Comment tirer parti de Proactis pour réaliser une amélioration continue des processus (CPI)

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, devrait viser l'amélioration continue des processus (ACP). Face à des budgets serrés, la plupart des entreprises doivent faire plus avec moins (moins de personnel, moins de moyens). Mettre en œuvre des méthodes d'amélioration continue permet non seulement de simplifier les processus, mais aussi de réduire les gaspillages et d'optimiser les flux de travail.

La consolidation et le contrôle des dépenses n'ont jamais été aussi importants, tous les départements étant soumis à une surveillance accrue afin de réaliser des économies.

L’amélioration continue est un sujet brûlant d’actualité, Forbes soulignant qu’elle constitue une « qualité essentielle des entreprises » et que les organisations devraient « adopter l’amélioration continue pour optimiser leurs opérations ».Le groupe Hacketta également déclaré récemment que « l’amélioration continue des processus est indispensable aux organisations qui s’efforcent d’atteindre et de maintenir leur rentabilité et leur avantage concurrentiel ».

L'objectif principal de l'amélioration continue des processus est d'apporter des changements progressifs et modestes qui, à long terme, généreront une plus grande valeur ajoutée en vérifiant leur adéquation aux objectifs de l'entreprise. Ces améliorations peuvent être mises en œuvre à tous les niveaux de l'organisation, y compris dans les domaines de la gestion des dépenses et des achats.

L'amélioration continue des processus (CPI) peut offrir aux organisations une rentabilité et une productivité accrues, une qualité améliorée, une satisfaction fournisseur renforcée, des coûts réduits, une saisie de données plus cohérente et bien plus encore. Grâce à une gestion optimisée des dépenses, ces améliorations permettent de réduire les risques de non-conformité des fournisseurs, d'améliorer le contrôle et la visibilité financiers, de constituer un portefeuille de fournisseurs plus large et mieux ciblé, et de dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Voici 5 façons de parvenir à une amélioration continue des processus (CPI)

1. Adoption par les utilisateurs
Exemple:L'un des facteurs clés de la réussite de tout processus ou système est son adoption à l'échelle de l'organisation. La conception intuitive et conviviale de Proactis favorise un changement de culture, permettant aux employés d'effectuer leurs achats quotidiens en toute autonomie, dans le respect des procédures internes. Responsables de service, acheteurs et fournisseurs peuvent ainsi passer leurs commandes, facturer et approuver leurs achats de manière simple et centralisée.

2. Automatisation des points de vente
Exemple:Réduire le temps de traitement des factures permet à vos équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Avec Proactis, vous pouvez désormais réduire les coûts directs de gestion des factures en automatisant l'intégralité de leur cycle de vie, de leur réception à leur autorisation de paiement. Vous pouvez ainsi éliminer le traitement des documents papier et mettre en place un processus de facturation numérique rapide, précis et simple d'utilisation.

3. Assurer la visibilité des dépenses
Exemple:La visibilité des dépenses, de la transaction à l'analyse de synthèse, est essentielle pour faciliter la prise de décision à tous les niveaux. Notre plateforme offre une vision complète des dépenses afin d'optimiser ce processus.

4. S'assurer que les politiques sont faciles à suivre et à respecter
Exemple:Pour véritablement optimiser un processus, il est essentiel que les utilisateurs de toute l'organisation soient habilités à prendre les mesures nécessaires pour garantir la conformité. Or, sans contrôles intégrés appliqués automatiquement, il est illusoire d'espérer que chacun comprenne et respecte l'ensemble des politiques et procédures. Les contrôles intégrés et complets de Proactis permettent de garantir concrètement la conformité de l'ensemble de l'organisation aux politiques d'achat, de budget et d'approbation, et ainsi d'améliorer la conformité au sein de celle-ci.

5. Simplifier la gestion des contrats
Exemple:Vous devez veiller au respect des dépenses contractuelles et à l'utilisation de fournisseurs agréés au sein de votre organisation, or le suivi des contrats est une tâche chronophage et fastidieuse. Proactis vous permet de vous affranchir de la création systématique de nouveaux contrats lors de l'intégration d'un nouveau fournisseur. Grâce aux modèles de contrats standard, il vous suffit d'apporter quelques modifications mineures, ce qui vous fait gagner un temps précieux.

L'amélioration continue des processus d'achat (ACPA) est une initiative permanente, surtout face au changement. Avec Proactis, vous gagnez en agilité et pouvez évoluer tout en rationalisant et en simplifiant vos processus d'approvisionnement.Contactez-nouspour discuter des domaines dans lesquels vous souhaiteriez voir CPI et de la manière dont nous pouvons vous aider.