Tail-Spend-Management verstehen

Der Ursprung des Begriffs „Tail-Spend“ liegt im bekannten Pareto-Prinzip – dass 80 % der Ausgaben von 20 % der Lieferanten stammen und umgekehrt 80 % der Lieferanten für 20 % der Ausgaben verantwortlich sind.

Streuausgaben fallen oft außerhalb der Kernausgabenkategorien, wo die Einsparungen größer sind und der Einkauf bereits gute Arbeit leistet. Tatsächlich variiert die Art der Streuausgaben, weist aber normalerweise eine Reihe gemeinsamer Merkmale auf:

• Große Anzahl an Kategorien.
• Ein hoher Anteil der Ausgaben verteilt sich auf mehrere Standorte.
• Lieferanten, von denen die Einkaufsabteilung noch nie zuvor gehört hat.
• Ein hoher Anteil an Verstößen gegen die Vorschriften und unkontrollierten Ausgaben führt dazu, dass das Unternehmen übermäßigen Kosten und Risiken ausgesetzt ist.
• Indirekte Ausgabenkategorien mit geringem Wert.

Der Begriff „Tail-spend-Management“ bezeichnet eine Vielzahl von Strategien, um in diesen Bereichen auch noch das letzte Einsparpotenzial auszuschöpfen.

Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten und das Einsparpotenzial?
Wenn Sie zulassen, dass Ihre Organisation diese 20 % der Gesamtausgaben mit wenig oder gar keiner Unterstützung bei der Beschaffung und mit wenig Fokus auf die große Anzahl der anfallenden Rechnungen ausgibt, wird dies natürlich zu höheren Preisen führen.

Wenn Einkauf und Finanzen die Herausforderungen jedoch gemeinsam angehen, können sie erhebliche Einsparungen erzielen, sowohl in Form reduzierter Stückpreise als auch durch Prozessverbesserungen – wodurch Geld und wertvolle Zeit freigesetzt werden.

Anders formuliert: Wenn man Ihnen sagen würde, dass Sie den Nettogewinn um 10 % steigern könnten und dafür lediglich 5 % Einsparungen in einem weitgehend unberührten Ausgabenbereich nötig wären, wären Sie daran interessiert? Natürlich wären Sie das.

Warum wird es oft ignoriert?
Die strategische Bedeutung, die den direkten Ausgaben beigemessen wird, führt dazu, dass die Randausgaben oft vernachlässigt – oder zumindest nicht genau kontrolliert – werden.

• Es gibt eine große Anzahl von Lieferanten, die mit Tailspend in Verbindung stehen, und die Vorstellung, sie alle anzugehen, kann überwältigend erscheinen.
• Die Ausgaben sind oft geringer als in den Kernkategorien, daher ist der Return on Investment für strategische Beschaffungsinitiativen in der Regel niedriger.
• Die Datentransparenz ist ein besonderes Problem. Viele Artikel werden nur selten gekauft und uneinheitlich (oder gar nicht) klassifiziert oder dem Sachkontencode „Sonstige“ zugeordnet.
• Mangelnde wirksame Kontrollen und der Kauf außerhalb von Verträgen verstärken den Teufelskreis, und da die Ausgaben gering sind, ist es schwierig, die Interessengruppen einzubinden.

Die Hauptursachen für Tail-Spending
Tail-Spend hat zwei Hauptursachen:

• Mangelnde Compliance und damit einhergehende Kostentransparenz.
• Notfallkäufe und/oder Waren oder Dienstleistungen, die nicht durch bestehende Verträge abgedeckt sind.

Das Fehlen vertraglicher Vereinbarungen, Mengenrabatte oder Unterstützung bei der Beschaffung führt zu suboptimalen Preisen und Zahlungsbedingungen.

Diese einmaligen Sondervereinbarungen, die zunehmend dazu beitragen, dass immer mehr Lieferanten im System erfasst werden, um eine drohende Rechnung abzufedern, erfordern einen erheblichen Verwaltungsaufwand.

Das Risiko kann in Extremausgabenkategorien hoch sein, wo es an Kontrolle und Transparenz mangelt.

Zu beachtende Punkte

• Ausgabentransparenz – Ermitteln Sie, was, von wem, wo und zu welchem Preis im Vergleich zum Marktwert gekauft wird. Ohne eine effektive E-Procurement-Plattform, die Ausgaben direkt an der Quelle erfasst, ist es schwierig, aussagekräftige und genaue Daten aus dem Kontenplan des Unternehmens zu gewinnen.
• Steigern Sie Ihre Kapazität für das Ausgabenmanagement – Helfen Sie Ihrem Einkaufsteam, Zeit für die Anwendung professioneller Prozesse im weiteren Verlauf des Ausgabenprozesses freizusetzen, indem Sie routinemäßige administrative Prozesse optimieren und automatisieren.
• Filterung und Neuklassifizierung – Konzentrieren Sie sich auf Rohstoffe, die in eine Kategorie mit ausreichendem Auftragsvolumen umklassifiziert werden können. Sobald die Kategorie mit dem größten Potenzial identifiziert ist, wählen Sie den passenden Beschaffungsansatz. Der Prozess lässt sich durch Automatisierung beschleunigen, beispielsweise durch standardisierte Vorlagen, RFX-Anfragen und/oder Auktionen.
• Adresskategorien mit der besten Methode bearbeiten - Methoden können beispielsweise Quick-Quote für seltene, höherwertige Einkäufe, PCards für häufige, niedrigerwertige „Vor-Ort“-Kategorien, beschaffungsunterstützter Einkauf oder sogar spezialisierte Managed Services für seltene, höherwertige Kategorien umfassen, bei denen intern keine Expertise vorhanden ist.
• Führen Sie Einkaufskontrollen ein – Verlagern Sie möglichst viele Ausgaben auf eine Purchase-to-Pay-Technologieplattform, um Prozesse zu vereinfachen und die finanzielle Kontrolle und Transparenz zu erhöhen. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Einkauf bei bevorzugten Lieferanten, Verträgen und Katalogen und gewährleisten Sie gleichzeitig die Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien und anderen Einkaufskontrollen.
• Automatisieren Sie den Rechnungseingang und die Rechnungsverarbeitung – Kategorisieren Sie Lieferanten nach Rechnungsvolumen, Rechnungskomplexität und technologischen Fähigkeiten. Reduzieren Sie anschließend den Anteil der in Papierform eingehenden und manuell zu erfassenden Rechnungen durch den Einsatz geeigneter elektronischer Erfassungsmethoden (PDF, XML, E-Mail, PO Flip, Online-Eingabe, intelligentes Scannen usw.).

Ja, es ist viel zu tun und es geht nicht von heute auf morgen. Aber Sie werden vielleicht überrascht sein, wie schnell Sie Ergebnisse sehen können.

Laden Sie das Proactis-Whitepaper herunter: Tail-Spend Management: Wie Sie Einsparungen aus den am stärksten fragmentierten 20 % der Ausgaben erzielen können.