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Comment une approche « stratifiée » de la comptabilité fournisseurs peut faciliter le flux de travail.
Comment une approche « stratifiée » de la comptabilité fournisseurs peut faciliter le flux de travail.
Imaginez : il y a moins de dix ans, environ 30 milliards de factures étaient envoyées chaque année en Europe[1]. Près de 90 % d'entre elles étaient sur papier et la plupart étaient acheminées par les services postaux nationaux. Cela représente plus de 60 millions de factures en circulation en Europe chaque jour de l'année.
Ce n'est qu'en avril 2020 que les pays ont eu jusqu'à l'expiration du délai imparti pour adopter la nouvelle norme européenne en matière de facturation électronique. La Commission européenne elle-même a estimé les gains potentiels annuels à près de 40 milliards d'euros sur le continent, rien que pour les échanges interentreprises ; l'automatisation de la facturation bénéficiait donc d'une dynamique importante.
Bien que cette approche proactive et bienvenue ait permis de mettre en lumière la nécessité d'apporter des améliorations, la nouvelle norme européenne n'a pas permis de résoudre plusieurs problèmes clés. Par exemple, les factures électroniques peuvent être produites dans une grande variété de formats, conformément à différentes normes nationales. Il subsiste donc des disparités dans les règles nationales régissant la validité et l'acceptabilité des factures électroniques sur les plans juridique, financier et administratif, ce qui engendre des risques de falsification et de fraude.
Imaginez alors l'impact de la pandémie mondiale sur la facturation électronique à travers le monde. Ce qui était une transition étalée sur une décennie et impulsée par les décideurs politiques est devenu un défi urgent, dicté par les impératifs du commerce.
Le changement des pratiques de travail dans presque toutes les entreprises s'est avéré particulièrement difficile pour les services financiers. Le traitement des factures et des comptes fournisseurs au début du confinement a été extrêmement complexe, les équipes devant s'adapter au télétravail. Celles qui n'utilisaient pas déjà de technologies pour faciliter leurs processus ont été les plus touchées.
En clair, les factures papier nécessitent une intervention humaine importante dans un processus qui doit être aussi efficace que possible. Il est très difficile d'être une équipe de comptabilité fournisseurs agile si elle est alourdie par des tâches manuelles comme la saisie des informations de facturation dans un tableur.
Il existe de nombreuses raisons de passer au zéro papier. Qu'il s'agisse d'une simple amélioration des gains d'efficacité, de la réduction de l'empreinte carbone ou de l'élimination des erreurs humaines, l'intérêt de l'automatisation des factures est évident. La pandémie a toutefois révélé à quel point il était irréaliste d'attendre des entreprises qu'elles transforment radicalement et aussi rapidement leurs processus de comptabilité fournisseurs.
Une fois la « nouvelle normalité » acceptée par les entreprises, les organisations ont eu davantage de temps pour se concentrer sur l'amélioration de leurs processus. Cependant, celles qui ne disposent pas des compétences ou du budget nécessaires pour s'adapter à court ou à long terme rencontrent encore des difficultés.
De plus, la facturation électronique n'est pas obligatoire à la source ; chaque entreprise est libre de choisir la solution qui lui convient. Il est toutefois possible que toutes les factures de votre chaîne d'approvisionnement se présentent de la même manière, ou du moins qu'elles soient « lues » de la même façon par vos fournisseurs.Logiciel APCette approche permet aux organisations de créer un fichier de factures efficace et précis que leur système peut traiter et payer.
Le débat sur la facturation électronique est marqué par un véritable conflit. D'un côté, il est nécessaire d'investir dans les technologies et les processus pour générer les gains d'efficacité et les avantages stratégiques que la plupart des équipes de comptabilité fournisseurs souhaitent. De l'autre, l'accent mis sur l'amélioration des processus semble avoir diminué pour le moment.
