Van papieren factuur tot goedgekeurde betaling, zonder handmatig werk
Proactis AP Automation beheert de volledige factuurlevenscyclus - van vastlegging en validatie tot matching, goedkeuring en betaling. Of uw leveranciers nu papieren, PDF- of elektronische facturen versturen, elk document wordt consistent, nauwkeurig en zonder handmatige invoer verwerkt.
Leg elke factuur van elke leverancier vast
Niet alle leveranciers versturen facturen op dezelfde manier. Proactis AP Automation legt papieren, PDF-, XML- en elektronische facturen vast via één enkel platform, en converteert elk ervan naar een gestructureerde, verwerkingsklare eInvoice met behulp van geavanceerde OCR-technologie.
Vanaf dag één wordt geen enkele factuur gemist en hoeft er geen gegevens handmatig te worden ingevoerd.
Ontworpen om te werken met uw bestaande ERP- en financiële systemen
Waarom financiële teams kiezen voor Proactis AP Automation
Proactis AP Automation biedt financiële teams een snellere, nauwkeurigere en meer gecontroleerde aanpak voor factuurverwerking - ongeacht hoeveel facturen ze ontvangen of welk formaat leveranciers gebruiken.
Ingebouwde 'No PO, No Pay'-naleving. Facturen zonder een geldige inkooporder worden automatisch gemarkeerd, en leveranciers kunnen worden gevraagd ontbrekende PO-nummers toe te voegen voordat de verwerking wordt voortgezet. Uw 'No PO, No Pay'-beleid wordt consequent afgedwongen, zonder te vertrouwen op handmatige controle.
100% factuurvastlegging vanaf dag één. Elke factuur - papier, PDF, XML of via een portal ingediend - wordt vastgelegd en geconverteerd naar een gestructureerde eInvoice. Geen enkel document wordt gemist, geen gegevens gaan verloren en geen enkele factuur vereist handmatige invoer vanaf het begin.
Proactis AP Automation integreert met alle belangrijke ERP- en financiële systemen - waaronder SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics en Workday. eInvoices vloeien rechtstreeks in uw bestaande systeem voor matching en goedkeuring, zonder herinvoer en zonder handmatige overdrachten.
Alles wat u nodig heeft om factuurverwerking van begin tot eind te automatiseren
Facturen vastleggen
Accepteer elke factuur, in elk formaat, van elke leverancierPapieren facturen worden gescand en gedigitaliseerd.
PDF's en e-mailbijlagen worden automatisch vastgelegd. Elektronische facturen komen binnen via XML, portalinvoer of PO Flip.
Elk formaat wordt verwerkt via één enkel platform, waarbij alle documenten vanaf dag één worden geconverteerd naar gestructureerde eInvoices.
Valideren en matchen
Controleer elke factuur automatisch aan de hand van uw inkoopgegevens.
Elke factuur wordt gevalideerd aan de hand van inkooporders, goederenontvangsten en leveranciersgegevens voordat deze verder wordt verwerkt.
Duplicaten worden gemarkeerd, ontbrekende PO-nummers worden nagevraagd en afwijkingen worden doorgestuurd voor afhandeling - allemaal zonder handmatige controle van uw AP-team.
Rechtstreeks verwerken
Stuur gematchte facturen naar betaling zonder handmatige stappen.
Facturen die overeenkomen met uw inkooporders en de validatie doorstaan, worden rechtstreeks doorgestuurd naar uw financieel systeem, zonder enige handmatige tussenkomst.
Het aandeel facturen dat op deze manier wordt verwerkt, neemt in de loop van de tijd toe naarmate de AI leert van uw gegevens.
Uitzonderingen beheren
Los factuuropvragen sneller op met volledige context
Wanneer een factuur niet automatisch kan worden gematcht, wordt deze gemarkeerd en doorgestuurd naar de juiste persoon met alle relevante context - het originele document, de gekoppelde PO en eventuele afwijkingsdetails.
Vragen worden sneller opgelost omdat de benodigde informatie al beschikbaar is.
Bewezen resultaten bij organisaties zoals de uwe
Financiële teams maken gebruik van Proactis AP Automation om verwerkingskosten te verlagen, handmatige inspanningen te elimineren en meer facturen te verwerken met hetzelfde team.
