L'autorité policière réduit ses coûts de traitement et améliore le contrôle de ses dépenses grâce à la solution d'achat Proactis.
L'autorité de police a rationalisé ses procédures de facturation grâce à la solution Proactis Purchase-to-Pay, réduisant ainsi les coûts de traitement et renforçant le contrôle de ses dépenses.
Secteur
Services publics
Employés
Plus de 10 000
Commandes annuelles
80 000
Dépenses indirectes annuelles
Environ 100 millions de livres sterling
Intégration de systèmes
Infor SunSystems
Comment Proactis a aidé
« Grâce à Proactis, nous avons amélioré la maîtrise des flux de trésorerie et le respect des budgets organisationnels, tout en éliminant l'exposition aux risques. Cela nous permet d'assurer un meilleur contrôle financier, une gouvernance d'entreprise efficace et des économies mesurables. »
Autorité de police
Obtention d'une visibilité à 100 % des dépenses de l'entreprise dans l'ensemble des huit divisions et des 35 départements
Élimination des dépenses non conformes grâce à des contrôles d'achat et des flux d'approbation obligatoires et appliqués par le système.
Réduction significative du temps et des ressources nécessaires au processus d'achat de bout en bout
Atteint un taux d'adoption de 80 % au sein du personnel de l'organisation dans les 12 mois suivant son déploiement complet.
Amélioration des économies d'échelle et des achats contractuels, réduction des risques et renforcement des négociations avec les fournisseurs
Gestion centralisée des factures, avec rapprochement automatisé remplaçant la saisie manuelle des données dans SunSystems
Gestion rationalisée des stocks de l'entreprise, avec des contrôles des droits d'achat empêchant les commandes excessives d'uniformes et d'équipements.
A permis à l'équipe des achats d'analyser les dépenses par catégorie et par fournisseur, soutenant ainsi la consolidation stratégique des fournisseurs
Aperçu
L'une des plus importantes forces de police d'Angleterre et du Pays de Galles, elle emploie environ 10 000 personnes réparties dans huit divisions et 35 services, et dépense près de 100 millions de livres sterling par an en biens et services indirects. Faute de processus de commande informatisé et avec une visibilité limitée sur ses dépenses, elle a mis en œuvre la solution Proactis Purchase-to-Pay, intégrée à Infor SunSystems. Cette solution lui a permis d'obtenir une visibilité complète sur ses dépenses, de rationaliser l'ensemble du processus d'approvisionnement et de mettre en place un cadre de contrôle rigoureux pour toute l'organisation, le tout en moins d'un an.
Défi
L'Autorité est l'une des plus importantes forces de police d'Angleterre et du Pays de Galles. Elle emploie environ 10 000 personnes réparties dans huit divisions et 35 services, chacun gérant son propre budget. Les dépenses annuelles en biens et services indirects – des interprètes et fournitures de bureau aux uniformes et contrats de plusieurs millions de livres – s'élèvent à environ 100 millions de livres.
Avant la mise en place de Proactis, l'Autorité ne disposait d'aucun processus informatisé pour ses demandes d'achat. Quinze méthodes différentes étaient utilisées pour passer les commandes – des notes adhésives aux appels téléphoniques, en passant par les courriels et les demandes verbales – ce qui limitait considérablement l'auditabilité et la visibilité des dépenses engagées. La saisie manuelle des factures dans le système financier Infor SunSystems, sans flux d'acheminement ni d'approbation automatisés, rendait le processus lent et gourmand en ressources.
L’Autorité avait besoin d’une solution de gestion des dépenses de bout en bout qui imposerait des contrôles essentiels sur les achats, offrirait une visibilité complète sur la base de coûts, automatiserait les processus inefficaces et s’intégrerait à SunSystems, tout en étant accessible et facile à utiliser pour 10 000 employés non spécialisés dans les achats, répartis dans 35 départements.
Solution
Après une phase de test dans une division, Proactis P2P a été déployé dans l'ensemble des huit divisions et 35 services, et 80 % du personnel utilisait le système en moins d'un an. La plateforme, hautement configurable, a été adaptée avec des modèles de commandes et des flux d'approbation personnalisés afin de répondre aux exigences spécifiques de chaque service en matière de commandes et d'autorisations.
Depuis leur poste de travail, les employés peuvent accéder aux catalogues fournisseurs internes classés par catégories et aux sites web des fournisseurs directement depuis leur ordinateur. Le système achemine automatiquement chaque transaction selon le processus d'approbation approprié. Les biens et services sont réceptionnés dans Proactis dès leur livraison, ce qui permet le rapprochement automatique des factures et réduit considérablement le travail manuel au niveau de la comptabilité fournisseurs. Les notes de frais des employés sont également traitées électroniquement via la plateforme.
Un service de gestion des stocks a également été mis en place pour gérer les commandes d'uniformes auparavant traitées par un système indépendant, sans lien avec la comptabilité. Proactis assure désormais le suivi des droits de chaque agent et prévient les surcommandes, tandis que l'historique complet des opérations garantit une traçabilité totale au sein du service des stocks.