Stel je dit eens voor: nog geen tien jaar geleden werden er jaarlijks zo'n 30 miljard facturen in Europa verstuurd[1]. Ongeveer 90 procent daarvan was op papier en de meeste werden via de nationale post verstuurd. Dat zijn meer dan 60 miljoen facturen die elke dag van het jaar in Europa circuleren.
Pas in april 2020 verstreek de deadline voor landen om een nieuwe Europese standaard voor elektronische facturering te hanteren. De Europese Commissie zelf had potentiële jaarlijkse voordelen van maar liefst €40 miljard op het hele continent in de business-to-businesssector alleen al vastgesteld, waardoor er volop draagvlak was voor de overstap naar factuurautomatisering.
Hoewel de nieuwe Europese standaard een welkome en proactieve aanpak was die de noodzaak tot verbeteringen aan het licht bracht, loste deze nog steeds een aantal belangrijke problemen niet op. Zo kunnen elektronische facturen in uiteenlopende formaten worden opgesteld, afhankelijk van de verschillende nationale standaarden. Er blijven verschillen bestaan in de nationale regelgeving met betrekking tot de geldigheid en aanvaardbaarheid van elektronische facturen op juridisch, financieel en administratief vlak, en daarmee de mogelijkheid van misleiding en fraude.
Stel je dan eens voor wat de wereldwijde pandemie heeft betekend voor elektronische facturering wereldwijd. Wat een tien jaar durende transitie was geweest, aangestuurd door beleidsmakers, werd een dringende uitdaging, puur gedreven door de commercie.
De verandering in de werkwijzen van vrijwel elk bedrijf bleek met name voor de financiële afdelingen een grote uitdaging te vormen. De verwerking van facturen en crediteuren in de beginfase van de lockdown was extreem lastig, omdat teams moesten wennen aan de realiteit van thuiswerken. Vooral degenen die nog geen technologie gebruikten om hun processen te ondersteunen, ondervonden de gevolgen.
Simpel gezegd vereisen papieren facturen aanzienlijke menselijke tussenkomst in een proces dat zo efficiënt mogelijk moet verlopen. Het is erg moeilijk om een flexibel crediteurenteam te zijn als je wordt gehinderd door handmatige processen zoals het invoeren van factuurgegevens in een spreadsheet.
Er zijn veel redenen waarom papierloos werken zinvol is. Van eenvoudige efficiëntie tot het verkleinen van je ecologische voetafdruk of het elimineren van menselijke fouten: de voordelen van factuurautomatisering zijn duidelijk. De pandemie heeft aangetoond hoe onrealistisch het was om van bedrijven te verwachten dat ze hun crediteurenadministratie zo snel volledig zouden omgooien.
Toen het 'nieuwe normaal' voor bedrijven eenmaal geaccepteerd was, hadden organisaties meer tijd om zich te richten op het verbeteren van hun processen. Degenen die echter niet over de nodige vaardigheden of het budget beschikken om op korte of lange termijn over te schakelen, hebben het nu nog steeds moeilijk.
Bovendien hoeft niet alle facturering elektronisch te gebeuren; elk bedrijf kan zelf kiezen wat het beste werkt. Het is echter wel mogelijk dat alle facturen in uw toeleveringsketen er hetzelfde uitzien, of in ieder geval op dezelfde manier worden 'gelezen' door uw leveranciers.AP-softwareDeze aanpak stelt organisaties in staat een efficiënt en nauwkeurig factuurbestand aan te leggen dat hun systeem kan verwerken en betalen.
Er bestaat een reëel conflict in het debat over elektronische facturering. Enerzijds is investering in technologie en processen nodig om de efficiëntie en strategische voordelen te realiseren die de meeste crediteurenadministratieteams graag willen zien. Anderzijds lijkt de focus op procesverbeteringen voorlopig te zijn afgenomen.
