De oorsprong van de term "tail-spend" ligt in het bekende Pareto-principe: 80% van de uitgaven komt van 20% van de leveranciers, en omgekeerd, 80% van de leveranciers is verantwoordelijk voor 20% van de uitgaven.
Tail-spend valt vaak buiten de kernuitgavencategorieën waar de besparingen groter zijn en waar de inkoopafdeling al goed werk levert. De aard van tail-spend varieert, maar vertoont doorgaans een aantal gemeenschappelijke kenmerken:
Wat zijn de werkelijke kosten en potentiële besparingen?
Als u uw organisatie toestaat om die 20% van de totale uitgaven te besteden met weinig of geen ondersteuning op het gebied van inkoop en met weinig aandacht voor het grote aantal facturen dat ermee gemoeid is, zal dat uiteraard leiden tot hogere prijzen.
Maar als Inkoop en Financiën de uitdagingen samen aanpakken, kunnen ze aanzienlijke besparingen realiseren, zowel in de vorm van lagere eenheidsprijzen als procesverbeteringen. Beide zorgen voor meer geld en waardevolle tijd.
Anders gezegd: als u te horen kreeg dat u de nettowinst met 10% kon verhogen door slechts 5% te besparen op een grotendeels ongewijzigd uitgavengebied, zou u dan geïnteresseerd zijn? Natuurlijk wel.
Waarom wordt het vaak genegeerd?
Door het strategische belang dat aan directe uitgaven wordt gehecht, worden indirecte uitgaven vaak genegeerd - of in ieder geval niet nauwlettend beheerd.
Tail-spend heeft twee hoofdoorzaken:
Die eenmalige speciale deals, die er steeds meer toe bijdragen dat er via het systeem een beroep wordt gedaan op een leverancier om een dreigende factuur af te handelen, vergen aanzienlijke administratieve inspanningen.
In de zogenaamde 'tail-spend'-categorieën, waar weinig controle en inzicht is, kan het risico hoog zijn.
Punten om te overwegen
Download de whitepaper van Proactis: Tail-Spend Management: Hoe u besparingen kunt realiseren in de meest gefragmenteerde 20% van uw uitgaven.
Tail-spend valt vaak buiten de kernuitgavencategorieën waar de besparingen groter zijn en waar de inkoopafdeling al goed werk levert. De aard van tail-spend varieert, maar vertoont doorgaans een aantal gemeenschappelijke kenmerken:
- Een groot aantal categorieën.
- Een groot percentage van de uitgaven is verdeeld over meerdere websites en locaties.
- Leveranciers waar de inkoopafdeling nog nooit van heeft gehoord.
- Een hoog percentage niet-naleving en eigenzinnige uitgaven stelt het bedrijf bloot aan extra kosten en risico's.
- Indirecte uitgavencategorieën met een lage waarde.
Wat zijn de werkelijke kosten en potentiële besparingen?
Als u uw organisatie toestaat om die 20% van de totale uitgaven te besteden met weinig of geen ondersteuning op het gebied van inkoop en met weinig aandacht voor het grote aantal facturen dat ermee gemoeid is, zal dat uiteraard leiden tot hogere prijzen.
Maar als Inkoop en Financiën de uitdagingen samen aanpakken, kunnen ze aanzienlijke besparingen realiseren, zowel in de vorm van lagere eenheidsprijzen als procesverbeteringen. Beide zorgen voor meer geld en waardevolle tijd.
Anders gezegd: als u te horen kreeg dat u de nettowinst met 10% kon verhogen door slechts 5% te besparen op een grotendeels ongewijzigd uitgavengebied, zou u dan geïnteresseerd zijn? Natuurlijk wel.
Waarom wordt het vaak genegeerd?
Door het strategische belang dat aan directe uitgaven wordt gehecht, worden indirecte uitgaven vaak genegeerd - of in ieder geval niet nauwlettend beheerd.
- Er is een groot aantal leveranciers betrokken bij zogenaamde 'tail-spend', en het idee om hiermee om te gaan kan overweldigend lijken.
- De uitgaven liggen vaak lager dan bij de kerncategorieën, waardoor het rendement op investering voor strategische inkoopinitiatieven doorgaans ook lager is.
- De zichtbaarheid van gegevens is een specifiek probleem. Veel artikelen worden slechts zelden aangeschaft en inconsistent (of helemaal niet) geclassificeerd of toegewezen aan de grootboekcode "Overig".
- Het gebrek aan effectieve controles en aankopen buiten contract om versterken de negatieve spiraal, en omdat de uitgaven laag zijn, is het lastig om belanghebbenden te betrekken.
Tail-spend heeft twee hoofdoorzaken:
- Gebrek aan naleving, en daardoor gebrek aan inzicht in de uitgaven.
- Noodaankopen en/of goederen of diensten die niet onder lopende contracten vallen.
Die eenmalige speciale deals, die er steeds meer toe bijdragen dat er via het systeem een beroep wordt gedaan op een leverancier om een dreigende factuur af te handelen, vergen aanzienlijke administratieve inspanningen.
In de zogenaamde 'tail-spend'-categorieën, waar weinig controle en inzicht is, kan het risico hoog zijn.
Punten om te overwegen
- Inzicht in uitgaven - Krijg inzicht in wat er wordt gekocht, van wie, waar en voor welk bedrag in vergelijking met de marktwaarde. Zonder een effectief e-procurementplatform dat uitgaven direct registreert, kan het lastig zijn om zinvolle en accurate gegevens uit het grootboek van de organisatie te halen.
- Vergroot uw capaciteit voor uitgavenbeheer - Help uw inkoopteam tijd vrij te maken voor professionele processen verderop in het uitgaventraject door routinematige administratieve processen te stroomlijnen en te automatiseren.
- Filteren en herclassificeren - Richt u op grondstoffen die kunnen worden heringedeeld in een categorie met voldoende bestedingsmogelijkheden om de investering de moeite waard te maken. Zodra de categorie met de grootste kansen is geïdentificeerd, bepaalt u de juiste inkoopstrategie. U kunt het proces versnellen met automatisering, zoals gestandaardiseerde sjablonen, RFX en/of veilingen.
- Pak de categorieën aan met de meest geschikte methode . Mogelijke methoden zijn onder andere Quick-Quote voor incidentele aankopen met een hoge waarde, PCards voor frequente aankopen met een lagere waarde die 'in het veld' plaatsvinden, inkoopondersteuning of zelfs gespecialiseerde beheerde diensten voor incidentele aankopen met een hoge waarde waarvoor de expertise intern niet beschikbaar is.
- Stel inkoopcontroles in - Stuur zoveel mogelijk uitgaven via een inkoop-tot-betalingsplatform om processen te vereenvoudigen en de financiële controle en transparantie te vergroten. Maak het voor medewerkers gemakkelijk om bij voorkeursleveranciers, contracten en catalogi in te kopen, terwijl tegelijkertijd de naleving van autorisatiebeleid en andere inkoopcontroles wordt gewaarborgd.
- Automatiseer de ontvangst en verwerking van facturen - Categoriseer leveranciers op basis van factuurvolume, factuurcomplexiteit en technologische mogelijkheden. Verlaag vervolgens het percentage facturen dat in papieren vorm wordt ontvangen en handmatig moet worden ingevoerd door geschikte elektronische factuurverwerkingsmethoden toe te passen (PDF, XML, e-mail, PO Flip, online invoer, intelligent scannen, enz.).
Download de whitepaper van Proactis: Tail-Spend Management: Hoe u besparingen kunt realiseren in de meest gefragmenteerde 20% van uw uitgaven.