500% toename in AP-efficiëntie: van 20.000 naar 100.000 facturen per maand
Mears Group - een bedrijf voor woningonderhoud en -reparatie met 16.000 medewerkers - implementeerde Proactis AP Automation geïntegreerd met SunSystems. Het factuurverwerkingsvolume vervijfvoudigde, van 20.000 naar 100.000 facturen per maand, zonder een evenredige toename van het AP-personeelsbestand.
Toename in AP-efficiëntie terwijl het factuurvolume vervijfvoudigde
66% verbetering in AP-procesefficiëntie en £120.000+ aan jaarlijkse besparingen
Wigan Council centraliseerde zijn AP-afdeling en automatiseerde de factuurverwerking met Proactis, geïntegreerd met Unit4 Business World. Het resultaat was een verbetering van 66% in AP-procesefficiëntie en meer dan £120.000 aan jaarlijkse besparingen - bereikt door handmatige verwerking te elimineren en de kosten per factuur te verlagen.
Verbetering in AP-procesefficiëntie, met £120.000+ jaarlijkse besparingen
Krijg begeleiding die is afgestemd op jouw organisatie
Of je nu opties verkent of een specifieke inkoop- of finance-uitdaging wilt aanpakken, onze experts staan klaar om je te helpen. Spreek met een Proactis-specialist om je prioriteiten te bespreken, je opties te begrijpen en te verkennen hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Bekijk hoe organisaties in de publieke en private sector Proactis gebruiken om de controle te verbeteren, naleving te versterken en duidelijk inzicht te krijgen in inkoop en uitgaven.
Wat is AP Automation?
AP Automation is het proces van het digitaal afhandelen van crediteurenadministratie - facturen vastleggen in elk formaat, ze automatisch valideren, ze matchen aan inkooporders en ze doorsturen voor goedkeuring en betaling zonder handmatige invoer.
Proactis AP Automation verwerkt alle factuurtypen via één enkel platform, rechtstreeks verbonden met uw ERP of financieel systeem. Het resultaat is snellere verwerking, minder fouten en betere gegevenskwaliteit voor financiële besluitvorming.
Welke uitdagingen lost AP Automation op?
De meest voorkomende AP-uitdagingen zijn: handmatige invoer van papieren en PDF-facturen die leidt tot fouten en vertragingen; geen zicht op de factuurstatus totdat de verwerking is voltooid; facturen die binnenkomen zonder inkooporders en zo een nalevingsrisico creëren; hoge kosten per factuur door handmatige verwerking; en beperkte mogelijkheden om te profiteren van vroegbetalingskortingen.
Proactis AP Automation pakt elk van deze uitdagingen aan door vastlegging, validatie en matching te automatiseren, een 'No PO, No Pay'-beleid af te dwingen en realtime zicht te bieden op de factuurstatus gedurende het gehele proces.
Kan AP Automation integreren met ons ERP?
Ja. Proactis AP Automation is systeemonafhankelijk en integreert met alle belangrijke ERP- en financiële systemen, waaronder SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics, MRI, Workday, Netsuite, Epicor en Deltek.
eInvoices worden rechtstreeks ingevoerd in uw gekozen systeem voor matching en goedkeuring - uw bestaande gegevens blijven waar ze zijn en uw team blijft werken in de systemen die ze al kennen.
Verken het volledige pakket aan Proactis-oplossingen
Purchase-to-Pay
Verbind AP Automation met de volledige Purchase-to-Pay-cyclus. Proactis Purchase-to-Pay beheert inkoop van aanvraag tot goedkeuring - zodat facturen vooraf gematcht binnenkomen aan conforme inkooporders.
Marketplace
Verminder factuuruitzonderingen aan de bron. Proactis Marketplace leidt medewerkers naar goedgekeurde leveranciers en overeengekomen prijzen - zodat bestellingen correct worden geplaatst en facturen de eerste keer overeenkomen.
Contract management
Zorg ervoor dat elke factuur wordt betaald op basis van een geldig contract. Proactis Contract Management houdt alle overeenkomsten gecentraliseerd en gemonitord - zodat AP-teams altijd weten welke voorwaarden van toepassing zijn op elke leverancier.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.