L'Université du Sussex atteint une efficacité globale de la chaîne d'approvisionnement, de la source au contrat, dans le cadre de sa transformation numérique.
L’université du Sussex a numérisé l’intégralité de son processus d’approvisionnement grâce à Proactis, améliorant ainsi la visibilité et la conformité, et libérant le personnel des tâches manuelles.
Secteur
Éducation
Fournisseurs
Plus de 3 500
Personnel
2 100
Factures traitées
40 000 par an
Client depuis
2014
Comment Proactis a aidé
« Les solutions d'automatisation de la gestion des achats et des factures de Proactis que nous utilisons offrent un excellent équilibre entre convivialité et fonctionnalités, et se sont avérées suffisamment agiles pour répondre à nos besoins. C'est très rare pour une solution d'approvisionnement. »
Ian McKee, directeur adjoint des finances, Université du Sussex
Suppression des processus manuels d'intégration des fournisseurs, de gestion des contrats et de facturation dans toute l'organisation
Nous avons rationalisé le processus d'achat en orientant le personnel vers les fournisseurs privilégiés et sous contrat afin de maximiser la valeur.
Amélioration de la qualité de la concordance à trois voies entre les bons de commande, les marchandises reçues et les factures
Fourniture d'une visibilité complète des dépenses, des contrats et des performances des fournisseurs à partir d'une plateforme centrale
Accès à toutes les données d'approvisionnement et de finance depuis n'importe quel endroit, favorisant le télétravail et le travail hybride
Amélioration de la gestion des exceptions grâce à l'interrogation automatisée et au blocage des anomalies de facturation
Amélioration de la conformité grâce à des questionnaires intégrés destinés aux fournisseurs et portant sur l'esclavage moderne, la protection des données et d'autres exigences.
Gestion renforcée des relations avec les fournisseurs grâce à un portail transparent, cohérent et collaboratif
Aperçu
L'Université du Sussex, université de recherche de premier plan située près de Brighton, accueille des étudiants et des personnels originaires de plus de 100 pays. S'appuyant principalement sur des processus d'approvisionnement manuels, l'Université a entrepris une transformation numérique progressive avec Proactis : d'abord avec Marketplace, puis avec Source-to-Contract, et enfin avec la capture des factures. Il en résulte une fonction d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs entièrement numérisée, offrant une meilleure visibilité des dépenses, une conformité renforcée et un personnel libéré des tâches administratives à faible valeur ajoutée.
Défi
L’Université du Sussex est une université axée sur la recherche, à la fois internationale et locale, qui accueille des enseignants et des étudiants originaires de plus de 100 pays. Avant sa transformation numérique, l’Université s’appuyait sur des processus d’approvisionnement largement manuels, notamment la gestion des contrats par tableur, les appels d’offres électroniques non intégrés et le traitement des factures sur support papier.
L'intégration des fournisseurs nécessitait que le personnel collecte manuellement les informations et soumette des formulaires papier. La gestion des contrats manquait de centralisation et de visibilité. La comptabilité fournisseurs impliquait une saisie manuelle importante et un traitement de documents papier, avec une capacité limitée de validation automatique des factures par rapport aux bons de commande.
L'université recherchait une solution globale permettant d'automatiser et de numériser les processus d'approvisionnement, de s'intégrer à son système financier, de supprimer la saisie manuelle des données et d'offrir au personnel des finances et des achats une véritable visibilité et un reporting précis des dépenses, tout en restant accessible aux utilisateurs non spécialisés de l'ensemble de l'organisation.
Solution
L'université a choisi Proactis en trois phases, en s'appuyant sur une relation existante avec la Marketplace. La solution Proactis Source-to-Contract, intégrant la gestion des fournisseurs, l'approvisionnement et la gestion des contrats, a été mise en œuvre en premier, simplifiant et automatisant l'intégration des fournisseurs, les appels d'offres et les flux de travail contractuels. Le personnel de l'université peut désormais proposer de nouveaux fournisseurs via un portail en libre-service, les fournisseurs conservant la gestion de leurs informations.
La solution a été conçue pour être accessible aux non-spécialistes des achats, permettant ainsi aux collègues de toute l'université de consulter les contrats pertinents, de trouver des fournisseurs agréés et de participer aux processus d'achat sans connaissances spécialisées. Des questionnaires intégrés portant sur l'esclavage moderne, la protection des données et d'autres domaines de conformité sont mis à jour régulièrement par l'équipe en fonction de l'évolution des besoins.
Suite au succès de la solution Source-to-Contract, l'université a ensuite mis en œuvre Proactis Invoice Capture afin de numériser sa fonction de comptabilité fournisseurs. Les factures sont désormais saisies, converties en factures électroniques, validées par rapport aux bons de commande, vérifiées pour détecter les doublons et s'assurer de la validité des informations fournisseur, puis transférées vers le système financier pour rapprochement et approbation de paiement – le tout au sein d'une plateforme unique et intégrée.
« Nous pouvons accéder à tout, au même endroit, de partout, et nous sommes passés d'un système papier à une solution centralisée. Les solutions Proactis ont été extrêmement utiles : nous avons pu délocaliser rapidement et en toute confiance, sans craindre que nos processus n'en soient affectés. »
Ian McKee, directeur adjoint des finances, Université du Sussex