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Wie ein mehrschichtiger Ansatz im Kreditorenmanagement den Geschäftsablauf verbessern wird
Wie ein mehrschichtiger Ansatz im Kreditorenmanagement den Geschäftsablauf verbessern wird
Stellen Sie sich Folgendes vor: Vor weniger als zehn Jahren wurden jährlich rund 30 Milliarden Rechnungen in Europa verschickt[1]. Etwa 90 Prozent davon waren auf Papier und wurden größtenteils von der nationalen Post versandt. Das sind über 60 Millionen Rechnungen, die jeden Tag im Jahr in Europa im Umlauf sind.
Erst im April 2020 lief die Frist für die Einführung des neuen europäischen Standards für elektronische Rechnungsstellung ab. Die Europäische Kommission selbst bezifferte das jährliche Potenzial für Einsparungen von bis zu 40 Milliarden Euro allein im B2B-Bereich auf dem gesamten Kontinent, sodass die Umstellung auf die Automatisierung der Rechnungsstellung mit großem Nachdruck vorangetrieben wurde.
Der neue europäische Standard war zwar ein begrüßenswerter und proaktiver Ansatz, der den Verbesserungsbedarf aufzeigte, doch er ging weiterhin nicht auf einige zentrale Probleme ein. So können beispielsweise elektronische Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten erstellt werden, die verschiedenen nationalen Standards entsprechen. Es bestehen nach wie vor Unterschiede in den nationalen Regelungen zur Gültigkeit und Akzeptanz elektronischer Rechnungen in rechtlicher, finanzieller und administrativer Hinsicht, wodurch die Möglichkeit von Falschdarstellung und Betrug weiterhin besteht.
Man stelle sich also vor, welche Auswirkungen die globale Pandemie auf die elektronische Rechnungsstellung weltweit hatte. Was ein jahrzehntelanger, von politischen Entscheidungsträgern vorangetriebener Übergang gewesen war, wurde zu einer dringenden Herausforderung, die vom reinen Handel getrieben wurde.
Die Umstellung der Arbeitsweisen erwies sich in nahezu allen Unternehmen als besonders herausfordernd für die Finanzabteilungen. Die Rechnungs- und Kreditorenbuchhaltung gestaltete sich in der Anfangsphase des Lockdowns äußerst schwierig, da sich die Teams erst an die Realität des Homeoffice gewöhnen mussten. Besonders betroffen waren diejenigen, die ihre Prozesse noch nicht mit Technologie unterstützten.
Einfach ausgedrückt: Papierrechnungen erfordern einen erheblichen manuellen Aufwand in einem Prozess, der so effizient wie möglich sein muss. Es ist sehr schwierig, ein agiles Kreditorenbuchhaltungsteam zu sein, wenn es durch manuelle Prozesse wie die Eingabe von Rechnungsdaten in eine Tabellenkalkulation ausgebremst wird.
Es gibt viele Gründe, warum die Umstellung auf papierloses Arbeiten sinnvoll ist. Von einfacher Effizienzsteigerung über die Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks bis hin zur Vermeidung menschlicher Fehler – die Vorteile der Rechnungsautomatisierung liegen auf der Hand. Die Pandemie hat jedoch gezeigt, wie unrealistisch es war, von Unternehmen eine so schnelle und vollständige Umstellung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu erwarten.
Nachdem sich die „neue Normalität“ für Unternehmen etabliert hatte, konnten sich Organisationen verstärkt auf die Verbesserung ihrer Prozesse konzentrieren. Wer jedoch nicht über die notwendigen Kompetenzen oder das Budget verfügt, um kurz- oder langfristig einen Wandel herbeizuführen, hat weiterhin Schwierigkeiten.
Darüber hinaus müssen nicht alle Rechnungen von Anfang an elektronisch erstellt werden; jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, was für es am besten funktioniert. Möglich ist es jedoch, dass alle Rechnungen in Ihrer Lieferkette gleich aussehen oder zumindest von Ihren Mitarbeitern auf dieselbe Weise gelesen werden.AP-SoftwareDieser Ansatz ermöglicht es Organisationen, eine effiziente und genaue Datei mit Rechnungen zu erstellen, die ihr System verarbeiten und bezahlen kann.
In der Debatte um die elektronische Rechnungsstellung herrscht ein echter Konflikt. Einerseits sind Investitionen in Technologie und Prozesse notwendig, um die von den meisten Kreditorenbuchhaltungsteams angestrebten Effizienzsteigerungen und strategischen Vorteile zu erzielen. Andererseits scheint der Fokus auf Prozessverbesserungen vorerst nachgelassen zu haben.
