La municipalité londonienne de Bexley pérennise son cycle de mise en service grâce à Proactis Contract Management
Le conseil municipal de Bexley a renforcé la supervision de ses contrats avec Proactis, centralisant 233 contrats, automatisant les alertes et améliorant l'efficacité et la transparence.
Secteur
Services publics
Résidents desservis
Plus de 250 000
Employés
Plus de 4 500
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Client depuis
2015
Comment Proactis a aidé
« Nous adoptons une vision à long terme de notre stratégie d'approvisionnement afin non seulement d'améliorer notre efficacité actuelle, mais aussi de pérenniser notre modèle opérationnel. La technologie étant pour nous un élément fondamental de cette stratégie, nous avons choisi avec Proactis un fournisseur capable d'évoluer avec nous. »
Caroline Allen, responsable des relations fournisseurs / responsable des achats, arrondissement londonien de Bexley
Mise en place d'un référentiel électronique unique et centralisé pour l'ensemble des 233 contrats gérés par l'Autorité
Nous avons fourni une visibilité complète des données contractuelles à tous les responsables concernés et à l'équipe des achats à partir d'un seul système.
Mise en place d'alertes automatisées pour les dates clés des contrats, notamment les étapes de révision, les périodes de renouvellement et l'expiration des documents.
Réduction des risques sur l'ensemble du portefeuille de contrats en veillant à ce qu'aucune date critique ni exigence de conformité ne soit omise.
Réduction du temps et des efforts manuels liés à la gestion et au suivi des contrats
Création d'une piste d'audit complète pour toutes les activités contractuelles, améliorant ainsi la responsabilisation et la gouvernance.
Fourniture d'une capacité de reporting extrêmement flexible pour tous les champs de données contractuelles
Nous avons fourni une solution évolutive, suffisamment flexible pour s'adapter aux besoins changeants du Conseil.
Aperçu
La municipalité de Bexley, qui compte près de 250 000 habitants, adopte une stratégie d'approvisionnement axée sur le long terme et tournée vers l'avenir. Cliente de Proactis depuis 2009, elle a étendu sa solution Proactis Sourcing existante à la gestion des contrats, créant ainsi un référentiel électronique centralisé pour tous les contrats fournisseurs. Ce système offre une visibilité complète, une responsabilisation accrue et des alertes automatisées pour 233 contrats gérés par 90 collaborateurs. Il en résulte une gestion des contrats nettement plus efficace, transparente et axée sur la maîtrise des risques au sein de la municipalité.
Défi
Le district londonien de Bexley, situé dans le sud-est de Londres, compte près de 250 000 habitants. Sa stratégie d’approvisionnement s’inscrit dans une perspective de long terme et vise clairement à pérenniser ses modèles opérationnels et son cycle de commande grâce à l’adoption des nouvelles technologies.
Avec 233 contrats gérés par 90 responsables au sein de l'Autorité, le Conseil disposait d'une visibilité centralisée limitée sur la documentation contractuelle, les dates clés et le suivi des performances. Les informations contractuelles étaient conservées dans divers formats, n'étaient pas toujours faciles à trouver, et les connaissances détenues par chaque responsable n'étaient pas accessibles à l'ensemble de l'équipe des achats. Cette situation engendrait des risques liés aux renouvellements de contrats, aux échéances de conformité et à la documentation en matière de santé et de sécurité.
Le Conseil avait besoin d'une solution pour centraliser le stockage des contrats, standardiser la gestion de tous les types de contrats, fournir des alertes automatisées pour les dates et événements clés et donner à l'équipe des achats - et aux agents concernés - une vue unique et transparente de l'ensemble du parc contractuel.
Solution
Ayant déjà mis en œuvre l'outil de sourcing de Proactis en amont de son processus d'appel d'offres, le Conseil a étendu la solution pour y inclure la gestion des contrats de Proactis. Cette mise en œuvre a permis à l'Autorité de créer un référentiel électronique centralisé pour tous les types de contrats fournisseurs, standardisant ainsi le stockage, la gestion et l'historique des contrats à l'échelle de l'organisation.
Toutes les données contractuelles — y compris les conditions générales, les documents relatifs à la santé et à la sécurité, et les attestations d'assurance — sont désormais accessibles au gestionnaire de contrat concerné et à l'ensemble de l'équipe de direction, avec un historique complet des opérations. La fonction de reporting du système permet de générer des rapports à partir de n'importe quel champ enregistré, offrant ainsi une vision à la fois flexible et exhaustive du portefeuille de contrats.
Des alertes automatisées informent les membres concernés de l'équipe des dates importantes à venir, notamment les étapes clés de la révision des contrats, les périodes de renouvellement et l'expiration des documents relatifs à la santé et à la sécurité ou aux assurances, éliminant ainsi le travail manuel auparavant nécessaire au suivi de ces événements.
« De manière générale, en tant qu’autorité, nous devons relever le défi de l’autonomie. L’utilisation d’une solution de gestion des contrats constitue donc un excellent moyen de minimiser le temps et les efforts consacrés à ce processus. Proactis nous a véritablement permis de collecter toutes les données nécessaires et de les rendre transparentes au sein du système. »
Caroline Allen, responsable des relations fournisseurs / responsable des achats, arrondissement londonien de Bexley