Wie der Prozess von der Beschaffung bis zum Vertragsabschluss zu einem Balanceakt geworden ist

Lewis Joshi, Business Development Executive, Proactis

Viele Organisationen stehen schon seit Längerem unter Druck, Kosten zu minimieren und Risiken in ihren Lieferketten zu reduzieren. Da die Lieferketten jedoch aufgrund der Pandemie weltweit beeinträchtigt wurden, hat sich dieser Druck noch verstärkt. Dies hat zu Folgendem geführt:Beschaffung bis VertragsabschlussDer Prozess, der Beschaffung, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement miteinander verbindet, wird zu einem heiklen Balanceakt.

Einerseits müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation den größtmöglichen Nutzen aus den Waren und Dienstleistungen zieht, die Sie von qualifizierten Lieferanten und im Rahmen genehmigter Verträge beziehen. Andererseits müssen Entscheidungen anhand einer Reihe wichtiger Faktoren abgewogen werden, beispielsweise ob der Lieferant die Vorschriften einhält und die Leistungs- und Qualitätsstandards erfüllt.

Die Auswirkungen der Pandemie haben sich jedoch selbst für die versiertesten Beschaffungsexperten als schwierig erwiesen – mit Unsicherheiten hinsichtlich der Preisvolatilität, zunehmenden Lieferantenausfällen, wiederkehrenden Kapazitäts- und Materialengpässen oder in einigen Fällen sogar Überangebot.

Alle Führungskräfte, insbesondere aber Einkaufsleiter, mussten den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, dringende Anforderungen erfüllen und Lieferantenprobleme bewältigen – und das alles vor dem Hintergrund erheblicher Beeinträchtigungen ihrer Teams. Wir haben jedoch bei vielen unserer Kunden gesehen, dass sie sich anpassen konnten und:

• Prüfen Sie die Lieferkette zügig und nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt zu den Lieferanten auf.
• Auf den erhöhten Beschaffungsbedarf und den Einkauf bestimmter Artikelkategorien reagieren.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Waren und Dienstleistungen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, von zugelassenen Lieferanten kaufen und bezahlen können.
• Den Bedarf an neuen Produkten und Dienstleistungen decken und gleichzeitig die Abhängigkeit von traditionellen Vertriebskanälen verringern.
• Den maximalen Nutzen aus jedem Lieferantenvertrag herausholen.
• Wechseln Sie zwischen Remote- und Vor-Ort-Arbeit.

Im Gespräch mit Kunden habe ich festgestellt, dass vorausschauende Einkaufsteams flexibel agieren und auf Unerwartetes reagieren können. Sie verfügen über ein gutes Lieferantennetzwerk, oft über das globale Lieferantennetzwerk von Proactis, und die passende Technologie für Beschaffung und Einkauf – unabhängig vom Standort des Teams. Für Einkaufs- und Beschaffungsteams ist die schnelle, effiziente und umfassende Integration neuer Lieferanten heute unerlässlich. Prozesse, die eine zügige Integration ermöglichen, müssen vorhanden sein, um die Risiken einer schnellen Lieferanteneinführung zu minimieren.

Die Zusammenarbeit mit Kunden im letzten Jahr hat mir deutlich vor Augen geführt, wie wichtig es ist, dass Software agil genug ist, um sich mit einem Unternehmen weiterzuentwickeln – von der Beschaffung bis zur Bezahlung. Dies umfasst unter anderem die Verfügbarkeit von Beschaffungsdienstleistungen, verbesserte Risikobewertung und Compliance sowie die Möglichkeit, die Beschaffungsplanung mit mehr Sicherheit, Zusammenarbeit, Genauigkeit und Flexibilität zu gestalten.

Es wäre toll, von Ihren Erfahrungen mit der Pandemie zu hören, wie diese Ihre Abläufe beeinflusst haben und welche Pläne Sie für die Zeit nach der Krise haben. Schreiben Sie uns noch heute.