La pandémie n'a pas révélé la nécessité de supprimer complètement la facturation papier, mais elle nous a tous fait prendre conscience de l'importance de l'agilité et de la priorisation en cette période de grande incertitude. Ce qui fonctionne pour un fournisseur ne fonctionnera pas forcément pour tous.Modèle AP flexible– une solution capable de gérer efficacement les documents papier, les PDF basés sur les données et les images, les factures XML et les factures de portail, quelle que soit la configuration de l'équipe – reste l'approche la plus fiable à adopter.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a
Ce n'est qu'en avril 2020 que les pays ont eu jusqu'à l'expiration du délai imparti pour adopter la nouvelle norme européenne en matière de facturation électronique. La Commission européenne elle-même a estimé les gains potentiels annuels à près de 40 milliards d'euros sur le continent, rien que pour les échanges interentreprises ; l'automatisation de la facturation bénéficiait donc d'une dynamique importante.
Bien que cette approche proactive et bienvenue ait permis de mettre en lumière la nécessité d'apporter des améliorations, la nouvelle norme européenne n'a pas permis de résoudre plusieurs problèmes clés. Par exemple, les factures électroniques peuvent être produites dans une grande variété de formats, conformément à différentes normes nationales. Il subsiste donc des disparités dans les règles nationales régissant la validité et l'acceptabilité des factures électroniques sur les plans juridique, financier et administratif, ce qui engendre des risques de falsification et de fraude.
Imaginez alors l'impact de la pandémie mondiale sur la facturation électronique à travers le monde. Ce qui était une transition étalée sur une décennie et impulsée par les décideurs politiques est devenu un défi urgent, dicté par les impératifs du commerce.
Le changement des pratiques de travail dans presque toutes les entreprises s'est avéré particulièrement difficile pour les services financiers. Le traitement des factures et des comptes fournisseurs au début du confinement a été extrêmement complexe, les équipes devant s'adapter au télétravail. Celles qui n'utilisaient pas déjà de technologies pour faciliter leurs processus ont été les plus touchées.
En clair, les factures papier nécessitent une intervention humaine importante dans un processus qui doit être aussi efficace que possible. Il est très difficile d'être une équipe de comptabilité fournisseurs agile si elle est alourdie par des tâches manuelles comme la saisie des informations de facturation dans un tableur.
Il existe de nombreuses raisons de passer au zéro papier. Qu'il s'agisse d'une simple amélioration des gains d'efficacité, de la réduction de l'empreinte carbone ou de l'élimination des erreurs humaines, l'intérêt de l'automatisation des factures est évident. La pandémie a toutefois révélé à quel point il était irréaliste d'attendre des entreprises qu'elles transforment radicalement et aussi rapidement leurs processus de comptabilité fournisseurs.
Une fois la « nouvelle normalité » acceptée par les entreprises, les organisations ont eu davantage de temps pour se concentrer sur l'amélioration de leurs processus. Cependant, celles qui ne disposent pas des compétences ou du budget nécessaires pour s'adapter à court ou à long terme rencontrent encore des difficultés.
De plus, la facturation électronique n'est pas obligatoire à la source ; chaque entreprise est libre de choisir la solution qui lui convient. Il est toutefois possible que toutes les factures de votre chaîne d'approvisionnement se présentent de la même manière, ou du moins qu'elles soient « lues » de la même façon par vos fournisseurs.Logiciel APCette approche permet aux organisations de créer un fichier de factures efficace et précis que leur système peut traiter et payer.
Le débat sur la facturation électronique est marqué par un véritable conflit. D'un côté, il est nécessaire d'investir dans les technologies et les processus pour générer les gains d'efficacité et les avantages stratégiques que la plupart des équipes de comptabilité fournisseurs souhaitent. De l'autre, l'accent mis sur l'amélioration des processus semble avoir diminué pour le moment.
La pandémie n'a pas révélé la nécessité de supprimer complètement la facturation papier, mais elle nous a tous fait prendre conscience de l'importance de l'agilité et de la priorisation en cette période de grande incertitude. Ce qui fonctionne pour un fournisseur ne fonctionnera pas forcément pour tous.Modèle AP flexible– une solution capable de gérer efficacement les documents papier, les PDF basés sur les données et les images, les factures XML et les factures de portail, quelle que soit la configuration de l'équipe – reste l'approche la plus fiable à adopter.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a