Grâce à Proactis, Bright Horizons bénéficie d'une visibilité totale sur l'ensemble de ses achats et dépenses.
Bright Horizons a numérisé ses achats avec Proactis, obtenant ainsi une visibilité à 100 % sur les dépenses, automatisant 60 % des factures et augmentant les achats centralisés de 29 % à 52 %.
Secteur
Garde d'enfants
Intégration de systèmes
PeopleSoft Finance
Utilisateurs
Plus de 700
Factures traitées
Plus de 100 000 par an
Client depuis
2018
Comment Proactis a aidé
« L’avantage du partenariat entre Bright Horizons et Proactis réside dans le fait que le système nous permet d’automatiser le traitement des factures, tout en passant les commandes de manière différente et plus efficace. Cela apporte non seulement une valeur ajoutée, mais nous permet également de visualiser toutes les factures reçues, même celles sans bon de commande associé. »
Jen Moran, responsable des achats, Bright Horizons
Obtention d'une visibilité totale sur les dépenses de l'entreprise, incluant le suivi complet des factures, avec ou sans bons de commande associés.
60 % des factures ont été traitées sans intervention de l'équipe Comptabilité fournisseurs immédiatement après la mise en service, grâce au traitement automatisé de bout en bout.
La part des dépenses gérées par le service des achats centralisés est passée de 29 % à 52 %, et une croissance supplémentaire est prévue.
Réduction significative du temps administratif lié au traitement de 100 000 factures annuelles, grâce à l’élimination des processus manuels sur papier.
Regroupement des commandes provenant de neuf sites web différents sur une plateforme unique et standardisée avec des fournisseurs pré-approuvés
A permis à 98 % des utilisateurs d'accéder au système au cours des deux premières semaines, démontrant une adoption rapide et réussie
A permis de centraliser rapidement les opérations d'approvisionnement en réponse à la Covid-19, assurant ainsi la continuité des activités dans toutes les crèches.
Amélioration de la gouvernance, de la conformité et des rapports SOX grâce à des contrôles structurés et des flux de travail automatisés
Aperçu
Bright Horizons Family Solutions est un acteur majeur de la petite enfance au Royaume-Uni, comptant plus de 320 crèches et bénéficiant de 30 ans d'expérience dans l'excellence de l'accueil et de l'éducation des jeunes enfants. Avec 100 000 factures annuelles gérées manuellement et sans système d'approvisionnement centralisé, Bright Horizons a déployé Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture et Marketplace dans l'ensemble de ses crèches. Quelques semaines après la mise en service, 60 % des factures étaient traitées sans intervention de l'équipe comptabilité fournisseurs, et l'organisation bénéficie désormais d'une visibilité totale sur ses dépenses : la part des achats centralisés dans le total des dépenses est passée de 29 % à 52 %.
Défi
Bright Horizons Family Solutions est un acteur majeur de la petite enfance au Royaume-Uni, avec un réseau de plus de 320 crèches et 30 ans d'expérience dans l'accueil et l'éducation des jeunes enfants. Dans le cadre d'une transformation globale de l'entreprise, l'équipe Achats a identifié le besoin d'une plateforme sécurisée et centralisée de gestion des achats et des relations fournisseurs pour l'ensemble du réseau.
Avec 100 000 factures annuelles et sans système d'approvisionnement centralisé, chaque facture était enregistrée manuellement sur une feuille de calcul, tamponnée, scannée et envoyée à la crèche concernée, qui l'imprimait, la scannait et la renvoyait par courriel. Les crèches commandaient sur neuf sites web différents, sans procédure standardisée. Aucun engagement de dépenses n'était visible, il était impossible de suivre les factures au sein de l'entreprise, et la charge administrative pesait lourdement sur les équipes comptables et celles des crèches.
L'organisation devait remplacer ses processus manuels par une plateforme offrant une visibilité sur les dépenses, une gouvernance des commandes, une gestion des fournisseurs et une automatisation des factures, tout en étant suffisamment agile pour répondre rapidement aux besoins en constante évolution d'une entreprise de garde d'enfants exploitant 320 crèches par jour.
Solution
Bright Horizons a choisi la solution Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture et Marketplace, intégrée à son système financier PeopleSoft, pour transformer ses processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs dans ses 320 crèches. La mise en œuvre a été abordée comme un vaste programme de transformation, impliquant des représentants des services Finance, Opérations, Achats, Marketing et Informatique afin de garantir l'adhésion de l'ensemble de l'organisation.
Cette approche s'est avérée très efficace : 98 % des utilisateurs ont accédé au système dès les deux premières semaines suivant sa mise en service, et 11 000 commandes ont été passées, réparties dans 15 catégories de dépenses, au cours des six premières semaines. Durant cette même période, 12 000 factures ont été reçues et 60 % d'entre elles ont été traitées sans intervention de l'équipe Comptabilité fournisseurs. Proactis a également collaboré avec l'équipe pour mettre en place des rapports et des processus spécifiques afin de répondre aux exigences de conformité SOX de Bright Horizons.
Lorsque la Covid-19 a contraint Bright Horizons à consolider ses opérations et à gérer de manière centralisée tous les approvisionnements des crèches, le système Proactis a permis une transition rapide et maîtrisée, garantissant ainsi que toutes les crèches centrales reçoivent les aliments, les EPI, les produits d'hygiène et les consommables dont elles avaient besoin, sans que chaque crèche ait à passer commande individuellement.
« Si nous revenons à la situation d'avant la mise en place de Proactis et que nous examinons nos objectifs, nous constatons que nous bénéficions d'une visibilité complète sur les dépenses, d'une gouvernance et d'une conformité améliorées, d'une réduction des tâches administratives pour les équipes de comptabilité fournisseurs et d'approvisionnement ainsi que pour nos crèches, et d'une flexibilité accrue pour nous adapter aux changements. »
Jen Moran, responsable des achats, Bright Horizons