Du fournisseur au contrat : questions clés pour la transformation

Avez-vous l'intuition que votre organisation perd du temps, de l'argent et des talents dans sa manière de sélectionner, de gérer et d'exécuter ses contrats avec ses fournisseurs ? Si oui, voici une méthode simple pour vérifier votre intuition et en mesurer les conséquences.

LeProcessus de la source au contrat, qui combine l'approvisionnement, la gestion des fournisseurs, la gestion de contenu et la gestion des contrats, est un exercice d'équilibre délicat.

D’une part, vous devez veiller à ce que votre entreprise tire le meilleur parti des biens et services qu’elle achète auprès de fournisseurs qualifiés et dans le cadre de contrats approuvés, obtenus grâce aux types d’événements d’approvisionnement les plus appropriés.

Par ailleurs, les décisions doivent être prises en tenant compte de plusieurs facteurs importants, comme la conformité du fournisseur aux normes de performance et la mise à jour de ses qualifications. À défaut de réponse affirmative, il existe un risque de perturbation, de dépenses supplémentaires et d'atteinte à la réputation.

Mais le processus d'approvisionnement est plus complexe et continu. Les équipes d'achats doivent rationaliser leur base de fournisseurs afin d'optimiser leurs dépenses (en recrutant éventuellement de nouveaux fournisseurs en cas de couverture insuffisante), tester régulièrement le marché et identifier rapidement les fournisseurs qualifiés lorsque de nouveaux besoins apparaissent. Les contrats fournisseurs doivent faire l'objet d'un suivi constant. Parallèlement, il est essentiel de développer, d'entretenir et de renforcer les relations avec les fournisseurs clés.

En clair, l'étendue des tâches que les équipes d'approvisionnement doivent accomplir dans le cadre du processus d'achat, de la source au contrat, fait qu'il arrive souvent que des éléments soient négligés. Les erreurs entraînent un gaspillage de temps, d'argent et de compétences, et les corrections engendrent souvent des coûts supplémentaires.

Par où commencer les recherches ?
Pour évaluer efficacement la réussite de votre stratégie Source-to-Contract actuelle, il est utile de comparer vos processus selon leur niveau de maturité. Il existe des pratiques Source-to-Contract extrêmes, ainsi que plusieurs niveaux de maturité intermédiaires.

Prenons trois exemples :

• En matière d'approvisionnement, la capacité à organiser des événements est un bon indicateur de maturité. Certaines organisations gèrent ces événements de manière ponctuelle. Les services peuvent être aux commandes, avec peu d'implication de la direction des achats. Les processus utilisés peuvent varier d'une organisation à l'autre et manquer de transparence. À l'inverse, un niveau de maturité avancé requiert un processus d'organisation d'événements ouvert, basé sur des procédures électroniques standardisées et favorisant la collaboration entre les équipes.
• En matière de gestion des fournisseurs, la communication peut s'avérer très gourmande en ressources. Il existe un écart important de maturité entre les entreprises qui gèrent quotidiennement le courrier, les e-mails et le téléphone et celles qui utilisent un réseau professionnel.
• En matière de gestion des contrats, l'intégration de ces derniers aux processus d'achat (P2P) constitue un domaine où la maturité peut varier. Lorsque les organisations rencontrent des difficultés dans ce domaine, les acheteurs peinent à consulter les contrats approuvés. En revanche, une fois l'intégration P2P réalisée, les acheteurs peuvent s'appuyer sur les accords pré-négociés mis en place par le service Achats pour réaliser des économies.

Points sensibles et leurs causes
Le niveau de maturité dans ces domaines – et dans bien d'autres aspects de vos processus d'approvisionnement et de contractualisation – aura un impact considérable sur les résultats.

Ils peuvent expliquer des questions telles que : pourquoi les articles achetés ne répondent pas aux besoins réels ? Comment les achats hors contrat deviennent un problème coûteux ? Et pourquoi les contrats indésirables se renouvellent automatiquement alors qu’ils auraient dû être annulés ou renégociés ?

En pratique, une gestion de la chaîne d'approvisionnement trop manuelle et ponctuelle engendre des pertes considérables de temps, d'argent et de compétences. Cependant, une approche adaptée permet d'inverser la tendance : des améliorations fondamentales font toute la différence, une approche plus structurée permet de franchir un cap décisif, tandis qu'une stratégie intégrée et hautement automatisée améliore radicalement les performances.

C’est en s’attaquant aux problèmes profonds qui gangrènent le processus d’approvisionnement que vous pouvez devenir une organisation plus rapide, plus agile et plus performante. Avec les outils, les processus et l’expertise adéquats, vous pouvez optimiser vos performances et améliorer significativement votre rentabilité.

Effectuez le test vous-même
Identifier les pertes de temps, d'argent et de talents dans le processus d'approvisionnement est un premier pas. Mais comprendre précisément où elles se produisent vous permettra d'agir et d'empêcher le gaspillage de ressources précieuses.

Découvrir où vous en êtes aujourd'hui ne doit pas être long, coûteux ni perturbateur. Évaluez simplement votre situation actuelle grâce à notre outil.Outil d'évaluation de la chaîne d'approvisionnement.