Door Jemma Bell, UK Account Manager bij Proactis
Procure-to-Pay (P2P) verbindt financiën, inkoop en de rest van de organisatie en creëert waarde in alle facetten. In het laatste artikel van deze reeks bekijken we de positieve impact van P2P op de inkoop.
Een wendbareP2P-softwareoplossingHet biedt efficiënte en goed gecontroleerde manieren om medewerkers gemakkelijk toegang te geven tot uitgebreide leveranciersinformatie. Medewerkers kunnen online leveranciersbronnen zoals catalogi en websites raadplegen om het gewenste artikel of de gewenste dienst bij een goedgekeurde leverancier te vinden, te kopen of aan te vragen.
Deze functionaliteit is essentieel voor het behalen van een hoog percentage beheerde uitgaven. Werknemers kopen veel eerder het juiste product bij de juiste leverancier als dit eenvoudiger is dan wanneer ze bij een andere bron moeten bestellen. Door werknemers de mogelijkheid te bieden om binnen het P2P-systeem te zoeken naar en het product of de dienst te selecteren die het beste aansluit bij hun behoeften, wordt het inkoopproces voor de werknemer gestroomlijnd en worden de contractuele uitgaven voor de organisatie aanzienlijk verhoogd.
Het inkoopverzoek wordt vergeleken met de bedrijfsregels op basis van wie het verzoek indient, de kosten, de uitgavencategorie en andere criteria. Op deze manier ondersteunt het P2P-systeem uitgaven binnen contracten en minimaliseert het de omvang van de leveranciersdatabase, ongecontroleerde aankopen en onnodige uitgaven.
Een efficiënte goedkeuring van factuurbetalingen bevordert gezondere relaties met leveranciers en trekt strategische leveranciers aan. Voor goedkeuring moet het systeem het verzoek elektronisch naar de juiste manager kunnen doorsturen. Voor goedgekeurde verzoeken worden automatisch inkooporders geplaatst. Wanneer de factuur binnenkomt, wordt deze elektronisch vergeleken met wat er is besteld en ontvangen, en met de toepasselijke contractvoorwaarden.
De taak van contractbeheer is ervoor te zorgen dat uw leveranciers de afspraken nakomen en, meer in het algemeen, om maximale waarde uit uw uitgaven te halen door continu te zoeken naar verdere besparingen en toegevoegde waarde. Dit moet een doorlopende inspanning zijn gedurende de gehele contractlevenscyclus, met consistente monitoring en rapportage. De gegevens uit een geschikt P2P-systeem helpen bij het optimaliseren van de prestaties en het beheer van contracten en leveranciers.
We hebben nu duidelijk gemaakt waarom een flexibel P2P-systeem de sleutel is tot uw uitgavenbeheer en bredere strategie. U kunt de andere artikelen in deze reeks hieronder lezen:
Procure-to-Pay (P2P) verbindt financiën, inkoop en de rest van de organisatie en creëert waarde in alle facetten. In het laatste artikel van deze reeks bekijken we de positieve impact van P2P op de inkoop.
Een wendbareP2P-softwareoplossingHet biedt efficiënte en goed gecontroleerde manieren om medewerkers gemakkelijk toegang te geven tot uitgebreide leveranciersinformatie. Medewerkers kunnen online leveranciersbronnen zoals catalogi en websites raadplegen om het gewenste artikel of de gewenste dienst bij een goedgekeurde leverancier te vinden, te kopen of aan te vragen.
Deze functionaliteit is essentieel voor het behalen van een hoog percentage beheerde uitgaven. Werknemers kopen veel eerder het juiste product bij de juiste leverancier als dit eenvoudiger is dan wanneer ze bij een andere bron moeten bestellen. Door werknemers de mogelijkheid te bieden om binnen het P2P-systeem te zoeken naar en het product of de dienst te selecteren die het beste aansluit bij hun behoeften, wordt het inkoopproces voor de werknemer gestroomlijnd en worden de contractuele uitgaven voor de organisatie aanzienlijk verhoogd.
Het inkoopverzoek wordt vergeleken met de bedrijfsregels op basis van wie het verzoek indient, de kosten, de uitgavencategorie en andere criteria. Op deze manier ondersteunt het P2P-systeem uitgaven binnen contracten en minimaliseert het de omvang van de leveranciersdatabase, ongecontroleerde aankopen en onnodige uitgaven.
Een efficiënte goedkeuring van factuurbetalingen bevordert gezondere relaties met leveranciers en trekt strategische leveranciers aan. Voor goedkeuring moet het systeem het verzoek elektronisch naar de juiste manager kunnen doorsturen. Voor goedgekeurde verzoeken worden automatisch inkooporders geplaatst. Wanneer de factuur binnenkomt, wordt deze elektronisch vergeleken met wat er is besteld en ontvangen, en met de toepasselijke contractvoorwaarden.
De taak van contractbeheer is ervoor te zorgen dat uw leveranciers de afspraken nakomen en, meer in het algemeen, om maximale waarde uit uw uitgaven te halen door continu te zoeken naar verdere besparingen en toegevoegde waarde. Dit moet een doorlopende inspanning zijn gedurende de gehele contractlevenscyclus, met consistente monitoring en rapportage. De gegevens uit een geschikt P2P-systeem helpen bij het optimaliseren van de prestaties en het beheer van contracten en leveranciers.
We hebben nu duidelijk gemaakt waarom een flexibel P2P-systeem de sleutel is tot uw uitgavenbeheer en bredere strategie. U kunt de andere artikelen in deze reeks hieronder lezen:
- Deel 1: Hoe een sterk P2P-proces waarde toevoegt aan uw bedrijfsstrategie
- Deel 2: Hoe een goed geïmplementeerde en geaccepteerde agile P2P-oplossing waarde creëert in de hele keten, tot aan de afdeling Crediteurenadministratie (AP).
- Deel 3: Hoe een echt flexibel P2P-systeem integreert met ERP om daadwerkelijke uitgavencontrole te bieden.