Die Pandemie hat nicht die Notwendigkeit aufgezeigt, Papierrechnungen gänzlich abzuschaffen, sondern uns allen die Notwendigkeit von Flexibilität und Priorisierung in Zeiten großer Unsicherheit vor Augen geführt. Was für einen Lieferanten funktioniert, funktioniert nicht für alle.flexibles AP-Modell– Eine Lösung, die Papier, Datenebenen und bildbasierte PDFs, XML und Portalrechnungen effizient verarbeiten kann, unabhängig davon, wie das Team aufgestellt ist – ist nach wie vor der zuverlässigste Ansatz.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a
Erst im April 2020 lief die Frist für die Einführung des neuen europäischen Standards für elektronische Rechnungsstellung ab. Die Europäische Kommission selbst bezifferte das jährliche Potenzial für Einsparungen von bis zu 40 Milliarden Euro allein im B2B-Bereich auf dem gesamten Kontinent, sodass die Umstellung auf die Automatisierung der Rechnungsstellung mit großem Nachdruck vorangetrieben wurde.
Der neue europäische Standard war zwar ein begrüßenswerter und proaktiver Ansatz, der den Verbesserungsbedarf aufzeigte, doch er ging weiterhin nicht auf einige zentrale Probleme ein. So können beispielsweise elektronische Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten erstellt werden, die verschiedenen nationalen Standards entsprechen. Es bestehen nach wie vor Unterschiede in den nationalen Regelungen zur Gültigkeit und Akzeptanz elektronischer Rechnungen in rechtlicher, finanzieller und administrativer Hinsicht, wodurch die Möglichkeit von Falschdarstellung und Betrug weiterhin besteht.
Man stelle sich also vor, welche Auswirkungen die globale Pandemie auf die elektronische Rechnungsstellung weltweit hatte. Was ein jahrzehntelanger, von politischen Entscheidungsträgern vorangetriebener Übergang gewesen war, wurde zu einer dringenden Herausforderung, die vom reinen Handel getrieben wurde.
Die Umstellung der Arbeitsweisen erwies sich in nahezu allen Unternehmen als besonders herausfordernd für die Finanzabteilungen. Die Rechnungs- und Kreditorenbuchhaltung gestaltete sich in der Anfangsphase des Lockdowns äußerst schwierig, da sich die Teams erst an die Realität des Homeoffice gewöhnen mussten. Besonders betroffen waren diejenigen, die ihre Prozesse noch nicht mit Technologie unterstützten.
Einfach ausgedrückt: Papierrechnungen erfordern einen erheblichen manuellen Aufwand in einem Prozess, der so effizient wie möglich sein muss. Es ist sehr schwierig, ein agiles Kreditorenbuchhaltungsteam zu sein, wenn es durch manuelle Prozesse wie die Eingabe von Rechnungsdaten in eine Tabellenkalkulation ausgebremst wird.
Es gibt viele Gründe, warum die Umstellung auf papierloses Arbeiten sinnvoll ist. Von einfacher Effizienzsteigerung über die Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks bis hin zur Vermeidung menschlicher Fehler – die Vorteile der Rechnungsautomatisierung liegen auf der Hand. Die Pandemie hat jedoch gezeigt, wie unrealistisch es war, von Unternehmen eine so schnelle und vollständige Umstellung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu erwarten.
Nachdem sich die „neue Normalität“ für Unternehmen etabliert hatte, konnten sich Organisationen verstärkt auf die Verbesserung ihrer Prozesse konzentrieren. Wer jedoch nicht über die notwendigen Kompetenzen oder das Budget verfügt, um kurz- oder langfristig einen Wandel herbeizuführen, hat weiterhin Schwierigkeiten.
Darüber hinaus müssen nicht alle Rechnungen von Anfang an elektronisch erstellt werden; jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, was für es am besten funktioniert. Möglich ist es jedoch, dass alle Rechnungen in Ihrer Lieferkette gleich aussehen oder zumindest von Ihren Mitarbeitern auf dieselbe Weise gelesen werden.AP-SoftwareDieser Ansatz ermöglicht es Organisationen, eine effiziente und genaue Datei mit Rechnungen zu erstellen, die ihr System verarbeiten und bezahlen kann.
In der Debatte um die elektronische Rechnungsstellung herrscht ein echter Konflikt. Einerseits sind Investitionen in Technologie und Prozesse notwendig, um die von den meisten Kreditorenbuchhaltungsteams angestrebten Effizienzsteigerungen und strategischen Vorteile zu erzielen. Andererseits scheint der Fokus auf Prozessverbesserungen vorerst nachgelassen zu haben.
Die Pandemie hat nicht die Notwendigkeit aufgezeigt, Papierrechnungen gänzlich abzuschaffen, sondern uns allen die Notwendigkeit von Flexibilität und Priorisierung in Zeiten großer Unsicherheit vor Augen geführt. Was für einen Lieferanten funktioniert, funktioniert nicht für alle.flexibles AP-Modell– Eine Lösung, die Papier, Datenebenen und bildbasierte PDFs, XML und Portalrechnungen effizient verarbeiten kann, unabhängig davon, wie das Team aufgestellt ist – ist nach wie vor der zuverlässigste Ansatz.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a