British Land transforme ses processus financiers avec Proactis
British Land a étendu Proactis au P2P et à la capture de factures, améliorant ainsi la visibilité et traitant plus de 10 000 bons de commande et 25 000 factures en un peu plus d'un an.
Secteur
Gestion immobilière et des installations
Actifs sous gestion
13,7 milliards de livres sterling
Surface au sol gérée
22,8 millions de pieds carrés
Personnel des achats internes
Plus de 400
Client depuis
2016
Comment Proactis a aidé
« Nous souhaitions nous orienter vers une solution qui nous permette de bénéficier de l'expertise d'un développeur logiciel professionnel et innovant, fort d'une longue expérience. Nous savons qu'avec Proactis, la solution évoluera avec son temps. »
Jonty McNuff, responsable de la transformation des entreprises chez British Land
Fournit une visibilité complète des engagements d'achat et des factures circulant dans l'entreprise à tout moment.
Permet de retracer chaque facture jusqu'à son engagement initial, éliminant ainsi le processus de rapprochement auparavant fastidieux.
Mise en place, pour la première fois, d'un traitement uniforme des bons de commande et des factures à l'échelle de l'organisation.
Plus de 10 000 bons de commande et 25 000 factures ont été traités via le système en un peu plus d'un an après sa mise en œuvre.
Amélioration de la précision des rapports financiers, remplaçant un exercice d'engagement trimestriel largement manuel par des données en temps réel
L'acquisition de données de factures par reconnaissance optique de caractères (OCR) a permis d'atteindre de nouveaux niveaux d'automatisation, de contrôle et de transparence.
Activation du remboursement contrôlé des frais des employés via le module Proactis Expenses
Mise en place d'une plateforme évolutive soutenant l'expansion prévue de Proactis P2P dans les opérations de gestion immobilière de British Land
Aperçu
British Land, l'une des plus importantes sociétés de développement et d'investissement immobilier du Royaume-Uni, est cotée au FTSE 100 et gère un portefeuille d'actifs de 13,7 milliards de livres sterling, répartis sur une surface de 22,8 millions de pieds carrés. Ayant déjà adopté la solution Proactis Source-to-Contract pour moderniser ses processus d'approvisionnement, British Land a étendu son partenariat aux modules Procure-to-Pay et Invoice Capture, améliorant ainsi la visibilité et la cohérence de la gestion de ses commandes et factures. En un peu plus d'un an, plus de 10 000 commandes et 25 000 factures ont été traitées par le système.
Défi
British Land Company plc est l'une des plus importantes sociétés de développement et d'investissement immobilier du Royaume-Uni, membre du FTSE 100 et membre fondateur de l'Association européenne de l'immobilier cotée. Plus de 400 collaborateurs internes et 50 chefs de projet externes sont responsables des achats pour l'ensemble de l'entreprise.
Malgré son ampleur, la gestion des bons de commande électroniques de British Land manquait d'homogénéité au sein de l'entreprise. Les factures arrivaient fréquemment sans lien clair avec un engagement initial, ce qui rendait fastidieux le suivi des dépenses – un problème aggravé par le roulement naturel du personnel. L'obtention d'une vision précise des engagements financiers à un moment donné était donc un exercice trimestriel, généralement manuel.
Ayant déjà entamé une transformation numérique grâce à l'adoption de Proactis Source-to-Contract, British Land a identifié l'opportunité d'automatiser ses processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs afin de combler ces lacunes en matière de visibilité et de cohérence.
Solution
À l'issue d'un processus d'approvisionnement comprenant des analyses fonctionnelles et des ateliers avec les parties prenantes de l'ensemble de l'entreprise, Proactis a été confirmé comme la solution appropriée, étendant la relation existante Source-to-Contract au processus Purchase-to-Pay et à la saisie des factures.
Proactis P2P a permis d'améliorer considérablement la visibilité du processus d'achat, permettant ainsi à British Land de gérer le traitement des commandes plus efficacement, avec une fonctionnalité et une flexibilité accrues. Proactis Invoice Capture a également été mis en œuvre pour rationaliser la facturation, grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui automatise l'extraction des données et offre des niveaux inédits de contrôle, de transparence et de précision des rapports.
Lors de la mise en œuvre, British Land a identifié une opportunité supplémentaire de déployer le module Proactis Expenses pour gérer les remboursements contrôlés des employés, élargissant ainsi la portée du partenariat et générant des gains d'efficacité supplémentaires dans les processus.
« Nous avons toujours été de bons payeurs. Mais nous avons désormais une bien meilleure visibilité sur nos engagements et les factures entrantes. Dès réception d'une facture, nous pouvons remonter à l'engagement de dépense initial. Chaque facture est visible et l'ensemble du processus est uniforme dans toute l'entreprise. »
Jonty McNuff, responsable de la transformation des entreprises chez British Land