Schnelle Renditen durch Beschaffungsentwicklung erzielen

Von Ilija Ugrinic, UK Market Director bei Proactis

Wie alle Geschäftsprozesse unterliegt auch der Einkauf einem ständigen Wandel. Der Erfolg basiert dabei auf einer intelligenten Digitalstrategie. Ähnlich wie bei traditionellen Geschäftsstrategien geht es auch bei der Digitalisierung darum, kluge Investitionsentscheidungen zu treffen, um Wettbewerbsvorteile, Wachstum, Gewinn und Wert zu maximieren – und diese dann effektiv umzusetzen.

Insbesondere der Beschaffungsprozess, der die Suche nach Lieferanten, das Lieferantenmanagement und das Vertragsmanagement vereint, ist ein heikler Balanceakt.

Einerseits müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den von qualifizierten Lieferanten und über genehmigte Verträge erworbenen Waren und Dienstleistungen zieht, die mithilfe geeigneter Beschaffungsmethoden zustande gekommen sind. Andererseits müssen Entscheidungen anhand einer Reihe wichtiger Faktoren abgewogen werden, beispielsweise ob der Lieferant die geltenden Vorschriften einhält, Leistungsstandards erfüllt und über aktuelle Zertifizierungen verfügt.

Wo soll ich mit der Suche beginnen?
Überlegen Sie, wo Sie heute stehen. Beginnen Sie mit manuellen Prozessen? Das ist in Ordnung, denn es ist ein Anfang. Nutzen Sie bereits ein ERP-System für die Bestellabwicklung? Auch das ist gut, denn Sie beginnen damit den Weg zur Automatisierung.

Eine hilfreiche Methode, um den Erfolg oder Misserfolg Ihrer aktuellen Beschaffungsstrategie zu beurteilen, besteht darin, Ihre Prozesse anhand von Reifegraden zu vergleichen. Unabhängig davon, wo Sie sich bei der Entwicklung der Vision Ihres Unternehmens für das Ausgabenmanagement befinden, gibt es mit ziemlicher Sicherheit Dinge, die Sie tun können, um die Effektivität zu verbessern.

• Erhöhung der Beschaffungskapazität.
• Mehr Talente im Beschaffungswesen aufbauen.
• Standardisierung auf bewährte Beschaffungsmethoden.
• Transparenz und Reproduzierbarkeit verbessern.

Betrachten wir drei Beispiele.

• Im Beschaffungswesen ist die Durchführung von Veranstaltungen ein guter Indikator für den Reifegrad. Manche Organisationen handhaben dies eher ad hoc. Die einzelnen Abteilungen übernehmen oft die Führung, ohne dass die Beschaffungsabteilung ausreichend eingebunden ist. Die angewandten Prozesse sind mitunter uneinheitlich und wenig transparent. Ein hoher Reifegrad hingegen erfordert einen offenen Beschaffungsprozess, der standardisierten elektronischen Abläufen folgt und die Zusammenarbeit verschiedener Teams fördert.
• Im Bereich des Lieferantenmanagements kann die Kommunikation ein ressourcenintensiver Bereich sein. Es besteht ein großer Unterschied im Reifegrad zwischen Unternehmen, die täglich mit Post, E-Mail und Telefon zu kämpfen haben, und solchen, die ein geeignetes Netzwerk nutzen.
• Im Vertragsmanagement zeigt sich ein unterschiedlicher Reifegrad beispielsweise bei der Integration von Verträgen in die Beschaffungsprozesse (Procure-to-Pay, P2P) . Wenn Unternehmen in diesem Bereich Schwierigkeiten haben, können Einkäufer genehmigte Verträge nicht ohne Weiteres einsehen. Sobald die P2P-Integration jedoch gelungen ist, können Einkäufer die von der Beschaffungsabteilung erstellten, vorab ausgehandelten Vereinbarungen nutzen, um Kosteneinsparungen zu erzielen.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie das Wissen um den eigenen Standpunkt dabei helfen kann, die nächsten Schritte und deren Zeitpunkt zu planen. Es geht nicht einfach darum, Technologie einzusetzen und auf eine Wunderlösung zu hoffen, die über Nacht zum Erfolg führt. Die eigene Leistungsfähigkeit hängt von den zugrunde liegenden Prozessen ab, und Technologie ist lediglich das Hilfsmittel, das diesen Prozess ermöglicht.

Wird die Beschaffung weitgehend manuell und unstrukturiert abgewickelt, entstehen enorme Kosten durch Zeit- und Geldverlust. Mit dem richtigen Ansatz lässt sich die Situation jedoch verbessern: Grundlegende Verbesserungen bewirken viel, ein strukturierterer Ansatz hilft, den Wendepunkt zu erreichen, und eine integrierte, hochautomatisierte Strategie steigert die Leistung grundlegend.

Progressive Evolution – sie muss nicht sofort erfolgen.
Die Aussicht auf eine umfassende Transformation des Beschaffungswesens mag zunächst abschreckend wirken, doch in Wirklichkeit kann die Weiterentwicklung Ihrer Beschaffungsfunktion ein schrittweiser Prozess sein, der in kleinere Projekte unterteilt ist, die klar definierte Schwachstellen adressieren und schnell umgesetzt werden können, um eine rasche Realisierung der Vorteile bei minimalen Störungen zu ermöglichen.

Anbieter wie Proactis arbeiten eng mit Organisationen zusammen, um deren Bedürfnisse und dringende Probleme zu verstehen und gemeinsam mit ihnen eine Lösung zu entwickeln. Dies kann entweder als Komplettlösung oder in Form mehrerer geplanter, schrittweiser Transformationsprozesse erfolgen. Dadurch wird der Prozess nicht nur besser steuerbar, sondern auch sichergestellt, dass die Lösung nachhaltig implementiert und optimal genutzt wird.

Ihre direkten Maßnahmen beinhalten den Einsatz technologiebasierter Geschäftsmodelle wie denen von Proactis. Technologie ist jedoch nur der Wegbereiter. Die richtige Lösung und der richtige Anbieter führen zum Erfolg. Suchen Sie nach Organisationen, die Ihnen zuhören, Ihre aktuelle Situation verstehen, Ihre Ziele erkennen und Sie in den kommenden Jahren auf diesem integrierten Weg begleiten. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre gegenwärtigen Herausforderungen und überlegen Sie, was Sie jetzt benötigen. Vermeiden Sie den Irrglauben: „Alle reden über KI, also brauche ich auch KI.“ Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse und finden Sie heraus, welche Tools Ihre Anforderungen heute und in Zukunft erfüllen.

Ich wäre sehr daran interessiert, mit Ihnen darüber zu sprechen, wo Sie sich in Ihrer Beschaffungsentwicklung befinden und wie Proactis Sie dabei unterstützen kann, unabhängig von Ihren Anforderungen.Bitte schreiben Sie mir eine Nachricht.Die