Comprendre la gestion des dépenses résiduelles
L'origine du terme « dépenses résiduelles » réside dans le principe bien connu de Pareto : 80 % des dépenses proviennent de 20 % des fournisseurs ; et inversement, 80 % des fournisseurs représentent 20 % des dépenses.
Les dépenses indirectes se situent souvent en dehors des catégories de dépenses principales où les économies sont plus importantes et où le service des achats fonctionne déjà bien. En réalité, la nature de ces dépenses varie, mais elles présentent généralement un certain nombre de caractéristiques communes :
Quels sont les coûts réels et les économies potentielles ?
Si vous autorisez votre organisation à dépenser 20 % de ses dépenses totales avec peu ou pas de soutien à l'approvisionnement et sans trop se soucier du grand nombre de factures concernées, il est clair que cela se traduira par des prix plus élevés.
Mais si les services des achats et des finances relèvent ces défis ensemble, ils peuvent réaliser des économies importantes grâce à la réduction des prix unitaires et à l'amélioration des processus, ce qui permet de libérer de l'argent et un temps précieux.
En d'autres termes, si on vous disait que vous pourriez augmenter votre bénéfice net de 10 % en réalisant seulement 5 % d'économies sur un poste de dépenses largement inexploité, seriez-vous intéressé ? Bien sûr que oui.
Pourquoi est-ce souvent ignoré ?
L'importance stratégique accordée aux dépenses directes fait que les dépenses indirectes sont souvent négligées, ou du moins pas gérées de près.
Les dépenses résiduelles ont deux causes profondes :
Ces accords ponctuels qui contribuent à l'augmentation du nombre de fournisseurs référencés dans le système pour faire face à une facture imminente nécessitent un effort administratif considérable.
L’exposition au risque peut être élevée dans les catégories de dépenses marginales où il existe un manque de contrôle et de visibilité.
Éléments à prendre en considération
Téléchargez le livre blanc de Proactis : Gestion des dépenses indirectes : Comment réaliser des économies sur les 20 % de dépenses les plus fragmentées.
Les dépenses indirectes se situent souvent en dehors des catégories de dépenses principales où les économies sont plus importantes et où le service des achats fonctionne déjà bien. En réalité, la nature de ces dépenses varie, mais elles présentent généralement un certain nombre de caractéristiques communes :
- Un grand nombre de catégories.
- Un pourcentage élevé des dépenses est réparti sur plusieurs sites et emplacements.
- Des fournisseurs dont le service des achats n'a jamais entendu parler auparavant.
- Un pourcentage élevé de non-conformité et de dépenses non conformes expose l'entreprise à des coûts et des risques excessifs.
- Catégories de dépenses indirectes de faible valeur.
Quels sont les coûts réels et les économies potentielles ?
Si vous autorisez votre organisation à dépenser 20 % de ses dépenses totales avec peu ou pas de soutien à l'approvisionnement et sans trop se soucier du grand nombre de factures concernées, il est clair que cela se traduira par des prix plus élevés.
Mais si les services des achats et des finances relèvent ces défis ensemble, ils peuvent réaliser des économies importantes grâce à la réduction des prix unitaires et à l'amélioration des processus, ce qui permet de libérer de l'argent et un temps précieux.
En d'autres termes, si on vous disait que vous pourriez augmenter votre bénéfice net de 10 % en réalisant seulement 5 % d'économies sur un poste de dépenses largement inexploité, seriez-vous intéressé ? Bien sûr que oui.
Pourquoi est-ce souvent ignoré ?
L'importance stratégique accordée aux dépenses directes fait que les dépenses indirectes sont souvent négligées, ou du moins pas gérées de près.
- Le nombre de fournisseurs associés aux dépenses indirectes est élevé et l'idée de s'y attaquer peut sembler insurmontable.
- Le montant des dépenses est souvent inférieur à celui des catégories principales, et par conséquent, le retour sur investissement de toute initiative d'approvisionnement stratégique sera généralement plus faible.
- La visibilité des données pose un problème particulier. De nombreux articles sont achetés peu fréquemment et classés de manière incohérente (voire pas du tout) ou affectés au code comptable « Autre ».
- L'absence de contrôles efficaces et les achats hors contrat alimentent le problème, et comme le montant des dépenses est faible, il est difficile de mobiliser les parties prenantes.
Les dépenses résiduelles ont deux causes profondes :
- Manque de conformité, et donc de visibilité des dépenses.
- Achats d'urgence et/ou biens ou services non couverts par les contrats en vigueur.
Ces accords ponctuels qui contribuent à l'augmentation du nombre de fournisseurs référencés dans le système pour faire face à une facture imminente nécessitent un effort administratif considérable.
L’exposition au risque peut être élevée dans les catégories de dépenses marginales où il existe un manque de contrôle et de visibilité.
Éléments à prendre en considération
- Visibilité des dépenses : identifier les achats, les fournisseurs, les lieux et les prix par rapport à la valeur marchande. Sans plateforme d’approvisionnement électronique efficace pour suivre les dépenses à la source, il est difficile d’extraire des données pertinentes et précises du plan comptable de l’organisation.
- Augmentez votre capacité de gestion des dépenses – Aidez votre équipe d'approvisionnement à libérer du temps pour appliquer des processus professionnels « en aval » des dépenses en rationalisant et en automatisant les processus administratifs de routine.
- Filtrage et reclassement : concentrez-vous sur les produits pouvant être reclassés dans une catégorie présentant un potentiel de dépenses suffisant pour justifier l’opération. Une fois la catégorie la plus prometteuse identifiée, définissez la stratégie d’approvisionnement la plus adaptée. L’automatisation, notamment grâce à des modèles standardisés, des appels d’offres et/ou des enchères, peut accélérer le processus.
- Utilisez la méthode la plus appropriée pour traiter les différentes catégories d'achats : les méthodes peuvent inclure un devis rapide pour les achats peu fréquents et de valeur élevée, des cartes d'achat pour les catégories fréquentes et de faible valeur « sur le terrain », l'achat assisté par le service des achats, ou même un service de gestion spécialisé pour les catégories peu fréquentes et de valeur élevée pour lesquelles l'expertise n'est pas disponible en interne.
- Mettez en place des contrôles d'achat : centralisez un maximum de dépenses sur une plateforme technologique dédiée aux achats afin de simplifier les processus et d'améliorer le contrôle et la visibilité financiers. Facilitez les achats de vos collaborateurs auprès de vos fournisseurs privilégiés, via les contrats et les catalogues, tout en garantissant le respect des politiques d'autorisation et autres contrôles d'achat.
- Automatisez la réception et le traitement des factures : catégorisez les fournisseurs selon le volume et la complexité des factures, ainsi que leurs capacités technologiques. Réduisez ensuite le pourcentage de factures reçues au format papier et nécessitant une saisie manuelle en appliquant des méthodes de capture électronique appropriées (PDF, XML, e-mail, PO Flip, saisie en ligne, numérisation intelligente, etc.).
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