Elk bedrijf, ongeacht de omvang of de branche, zou moeten streven naar continue procesverbetering (CPI). De budgetten van de meeste bedrijven zijn krap, waardoor velen meer moeten doen met minder (minder personeel, minder geld). Door methoden voor continue verbetering toe te passen, kan een bedrijf niet alleen processen vereenvoudigen, maar ook procesverspilling verminderen en workflows optimaliseren.
Het consolideren en beheersen van uitgaven is belangrijker dan ooit, waarbij alle afdelingen onder verscherpt toezicht staan om kostenbesparingen te realiseren.
Continue verbetering is momenteel een veelbesproken onderwerp. Forbes benadrukt dat continue verbetering een "beste bedrijfseigenschap" is en dat organisaties "continue verbetering moeten omarmen om hun activiteiten te optimaliseren".De Hackett GroepHij heeft onlangs ook verklaard dat "continue procesverbetering een absolute noodzaak is voor organisaties die streven naar winstgevendheid en een concurrentievoordeel, en die dit willen behouden."
Het hoofddoel van continue procesverbetering is het doorvoeren van kleine, stapsgewijze veranderingen die op de lange termijn meer waarde opleveren, door te bepalen of ze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Procesverbeteringen kunnen in de hele organisatie worden doorgevoerd, ook op het gebied van uitgavenbeheer en inkoop.
CPI kan organisaties voorzien van hogere winst en productiviteit, verbeterde kwaliteit, grotere leverancierstevredenheid, lagere kosten, consistentere gegevensinvoer en nog veel meer. Met spendmanagement kunnen dergelijke verbeteringen het risico op non-conformiteit en niet-naleving door leveranciers verminderen, de financiële controle en transparantie verbeteren, een bredere en beter gestroomlijnde leveranciersbasis bieden en tijd vrijmaken voor taken met meer toegevoegde waarde.
1. Gebruikersacceptatie
Voorbeeld:Een van de belangrijkste factoren voor het succes van elk proces of systeem is de acceptatie ervan binnen de hele organisatie. Het intuïtieve en gebruiksvriendelijke ontwerp van Proactis maakt een cultuurverandering mogelijk, waardoor medewerkers in staat worden gesteld om dagelijkse routine-aankopen zelfstandig uit te voeren, binnen de vastgestelde organisatierichtlijnen. Afdelingsmanagers, inkoopmedewerkers en zelfs leveranciers kunnen in het systeem aanvragen, aankopen doen, factureren en goedkeuren, eenvoudig en gecentraliseerd.
2. AP-automatisering
Voorbeeld:Door de verwerkingstijd van facturen te verkorten, kunnen medewerkers zich richten op activiteiten die meer waarde toevoegen. Met Proactis kunt u de directe kosten van factuurverwerking verlagen door de volledige factuurcyclus te automatiseren, van ontvangst tot betalingsautorisatie. U kunt papierwerk elimineren en een snel, nauwkeurig en digitaal facturatieproces creëren met minimale handmatige handelingen.
3. Zorg voor inzicht in de uitgaven
Voorbeeld:Inzicht in uitgaven, van transactie tot samenvattende analyse, is van onschatbare waarde voor besluitvorming op elk niveau. Ons platform biedt inzicht in alle uitgavenlagen om de besluitvorming te verbeteren.
4. Zorg ervoor dat het beleid gemakkelijk te volgen en na te leven is.
Voorbeeld:Om processen echt te stroomlijnen, moeten gebruikers binnen de hele organisatie de mogelijkheid krijgen om de juiste stappen te ondernemen om naleving te garanderen. Maar zonder ingebouwde, automatisch afgedwongen controles is het onrealistisch om te verwachten dat iedereen alle beleidsregels en procedures begrijpt en naleeft. De uitgebreide ingebouwde controles van Proactis maken het mogelijk om de naleving van alle inkoop-, budget- en goedkeuringsbeleidsregels binnen de hele organisatie te waarborgen, waardoor de compliance binnen de organisatie wordt verbeterd.
5. Vereenvoudig het contractbeheer
Voorbeeld:U moet ervoor zorgen dat de contractuele uitgaven en het gebruik van goedgekeurde leveranciers binnen uw organisatie conform de geldende regels verlopen. Het monitoren van contracten is echter tijdrovend en arbeidsintensief. Proactis maakt het opstellen van nieuwe contracten bij elke nieuwe leverancier een stuk eenvoudiger. Dankzij standaard contracttemplates hoeven gebruikers slechts kleine aanpassingen te doen, waardoor ze veel tijd besparen bij het opstellen van nieuwe contracten.
CPI is een continu proces, vooral in een veranderende omgeving. Met Proactis kunt u flexibel inspelen op veranderingen en tegelijkertijd uw inkoopprocessen stroomlijnen en vereenvoudigen.Neem contact met ons opom te bespreken op welke gebieden u graag CPI zou willen zien en hoe wij daarbij kunnen helpen.
