Wigan Council realiseert een efficiëntiebesparing van 66% op het gebied van crediteurenadministratie dankzij Proactis.
De gemeente Wigan heeft haar AP-processen getransformeerd met Proactis, waardoor de efficiëntie met 66% is gestegen en een jaarlijkse besparing van meer dan £120.000 is gerealiseerd.
Sector
Openbare diensten
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Verwerkte facturen
90.000+ per jaar
Bewoners bediend
Ongeveer 318.000
Klant sinds
2014
Hoe Proactis hielp
“We waren bezig met het upgraden van ons Unit4 Business World ERP-systeem en het centraliseren van onze crediteurenadministratie met als doel het automatiseren van ons inkoop-tot-betalingsproces, dat tijdrovend was en voornamelijk bestond uit papierwerk en inefficiënte handmatige methoden. De Proactis-oplossing integreerde naadloos met ons Unit4 Business World-systeem en leverde een efficiëntiebesparing op van meer dan 66%.”
Strategisch financieel manager, gemeente Wigan
Een efficiëntieverbetering van 66% in het crediteurenproces gerealiseerd door alle 90.000 jaarlijkse facturen rechtstreeks in het systeem te verwerken met minimale handmatige inspanning.
Realiseerde een jaarlijkse besparing op de factuurverwerking van meer dan £120.000, waarmee de oorspronkelijke doelstellingen werden overtroffen.
De crediteurenadministratie is gecentraliseerd, waardoor de inefficiëntie en risico's van gedecentraliseerde, op papier gebaseerde processen zijn weggenomen.
Verbeterde controle en transparantie van de factuurverwerking binnen de hele organisatie, waardoor naleving van regelgeving wordt bereikt die voorheen niet haalbaar was.
Minder fouten bij de factuurverwerking dankzij intelligente gegevensregistratie en geautomatiseerde validatie.
De snelheid en consistentie van de factuurverwerking zijn verbeterd door elektronische beeldopslag en geautomatiseerde workflows.
Dankzij een speciale webgebaseerde helpdeskfunctie kunnen factuurafwijkingen snel worden opgelost.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World, waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande ERP-functionaliteit om de waarde van de systeemupgrade te maximaliseren.
Overzicht
Wigan Council is een lokale overheid die ongeveer 318.000 inwoners in het noordwesten van Engeland bedient, meer dan 4.000 medewerkers in dienst heeft en jaarlijks meer dan 90.000 facturen verwerkt. Als onderdeel van een bredere upgrade van het bedrijfsbrede systeem – inclusief de migratie naar Unit4 Business World – implementeerde de gemeente Proactis Invoice Capture om de crediteurenadministratie te centraliseren en te automatiseren. Het resultaat overtrof alle verwachtingen: een verbetering van 66% in de efficiëntie van het crediteurenproces en een jaarlijkse besparing van meer dan £ 120.000 op de factuurverwerking.
Uitdaging
De gemeente Wigan bedient ongeveer 318.000 inwoners in het noordwesten van Engeland en heeft meer dan 4.000 medewerkers in dienst. Met meer dan 90.000 facturen die jaarlijks verwerkt moeten worden, was de gemeente op zoek naar mogelijkheden om haar financiële processen te automatiseren en zowel de kosten als de administratieve lasten van de crediteurenadministratie te verminderen.
Het bestaande inkoop-tot-betalingsproces was langdurig, papiergebaseerd en werd gedomineerd door inefficiënte handmatige methoden. De factuurverwerking was gedecentraliseerd, wat leidde tot knelpunten, vertragingen en fouten die moeilijk te traceren of op te lossen waren. Als onderdeel van een bredere transformatie van de bedrijfssystemen – inclusief de upgrade van het Unit4 Business World ERP-systeem – heeft de gemeente de automatisering van de crediteurenadministratie aangemerkt als een prioriteitsgebied voor verbetering.
Het doel was om de crediteurenadministratie te centraliseren, het vastleggen en verwerken van facturen te automatiseren, kosten te verlagen, de doorvoer te verhogen en de flexibiliteit en naleving te verbeteren - en dat alles met een naadloze integratie met het onlangs geüpgrade Unit4 Business World-systeem.
Oplossing
Proactis introduceerde een volledig geautomatiseerde oplossing voor het scannen van papieren facturen en het importeren van pdf's, met intelligente gegevensverwerking en webgebaseerde ondersteuning bij vragen. De interne factuurverwerkingsoplossing is ontworpen om samen te werken met het Unit4 Business World-systeem van de gemeente, waardoor inkoopfacturen sneller, met minder handmatige inspanning en met grotere nauwkeurigheid kunnen worden ontvangen.
Papieren facturen worden snel omgezet en opgeslagen als digitale afbeeldingen, wat de zichtbaarheid en transparantie binnen de crediteurenadministratie vergroot en knelpunten en fouten elimineert. Vragen worden efficiënt afgehandeld via een speciale webgebaseerde functionaliteit voor het oplossen van vragen, waardoor het team afwijkingen op een gestructureerde en gecontroleerde manier kan verhelpen. De oplossing garandeert accurate betalingen en consistente naleving van de bedrijfsregels gedurende het hele proces.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.