Vom Lieferanten zum Vertragspartner: Schlüsselfragen für die Transformation
Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Unternehmen Zeit, Geld und Talente durch unkonventionelle Lieferantenauswahl, -betreuung und Vertragsabwicklung verliert? Falls ja, finden Sie hier eine einfache Methode, um Ihre Vermutung zu überprüfen und die Konsequenzen zu erkennen.
DerSource-to-Contract-ProzessDie Kombination aus Beschaffung, Lieferantenmanagement, Content-Management und Vertragsmanagement ist ein heikler Balanceakt.
Zum einen müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Waren und Dienstleistungen zieht, die Sie von qualifizierten Lieferanten und über genehmigte Verträge beziehen, die mithilfe der am besten geeigneten Beschaffungsmethoden zustande gekommen sind.
Andererseits müssen Entscheidungen unter Berücksichtigung einer Reihe wichtiger Faktoren abgewogen werden, beispielsweise ob der Lieferant die Vorgaben erfüllt, die Leistungsstandards einhält und über aktuelle Zertifizierungen verfügt. Falls die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, besteht das Risiko von Störungen, Kosten und Reputationsschäden.
Der Beschaffungsprozess ist jedoch komplexer und nie abgeschlossen. Einkaufsteams müssen ihren Lieferantenstamm optimieren, um die Ausgaben besser zu nutzen (gegebenenfalls neue Lieferanten gewinnen, wenn die Abdeckung begrenzt ist), den Markt regelmäßig neu testen und bei neuen Bedarfen schnell qualifizierte Lieferanten identifizieren. Lieferantenverträge müssen kontinuierlich überwacht werden. Gleichzeitig müssen die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufgebaut, gepflegt und gestärkt werden.
Vereinfacht gesagt, führt der enorme Aufwand, den Beschaffungsteams im Rahmen des Source-to-Contract-Prozesses bewältigen müssen, häufig dazu, dass etwas übersehen wird. Fehler führen zu Zeit-, Geld- und Ressourcenverschwendung, und die Behebung verursacht oft zusätzliche Kosten.
Wo soll ich mit der Suche beginnen?
Eine hilfreiche Methode, den Erfolg Ihrer aktuellen Source-to-Contract-Strategie zu bewerten, besteht darin, Ihre Prozesse anhand von Reifegraden zu vergleichen. Es gibt extreme Ausprägungen der Source-to-Contract-Praxis sowie zahlreiche dazwischenliegende Reifegrade.
Betrachten wir drei Beispiele:
Schmerzpunkte und ihre Ursachen
Der Reifegrad in diesen Bereichen – und vielen anderen entlang Ihrer Source-to-Contract-Prozesse – wird einen großen Einfluss auf die Ergebnisse haben.
Sie können Fragen beantworten wie beispielsweise, warum gekaufte Artikel den tatsächlichen Bedürfnissen nicht gerecht werden, wie Käufe außerhalb von Verträgen zu einem teuren Problem werden und warum sich unerwünschte Verträge automatisch verlängern, obwohl sie hätten gekündigt oder neu verhandelt werden sollen.
Wenn der Source-to-Contract-Prozess in der Praxis stark manuell und unstrukturiert abläuft, entstehen enorme Kosten durch Zeit-, Geld- und Fachkräfteverluste. Mit dem richtigen Ansatz lässt sich die Situation jedoch verbessern: Grundlegende Optimierungen bewirken bereits viel, ein strukturierterer Ansatz hilft, den Wendepunkt zu erreichen, und eine integrierte, hochautomatisierte Strategie steigert die Leistung radikal.
Nur wenn Sie die tiefgreifenden Probleme im gesamten Beschaffungsprozess angehen, können Sie zu einem schnelleren, schlankeren und intelligenteren Unternehmen werden. Mit den richtigen Werkzeugen, Prozessen und dem entsprechenden Fachwissen können Sie Ihre Leistung steigern und Ihren Gewinn deutlich erhöhen.
Führen Sie den Test selbst durch
Zu erkennen, ob im Source-to-Contract-Prozess Zeit, Geld und Talente verloren gehen, ist ein erster Schritt. Doch erst wenn man genau weiß, wo dies geschieht, kann man Maßnahmen ergreifen und verhindern, dass knappe Ressourcen ungenutzt verpuffen.
Ermitteln Sie einfach Ihren aktuellen Standpunkt mit unserem Tool.Bewertungsinstrument für den gesamten Prozess von der Quellenangabe bis zum Vertragsabschluss.
DerSource-to-Contract-ProzessDie Kombination aus Beschaffung, Lieferantenmanagement, Content-Management und Vertragsmanagement ist ein heikler Balanceakt.
Zum einen müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Waren und Dienstleistungen zieht, die Sie von qualifizierten Lieferanten und über genehmigte Verträge beziehen, die mithilfe der am besten geeigneten Beschaffungsmethoden zustande gekommen sind.
