps pour se consacrer au rapprochement des relevés fournisseurs, ce qui accroît les risques d'inefficacités et de doublons potentiels. Il est fréquent de faire appel à des sociétés tierces pour recouvrer ces coûts et prélever un pourcentage des sommes récupérées.
Selon une étude comparative menée par l'IOMA (Institut de Management et d'Administration), 19 % des organisations interrogées ont signalé un taux de double paiement compris entre 0,1 % et 0,5 % (pourcentage de factures ayant fait l'objet d'un double paiement).
Si l'on tient compte des quatre domaines soulignés ci-dessus, il n'est pas rare de constater des économies considérables, et il existe des exemples concrets de telles économies avec des périodes de retour sur investissement estimées à moins de 12 mois.
Comprendre le processus existant
Pour garantir l'adoption de la solution adéquate, il est essentiel de comprendre les difficultés et les problèmes inhérents aux processus. Une évaluation interne est nécessaire pour appréhender l'ensemble des enjeux ; les réponses aux questions clés vous aideront à élaborer une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'une solution d'automatisation de la facturation.
Face à la volonté croissante d'aligner les processus sur la stratégie de l'entreprise,Processus de comptabilité fournisseurs Elles reçoivent désormais l'attention qu'elles méritent, car les organisations cherchent à mettre en œuvre des processus efficaces et performants pour atteindre leurs objectifs.
Cas d'utilisation : Se concentrer sur des retours sur investissement rapides et des économies concrètes
Une entreprise traite environ 10 000 factures par mois avec un faible niveau d'automatisation. Le responsable de la comptabilité fournisseurs souhaite automatiser plus tôt le processus, mais manque de temps pour évaluer pleinement son fonctionnement et recueillir des informations détaillées. L'analyse du processus permettra d'identifier les leviers clés qui généreront des gains concrets grâce au nouveau système : les ressources mobilisées, les escomptes pour paiement anticipé, la réduction des paiements en double et la diminution des coûts d'archivage des documents.
Les aspects du processus qui nécessitent beaucoup de main-d'œuvre :
Diverses normes industrielles définissent ce qu'est un «haute performance»Fonction des comptes fournisseursLe service peut traiter entre 24 000 et 27 000 factures par ETP et par an. Le responsable de la comptabilité fournisseurs sait qu'actuellement, sept personnes sont affectées au traitement des factures, pour un rendement de 17 143 factures par ETP et par an. Si le service atteignait un niveau de performance élevé, le traitement des factures pourrait être assuré par cinq personnes, permettant ainsi aux deux personnes restantes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le rapprochement des relevés fournisseurs ou la gestion des relations fournisseurs.
De même, le responsable de la comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur un segment précis du processus qui, selon lui, bénéficiera de l'automatisation des factures. Il se peut, par exemple, que le processus de saisie et de gestion des exceptions soit particulièrement inefficace.
Après avoir examiné des solutions de saisie de données de facturation « intelligentes » permettant de traiter plus de 90 000 factures par personne et par an, le responsable de la comptabilité fournisseurs constate, en comparant le processus manuel actuel, que 30 000 factures sont saisies par personne et par an. Cette réduction représente une économie substantielle et permet de corriger un important dysfonctionnement au sein du cycle.
Remises pour paiement anticipé :
L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet de raccourcir les délais de traitement et, de ce fait, d'obtenir des remises supplémentaires auprès des fournisseurs en échange d'un paiement plus rapide. Après analyse, une entreprise effectuant 250 millions de livres sterling de paiements fournisseurs constate que 25 % de ces paiements sont éligibles à une remise de 1,5 %, ce qui représente une économie de près d'un million de livres sterling.
Stockage de documents :
Dans le cadre d'un processus manuel, les factures papier peuvent nécessiter une numérisation pour autorisation. L'automatisation de ce processus permet de réaliser des économies substantielles, notamment en réduisant le temps consacré au classement et à la recherche de documents, ainsi que les coûts de stockage. Parallèlement, le temps passé par les employés au téléphone et à l'impression est également considérablement réduit. Selon une étude de Gartner, un document est en moyenne copié entre neuf et onze fois. En tenant compte des coûts de stockage et des inefficacités mentionnés précédemment, le coût estimé est d'environ 8 £ par facture. Concernant le stockage physique des documents, qu'il soit interne ou externe, il est important d'évaluer le coût de l'espace, même s'il est estimé en pourcentage de la surface totale des locaux utilisés par l'entreprise.
Paiements en double :
Lors de la gestion de documents papier, il n'est pas rare que des factures se perdent ou soient égarées, ce qui entraîne souvent l'envoi d'une facture en double par le fournisseur. L'original est alors retrouvé et traité, mais à moins que le système financier/ERP ne dispose de contrôles efficaces, cela peut conduire à un double paiement. Les services comptables manquent souvent de personnel et de temps pour se consacrer au rapprochement des relevés fournisseurs, ce qui accroît les risques d'inefficacités et de doublons potentiels. Il est fréquent de faire appel à des sociétés tierces pour recouvrer ces coûts et prélever un pourcentage des sommes récupérées.
Selon une étude comparative menée par l'IOMA (Institut de Management et d'Administration), 19 % des organisations interrogées ont signalé un taux de double paiement compris entre 0,1 % et 0,5 % (pourcentage de factures ayant fait l'objet d'un double paiement).
Si l'on tient compte des quatre domaines soulignés ci-dessus, il n'est pas rare de constater des économies considérables, et il existe des exemples concrets de telles économies avec des périodes de retour sur investissement estimées à moins de 12 mois.
Comprendre le processus existant
Pour garantir l'adoption de la solution adéquate, il est essentiel de comprendre les difficultés et les problèmes inhérents aux processus. Une évaluation interne est nécessaire pour appréhender l'ensemble des enjeux ; les réponses aux questions clés vous aideront à élaborer une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'une solution d'automatisation de la facturation.
- Quels types de factures recevons-nous ? (par exemple, factures de stock (GFR)/hors stock (GNFR)/commandes/hors commandes)
- Comment chaque type de commande est-il traité actuellement ? (Par exemple, les commandes hors bon de commande sont-elles acheminées manuellement entre les sites ?)
- Combien de factures sont reçues et traitées par an ? (par type de facture)
- Ce volume est-il appelé à croître, à diminuer ou à rester stable au cours des 3 à 5 prochaines années ?
- Combien de fournisseurs actifs compte la base d'approvisionnement ? (Fournisseurs par type : stock/hors stock)
- Combien de personnes sont impliquées dans le traitement des factures fournisseurs ?
- Combien coûte le traitement d'une facture aujourd'hui ?
- Combien de temps faut-il pour traiter une facture ?
- Les fournisseurs proposent-ils des remises pour paiement anticipé ? Sont-elles utilisées ?
- Combien de factures deviennent des exceptions ? (par exemple, les factures entrantes ne comportant pas les informations requises telles que le numéro de commande)
- Comment les exceptions sont-elles gérées actuellement ?
- Quels systèmes sont utilisés pour stocker les informations nécessaires au traitement des factures ?