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Warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt Ihres Ausgabenmanagements und Ihrer Gesamtstrategie ist – Teil 4
Warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt Ihres Ausgabenmanagements und Ihrer Gesamtstrategie ist – Teil 4
Von Jemma Bell, UK Account Manager bei Proactis
Der Procure-to-Pay-Prozess (P2P) verbindet die Bereiche Finanzen, Beschaffung und das gesamte Unternehmen und schafft Mehrwert in allen Bereichen. Im letzten Artikel dieser Reihe betrachten wir die positiven Auswirkungen von P2P auf die Beschaffung.
Ein agilerP2P-SoftwarelösungEs bietet effiziente und gut kontrollierte Möglichkeiten, Mitarbeitern bequemen Zugriff auf umfassende Lieferanteninformationen zu ermöglichen. Mitarbeiter können online Lieferantenquellen wie Kataloge und Websites durchsuchen, um den benötigten Artikel oder die Dienstleistung eines zugelassenen Lieferanten zu finden und anschließend zu kaufen oder anzufordern.
Diese Funktion ist entscheidend, um einen hohen Anteil der Ausgaben unter Kontrolle zu erreichen. Mitarbeiter kaufen viel eher das richtige Produkt vom richtigen Lieferanten, wenn dies einfacher ist als der Kauf über eine andere Quelle. Indem Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, innerhalb des P2P-Systems nach dem Produkt oder der Dienstleistung zu suchen und diese auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wird der Kaufprozess für den Mitarbeiter optimiert und das vertraglich vereinbarte Ausgabenvolumen des Unternehmens deutlich erhöht.
Die Bestellanforderung wird anhand der Unternehmensrichtlinien geprüft. Dabei werden der Antragsteller, die Kosten, die Ausgabenkategorie und weitere Kriterien berücksichtigt. Das P2P-System unterstützt so vertragskonforme Ausgaben und minimiert die Größe der Lieferantendatenbank, unkontrollierte Einkäufe und Restausgaben.
Eine effiziente Rechnungsfreigabe stärkt die Lieferantenbeziehungen und zieht strategische Lieferanten an. Das System sollte die Freigabeanfrage elektronisch an den zuständigen Manager weiterleiten können. Genehmigte Anfragen werden automatisch als Bestellung ausgelöst. Nach Eingang der Rechnung wird diese elektronisch mit den bestellten und gelieferten Artikeln sowie den geltenden Vertragsbedingungen abgeglichen.
Die Aufgabe des Vertragsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die Vereinbarungen einhalten und, ganz allgemein, durch kontinuierliche Suche nach weiteren Einsparungen und Mehrwerten den maximalen Nutzen aus Ihren Ausgaben zu erzielen. Dies erfordert fortlaufende Bemühungen während des gesamten Vertragslebenszyklus, einschließlich regelmäßiger Überwachung und Berichterstattung. Die Daten eines geeigneten P2P-Systems tragen dazu bei, die Vertrags- und Lieferantenleistung sowie das Management zu optimieren.
Wir haben nun dargelegt, warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement und Ihre Gesamtstrategie ist. Die anderen Artikel dieser Reihe können Sie unten lesen:
Der Procure-to-Pay-Prozess (P2P) verbindet die Bereiche Finanzen, Beschaffung und das gesamte Unternehmen und schafft Mehrwert in allen Bereichen. Im letzten Artikel dieser Reihe betrachten wir die positiven Auswirkungen von P2P auf die Beschaffung.
Ein agilerP2P-SoftwarelösungEs bietet effiziente und gut kontrollierte Möglichkeiten, Mitarbeitern bequemen Zugriff auf umfassende Lieferanteninformationen zu ermöglichen. Mitarbeiter können online Lieferantenquellen wie Kataloge und Websites durchsuchen, um den benötigten Artikel oder die Dienstleistung eines zugelassenen Lieferanten zu finden und anschließend zu kaufen oder anzufordern.
Diese Funktion ist entscheidend, um einen hohen Anteil der Ausgaben unter Kontrolle zu erreichen. Mitarbeiter kaufen viel eher das richtige Produkt vom richtigen Lieferanten, wenn dies einfacher ist als der Kauf über eine andere Quelle. Indem Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, innerhalb des P2P-Systems nach dem Produkt oder der Dienstleistung zu suchen und diese auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wird der Kaufprozess für den Mitarbeiter optimiert und das vertraglich vereinbarte Ausgabenvolumen des Unternehmens deutlich erhöht.
Die Bestellanforderung wird anhand der Unternehmensrichtlinien geprüft. Dabei werden der Antragsteller, die Kosten, die Ausgabenkategorie und weitere Kriterien berücksichtigt. Das P2P-System unterstützt so vertragskonforme Ausgaben und minimiert die Größe der Lieferantendatenbank, unkontrollierte Einkäufe und Restausgaben.
Eine effiziente Rechnungsfreigabe stärkt die Lieferantenbeziehungen und zieht strategische Lieferanten an. Das System sollte die Freigabeanfrage elektronisch an den zuständigen Manager weiterleiten können. Genehmigte Anfragen werden automatisch als Bestellung ausgelöst. Nach Eingang der Rechnung wird diese elektronisch mit den bestellten und gelieferten Artikeln sowie den geltenden Vertragsbedingungen abgeglichen.
Die Aufgabe des Vertragsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die Vereinbarungen einhalten und, ganz allgemein, durch kontinuierliche Suche nach weiteren Einsparungen und Mehrwerten den maximalen Nutzen aus Ihren Ausgaben zu erzielen. Dies erfordert fortlaufende Bemühungen während des gesamten Vertragslebenszyklus, einschließlich regelmäßiger Überwachung und Berichterstattung. Die Daten eines geeigneten P2P-Systems tragen dazu bei, die Vertrags- und Lieferantenleistung sowie das Management zu optimieren.
Wir haben nun dargelegt, warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement und Ihre Gesamtstrategie ist. Die anderen Artikel dieser Reihe können Sie unten lesen:
- Teil 1: Wie ein starker P2P-Prozess Ihrer Geschäftsstrategie Mehrwert zurückgibt
- Teil 2: Wie eine gut implementierte und angenommene agile P2P-Lösung die Wertschöpfungskette bis hin zur Kreditorenbuchhaltung (AP) steigert
- Teil 3: Wie ein wirklich agiles P2P-System sich in ERP integriert, um echte Ausgabenkontrolle zu ermöglichen