Het consolideren en beheersen van uitgaven is belangrijker dan ooit, waarbij alle afdelingen onder verscherpt toezicht staan om kostenbesparingen te realiseren.
Continue verbetering is momenteel een veelbesproken onderwerp. Forbes benadrukt dat continue verbetering een "beste bedrijfseigenschap" is en dat organisaties "continue verbetering moeten omarmen om hun activiteiten te optimaliseren".De Hackett GroepHij heeft onlangs ook verklaard dat "continue procesverbetering een absolute noodzaak is voor organisaties die streven naar winstgevendheid en een concurrentievoordeel, en die dit willen behouden."
Het hoofddoel van continue procesverbetering is het doorvoeren van kleine, stapsgewijze veranderingen die op de lange termijn meer waarde opleveren, door te bepalen of ze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Procesverbeteringen kunnen in de hele organisatie worden doorgevoerd, ook op het gebied van uitgavenbeheer en inkoop.
CPI kan organisaties voorzien van hogere winst en productiviteit, verbeterde kwaliteit, grotere leverancierstevredenheid, lagere kosten, consistentere gegevensinvoer en nog veel meer. Met spendmanagement kunnen dergelijke verbeteringen het risico op non-conformiteit en niet-naleving door leveranciers verminderen, de financiële controle en transparantie verbeteren, een bredere en beter gestroomlijnde leveranciersbasis bieden en tijd vrijmaken voor taken met meer toegevoegde waarde.
Hieronder vind je 5 manieren om continue procesverbetering (CPI) te realiseren.
1. GebruikersacceptatieVoorbeeld:Een van de belangrijkste factoren voor het succes van elk proces of systeem is de acceptatie ervan binnen de hele organisatie. Het intuïtieve en gebruiksvriendelijke ontwerp van Proactis maakt een cultuurverandering mogelijk, waardoor medewerkers in staat worden gesteld om dagelijkse routine-aankopen zelfstandig uit te voeren, binnen de vastgestelde organisatierichtlijnen. Afdelingsmanagers, inkoopmedewerkers en zelfs leveranciers kunnen in het systeem aanvragen, aankopen doen, factureren en goedkeuren, eenvoudig en gecentraliseerd.
2. AP-automatisering
Voorbeeld:Door de verwerkingstijd van facturen te verkorten, kunnen medewerkers zich richten op activiteiten die meer waarde toevoegen. Met Proactis kunt u de directe kosten van factuurverwerking verlagen door de volledige factuurcyclus te automatiseren, van ontvangst tot betalingsautorisatie. U kunt papierwerk elimineren en een snel, nauwkeurig en digitaal facturatieproces creëren met minimale handmatige handelingen.
3. Zorg voor inzicht in de uitgaven
Voorbeeld:Inzicht in uitgaven, van transactie tot samenvattende analyse, is van onschatbare waarde voor besluitvorming op elk niveau. Ons platform biedt inzicht in alle uitgavenlagen om de besluitvorming te verbeteren.
4. Zorg ervoor dat het beleid gemakkelijk te volgen en na te leven is.
Voorbeeld:Om processen echt te stroomlijnen, moeten gebruikers binnen de hele organisatie de mogelijkheid krijgen om de juiste stappen te ondernemen om naleving te garanderen. Maar zonder ingebouwde, automatisch afgedwongen controles is het onrealistisch om te verwachten dat iedereen alle beleidsregels en procedures begrijpt en naleeft. De uitgebreide ingebouwde controles van Proactis maken het mogelijk om de naleving van alle inkoop-, budget- en goedkeuringsbeleidsregels binnen de hele organisatie te waarborgen, waardoor de compliance binnen de organisatie wordt verbeterd.
5. Vereenvoudig het contractbeheer
Voorbeeld:U moet ervoor zorgen dat de contractuele uitgaven en het gebruik van goedgekeurde leveranciers binnen uw organisatie conform de geldende regels verlopen. Het monitoren van contracten is echter tijdrovend en arbeidsintensief. Proactis maakt het opstellen van nieuwe contracten bij elke nieuwe leverancier een stuk eenvoudiger. Dankzij standaard contracttemplates hoeven gebruikers slechts kleine aanpassingen te doen, waardoor ze veel tijd besparen bij het opstellen van nieuwe contracten.
CPI is een continu proces, vooral in een veranderende omgeving. Met Proactis kunt u flexibel inspelen op veranderingen en tegelijkertijd uw inkoopprocessen stroomlijnen en vereenvoudigen.Neem contact met ons opom te bespreken op welke gebieden u graag CPI zou willen zien en hoe wij daarbij kunnen helpen.