Andererseits müssen Entscheidungen unter Berücksichtigung einer Reihe wichtiger Faktoren abgewogen werden, beispielsweise ob der Lieferant die Vorgaben erfüllt, die Leistungsstandards einhält und über aktuelle Zertifizierungen verfügt. Falls die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, besteht das Risiko von Störungen, Kosten und Reputationsschäden.
Der Beschaffungsprozess ist jedoch komplexer und nie abgeschlossen. Einkaufsteams müssen ihren Lieferantenstamm optimieren, um die Ausgaben besser zu nutzen (gegebenenfalls neue Lieferanten gewinnen, wenn die Abdeckung begrenzt ist), den Markt regelmäßig neu testen und bei neuen Bedarfen schnell qualifizierte Lieferanten identifizieren. Lieferantenverträge müssen kontinuierlich überwacht werden. Gleichzeitig müssen die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufgebaut, gepflegt und gestärkt werden.
Vereinfacht gesagt, führt der enorme Aufwand, den Beschaffungsteams im Rahmen des Source-to-Contract-Prozesses bewältigen müssen, häufig dazu, dass etwas übersehen wird. Fehler führen zu Zeit-, Geld- und Ressourcenverschwendung, und die Behebung verursacht oft zusätzliche Kosten.
Wo soll ich mit der Suche beginnen?
Eine hilfreiche Methode, den Erfolg Ihrer aktuellen Source-to-Contract-Strategie zu bewerten, besteht darin, Ihre Prozesse anhand von Reifegraden zu vergleichen. Es gibt extreme Ausprägungen der Source-to-Contract-Praxis sowie zahlreiche dazwischenliegende Reifegrade.
Betrachten wir drei Beispiele:
- Im Beschaffungswesen ist die Durchführung von Veranstaltungen ein guter Indikator für den Reifegrad. Manche Organisationen handhaben dies eher ad hoc. Die einzelnen Abteilungen übernehmen oft die Führung, ohne dass die Beschaffungsabteilung ausreichend eingebunden ist. Die angewandten Prozesse sind mitunter uneinheitlich und wenig transparent. Ein hoher Reifegrad hingegen erfordert einen offenen Beschaffungsprozess, der standardisierten elektronischen Abläufen folgt und die Zusammenarbeit verschiedener Teams fördert.
- Im Bereich des Lieferantenmanagements kann die Kommunikation ein ressourcenintensiver Bereich sein. Es besteht ein großer Unterschied im Reifegrad zwischen Unternehmen, die täglich mit Post, E-Mail und Telefon zu kämpfen haben, und solchen, die ein Unternehmensnetzwerk nutzen.
- Im Vertragsmanagement zeigt sich ein unterschiedlicher Reifegrad beispielsweise bei der Integration von Verträgen in den Purchase-to-Pay-Prozess (P2P). Wenn Unternehmen in diesem Bereich Schwierigkeiten haben, können Einkäufer genehmigte Verträge nicht ohne Weiteres einsehen. Sobald die P2P-Integration jedoch gelungen ist, nutzen Einkäufer die vom Einkauf vorbereiteten, vorverhandelten Vereinbarungen, um Kosteneinsparungen zu realisieren.
Schmerzpunkte und ihre Ursachen
Der Reifegrad in diesen Bereichen – und vielen anderen entlang Ihrer Source-to-Contract-Prozesse – wird einen großen Einfluss auf die Ergebnisse haben.
Sie können Fragen beantworten wie beispielsweise, warum gekaufte Artikel den tatsächlichen Bedürfnissen nicht gerecht werden, wie Käufe außerhalb von Verträgen zu einem teuren Problem werden und warum sich unerwünschte Verträge automatisch verlängern, obwohl sie hätten gekündigt oder neu verhandelt werden sollen.
Wenn der Source-to-Contract-Prozess in der Praxis stark manuell und unstrukturiert abläuft, entstehen enorme Kosten durch Zeit-, Geld- und Fachkräfteverluste. Mit dem richtigen Ansatz lässt sich die Situation jedoch verbessern: Grundlegende Optimierungen bewirken bereits viel, ein strukturierterer Ansatz hilft, den Wendepunkt zu erreichen, und eine integrierte, hochautomatisierte Strategie steigert die Leistung radikal.
Nur wenn Sie die tiefgreifenden Probleme im gesamten Beschaffungsprozess angehen, können Sie zu einem schnelleren, schlankeren und intelligenteren Unternehmen werden. Mit den richtigen Werkzeugen, Prozessen und dem entsprechenden Fachwissen können Sie Ihre Leistung steigern und Ihren Gewinn deutlich erhöhen.
Führen Sie den Test selbst durch
Zu erkennen, ob im Source-to-Contract-Prozess Zeit, Geld und Talente verloren gehen, ist ein erster Schritt. Doch erst wenn man genau weiß, wo dies geschieht, kann man Maßnahmen ergreifen und verhindern, dass knappe Ressourcen ungenutzt verpuffen.
Ermitteln Sie einfach Ihren aktuellen Standpunkt mit unserem Tool.Bewertungsinstrument für den gesamten Prozess von der Quellenangabe bis zum Vertragsabschluss.