De pandemie heeft niet aangetoond dat we helemaal moeten stoppen met papieren facturering, maar heeft ons wel allemaal doen beseffen hoe belangrijk flexibiliteit en prioriteitsstelling zijn in een tijd van grote onzekerheid. Wat voor de ene leverancier werkt, werkt niet voor alle leveranciers.flexibel AP-modelEen systeem dat efficiënt om kan gaan met papieren, data- en afbeeldingsgebaseerde pdf's, XML en portalfacturen, ongeacht de teamstructuur, blijft de meest betrouwbare aanpak.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a
Pas in april 2020 verstreek de deadline voor landen om een nieuwe Europese standaard voor elektronische facturering te hanteren. De Europese Commissie zelf had potentiële jaarlijkse voordelen van maar liefst €40 miljard op het hele continent in de business-to-businesssector alleen al vastgesteld, waardoor er volop draagvlak was voor de overstap naar factuurautomatisering.
Hoewel de nieuwe Europese standaard een welkome en proactieve aanpak was die de noodzaak tot verbeteringen aan het licht bracht, loste deze nog steeds een aantal belangrijke problemen niet op. Zo kunnen elektronische facturen in uiteenlopende formaten worden opgesteld, afhankelijk van de verschillende nationale standaarden. Er blijven verschillen bestaan in de nationale regelgeving met betrekking tot de geldigheid en aanvaardbaarheid van elektronische facturen op juridisch, financieel en administratief vlak, en daarmee de mogelijkheid van misleiding en fraude.
Stel je dan eens voor wat de wereldwijde pandemie heeft betekend voor elektronische facturering wereldwijd. Wat een tien jaar durende transitie was geweest, aangestuurd door beleidsmakers, werd een dringende uitdaging, puur gedreven door de commercie.
De verandering in de werkwijzen van vrijwel elk bedrijf bleek met name voor de financiële afdelingen een grote uitdaging te vormen. De verwerking van facturen en crediteuren in de beginfase van de lockdown was extreem lastig, omdat teams moesten wennen aan de realiteit van thuiswerken. Vooral degenen die nog geen technologie gebruikten om hun processen te ondersteunen, ondervonden de gevolgen.
Simpel gezegd vereisen papieren facturen aanzienlijke menselijke tussenkomst in een proces dat zo efficiënt mogelijk moet verlopen. Het is erg moeilijk om een flexibel crediteurenteam te zijn als je wordt gehinderd door handmatige processen zoals het invoeren van factuurgegevens in een spreadsheet.
Er zijn veel redenen waarom papierloos werken zinvol is. Van eenvoudige efficiëntie tot het verkleinen van je ecologische voetafdruk of het elimineren van menselijke fouten: de voordelen van factuurautomatisering zijn duidelijk. De pandemie heeft aangetoond hoe onrealistisch het was om van bedrijven te verwachten dat ze hun crediteurenadministratie zo snel volledig zouden omgooien.
Toen het 'nieuwe normaal' voor bedrijven eenmaal geaccepteerd was, hadden organisaties meer tijd om zich te richten op het verbeteren van hun processen. Degenen die echter niet over de nodige vaardigheden of het budget beschikken om op korte of lange termijn over te schakelen, hebben het nu nog steeds moeilijk.
Bovendien hoeft niet alle facturering elektronisch te gebeuren; elk bedrijf kan zelf kiezen wat het beste werkt. Het is echter wel mogelijk dat alle facturen in uw toeleveringsketen er hetzelfde uitzien, of in ieder geval op dezelfde manier worden 'gelezen' door uw leveranciers.AP-softwareDeze aanpak stelt organisaties in staat een efficiënt en nauwkeurig factuurbestand aan te leggen dat hun systeem kan verwerken en betalen.
Er bestaat een reëel conflict in het debat over elektronische facturering. Enerzijds is investering in technologie en processen nodig om de efficiëntie en strategische voordelen te realiseren die de meeste crediteurenadministratieteams graag willen zien. Anderzijds lijkt de focus op procesverbeteringen voorlopig te zijn afgenomen.
De pandemie heeft niet aangetoond dat we helemaal moeten stoppen met papieren facturering, maar heeft ons wel allemaal doen beseffen hoe belangrijk flexibiliteit en prioriteitsstelling zijn in een tijd van grote onzekerheid. Wat voor de ene leverancier werkt, werkt niet voor alle leveranciers.flexibel AP-modelEen systeem dat efficiënt om kan gaan met papieren, data- en afbeeldingsgebaseerde pdf's, XML en portalfacturen, ongeacht de teamstructuur, blijft de meest betrouwbare aanpak.
[1] https://www.ft.com/content/19160848-1c23-11e0-9b56-00144feab49a