Sollten Sie wirklich eine Beschaffung auf Weltklasseniveau anstreben?

Von Peter Smith, Geschäftsführer von Procurement Excellence Ltd. und ehemaliger Chefredakteur von Spend Matters UK/Europe

Nachdem wir kürzlich mit dem Proactis-Team mögliche Themen besprochen hatten, wollten wir uns in diesem Artikel auf etwas konzentrieren, das zukunftsweisend ist und gleichzeitig praktische Ratschläge bietet, die jedem Einkäufer heute helfen können. Denn viele Organisationen tun sich immer noch schwer mit den grundlegenden Prinzipien einer guten Beschaffung. Es bringt nichts, sich in visionären Gedankenspielen zu verlieren. Blockchain Ideen sind oft hilfreich, wenn man nicht genau weiß, wie viel man bei wichtigen Lieferanten oder Stakeholdern ausgibt, und erst dann die Beschaffung einbezieht, wenn es zu spät ist, noch Mehrwert zu schaffen. Deshalb werde ich in meinem Vortrag versuchen, ein Gleichgewicht zwischen zukunftsorientiertem und handlungsorientiertem Denken herzustellen.

Das hat mich zum Nachdenken darüber angeregt, wie Unternehmen ihre Vision (und pragmatischere Ziele und Pläne) im Hinblick auf ihre Erwartungen an den Einkauf entwickeln und festlegen sollten. Denn für kleine bis mittelständische Unternehmen – mit einem jährlichen Budget von vielleicht 10 bis 50 Millionen Pfund – und einem Einkaufsteam von nur 5 bis 10 Mitarbeitern ist es sinnlos zu sagen: „Wir wollen führende Experten im Category Management werden.“ Ihnen fehlen schlicht die Ressourcen, um umfassendes Category-Management-Know-how aufzubauen, und Sie werden den Finanzchef niemals davon überzeugen können, Ihnen die dafür notwendigen 30 oder 40 Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen!

Für die meisten Organisationen wäre der Versuch, in jedem Bereich der Beschaffung „Weltklasse“ zu werden, reine Zeit-, Energie- und Ressourcenverschwendung. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wesentliche, auf das, was den größten Nutzen bringt (und, ich möchte mit einem Augenzwinkern hinzufügen: Es hilft, wenn dies auch für das Topmanagement sichtbar ist!). Ich befürworte ambitionierte Ziele, aber Ihre Pläne müssen realistisch sein.realistischUndgeeignetDie

Hier sind also 4 Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie darüber nachdenken, wie hoch Sie Ihre Ziele ansetzen und auf welche konkreten Ziele Sie sich im Rahmen dieses Beschaffungsprozesses konzentrieren möchten:

1. Die Größe spielt leider eine Rolle ! Die Größe des Unternehmens und die Höhe der Ausgaben für externe Dienstleistungen wirken sich direkt auf die Investitionen aus, die das Unternehmen in die Beschaffung tätigt. Ich halte nichts von Richtlinien von Analysten und sogar der Regierung, die besagen, dass man für je 20 Millionen Pfund Ausgaben einen Beschaffungsexperten haben sollte – oder welchen Wert man auch immer verwendet. Es muss schließlich Skaleneffekte geben: Ein Unternehmen, das 1 Milliarde Pfund ausgibt, sollte nicht zehnmal so viele Beschaffungsmitarbeiter benötigen wie eines mit 100 Millionen Pfund. Solche Empfehlungen sollte man also mit Vorsicht genießen. Sofern man nicht eine gewisse (große) Größe erreicht hat, kann man einfach nicht erwarten, über die nötigen Ressourcen zu verfügen, um in allen Bereichen der Beschaffung exzellent zu sein.
2. Verstehen Sie die entscheidende Bedeutung der Beschaffung für Ihr Unternehmen – und diese geht weit über die reine Höhe der Ausgaben hinaus. Ein Unternehmen, das auf ein Netzwerk strategischer Lieferanten und Subunternehmer angewiesen ist, die für die Kernaktivitäten in vielen verschiedenen Bereichen unerlässlich sind, sollte bereit sein, mehr in die Beschaffung zu investieren als ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter eine größere Rolle spielen und sich die Beschaffung möglicherweise auf grundlegende Rohstoffe und Unterstützungsleistungen konzentriert.
3. Die Breite des Beschaffungsportfolios ist ein weiterer wichtiger Punkt. Kaufen Sie eine breite Palette verschiedener Waren und Dienstleistungen? Oder machen die zehn wichtigsten Artikel 95 % der Gesamtausgaben aus? Dieses Kriterium gibt eher Aufschluss über Ihre Schwerpunkte als über Ihren Ehrgeiz. Im Extremfall muss ein Rohstoffhandelsunternehmen im Einkauf von Kakao, Öl oder dem jeweiligen Spezialgebiet wirklich exzellent sein. Es muss nicht unbedingt „weltweit führend“ im Einsatz von KI für den geführten Einkauf, die Beschaffung in Niedriglohnländern oder das strategische Beziehungsmanagement sein. Eine Organisation, die eine breite Palette von Waren und Dienstleistungen kauft, insbesondere wenn viele davon strategisch wichtig sind (siehe Punkt 2), sollte diese umfassenderen Kompetenzen in Betracht ziehen.
4. Unterstützung von der Führungsebene – die drei vorherigen Punkte helfen Ihnen, Ihre Ziele zu definieren, doch dieser letzte Punkt beeinflusst Ihre Erfolgsaussichten. Jede Weiterentwicklung oder Transformation des Einkaufs erfordert Ressourcen und die Bereitschaft, Dinge anders anzugehen – nicht nur die Einkaufsmitarbeiter, sondern auch Stakeholder im gesamten Unternehmen. Wie wahrscheinlich ist es also, dass Sie die notwendige Unterstützung des Top-Managements erhalten, um diese Veränderung zu erreichen? Ohne diese Unterstützung scheitert ambitionierte Veränderung fast immer.

Unsere Botschaft lautet also: Es ist nicht für jedes Unternehmen angebracht, eine „weltklasse“, „innovative“ oder „marktführende“ Beschaffungsleistung anzustreben. Überlegen Sie realistisch, was Sie angesichts Ihrer Größe und der Bedeutung der Beschaffung für Ihr Unternehmen tun können. Wägen Sie ab, wie viel Unterstützung Sie für Veränderungen erhalten werden; falls diese nicht vorhanden ist, müssen Sie daran arbeiten, bevor Sie zu ambitionierte Ziele verfolgen. Konzentrieren Sie sich dann gezielt auf Bereiche, die …WirklichDie Beschaffungsleistung verbessern, aber sich nicht zu viel vornehmen.