Door Ilija Ugrinic, marktdirecteur Verenigd Koninkrijk bij Proactis
Net als alle bedrijfsprocessen is ook inkoop voortdurend in ontwikkeling. Het succes hiervan berust op een slimme digitale strategie. Net als bij traditionele bedrijfsstrategieën draait digitalisering om het maken van verstandige investeringskeuzes om het concurrentievoordeel, de groei, de winst en de waarde te maximaliseren – en deze vervolgens effectief te implementeren.
Het inkoopproces in het bijzonder, dat het zoeken naar leveranciers, het beheren van leveranciers en het beheren van contracten omvat, is een delicate evenwichtsoefening.
Enerzijds moet u ervoor zorgen dat uw organisatie de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt voor de goederen en diensten die u koopt van gekwalificeerde leveranciers en via goedgekeurde contracten, verkregen via de meest geschikte inkoopmethoden. Anderzijds moeten beslissingen worden afgewogen tegen een reeks belangrijke factoren, zoals of de leverancier voldoet aan de regelgeving en prestatienormen en of hij over de meest actuele kwalificaties beschikt.
Waar moet ik beginnen met zoeken?
Bedenk waar u zich nu bevindt. Begint u vanuit een handmatig punt? Dat is prima, want het is een beginpunt. Heeft u inkooporders geïmplementeerd via een ERP-systeem? Ook dat is goed, want u begint aan een traject richting automatisering.
Een nuttige manier om het succes van uw huidige inkoopstrategie te beoordelen, is door uw processen te benchmarken op basis van 'volwassenheidsniveaus'. Maar ongeacht waar u zich bevindt in de ontwikkeling van de visie van uw organisatie op uitgavenbeheer, weet u vrijwel zeker dat er zaken zijn die u kunt doen om de effectiviteit te verbeteren.
Wanneer inkoop op een zeer handmatige en ad-hoc manier wordt beheerd, zullen de gevolgen extreem kostbaar zijn in termen van verloren tijd en geld. Maar met de juiste aanpak kan het tij gekeerd worden: eenvoudige verbeteringen zullen een groot verschil maken, een meer gestructureerde aanpak zal helpen om het tij te keren, terwijl een geïntegreerde en sterk geautomatiseerde strategie de prestaties radicaal zal verbeteren.
Geleidelijke evolutie – het hoeft niet meteen te gebeuren.
Het vooruitzicht van een grootschalige transformatie van uw inkoopafdeling kan behoorlijk ontmoedigend zijn, maar in werkelijkheid kan de volwassenwording van uw inkoopfunctie een geleidelijk proces zijn, opgedeeld in kleinere projecten die zich richten op duidelijk omschreven pijnpunten en snel kunnen worden geïmplementeerd om snelle realisatie van voordelen mogelijk te maken met minimale verstoring.
Leveranciers zoals Proactis werken samen met organisaties om hun behoeften en directe problemen in kaart te brengen, en leveren vervolgens samen met hen een oplossing voor dat probleem. Dit kan in één keer gebeuren, of in een reeks stapsgewijze, geplande transformatiestappen. Dit maakt het proces niet alleen beter beheersbaar, maar zorgt er ook voor dat de oplossing wordt geïmplementeerd en optimaal wordt benut.
De acties die u direct onderneemt, zullen gebruikmaken van technologiegedreven bedrijfsmodellen zoals die van Proactis. Maar technologie is slechts de facilitator. Het vinden van de juiste oplossing en de juiste leverancier leidt tot succes. Zoek naar organisaties die luisteren naar uw huidige situatie, begrijpen waar u naartoe wilt en u de komende jaren zullen begeleiden op die geïntegreerde reis. De eerste stap is om uw huidige pijnpunten in kaart te brengen en te bedenken wat u nu nodig hebt. Trap niet in de valkuil van: "iedereen heeft het over AI, dus ik heb AI ook nodig." Kijk naar wat u nodig hebt en begrijp welke tools u vandaag en in de toekomst van dienst kunnen zijn.
Ik zou graag met u bespreken waar u zich bevindt in uw inkoopontwikkeling en hoe Proactis met u kan samenwerken, ongeacht uw specifieke behoeften.Stuur me gerust een berichtje..
Net als alle bedrijfsprocessen is ook inkoop voortdurend in ontwikkeling. Het succes hiervan berust op een slimme digitale strategie. Net als bij traditionele bedrijfsstrategieën draait digitalisering om het maken van verstandige investeringskeuzes om het concurrentievoordeel, de groei, de winst en de waarde te maximaliseren – en deze vervolgens effectief te implementeren.
Het inkoopproces in het bijzonder, dat het zoeken naar leveranciers, het beheren van leveranciers en het beheren van contracten omvat, is een delicate evenwichtsoefening.
Enerzijds moet u ervoor zorgen dat uw organisatie de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt voor de goederen en diensten die u koopt van gekwalificeerde leveranciers en via goedgekeurde contracten, verkregen via de meest geschikte inkoopmethoden. Anderzijds moeten beslissingen worden afgewogen tegen een reeks belangrijke factoren, zoals of de leverancier voldoet aan de regelgeving en prestatienormen en of hij over de meest actuele kwalificaties beschikt.
Waar moet ik beginnen met zoeken?
Bedenk waar u zich nu bevindt. Begint u vanuit een handmatig punt? Dat is prima, want het is een beginpunt. Heeft u inkooporders geïmplementeerd via een ERP-systeem? Ook dat is goed, want u begint aan een traject richting automatisering.
Een nuttige manier om het succes van uw huidige inkoopstrategie te beoordelen, is door uw processen te benchmarken op basis van 'volwassenheidsniveaus'. Maar ongeacht waar u zich bevindt in de ontwikkeling van de visie van uw organisatie op uitgavenbeheer, weet u vrijwel zeker dat er zaken zijn die u kunt doen om de effectiviteit te verbeteren.
- Verhoog de inkoopcapaciteit.
- Ontwikkel meer talent op het gebied van inkoop.
- Standaardiseer de beste inkooppraktijken.
- Verbeter de transparantie en herhaalbaarheid.
- Binnen sourcing is het organiseren van evenementen een goede indicator voor de mate van volwassenheid. Sommige organisaties pakken dit ad hoc aan. Afdelingen hebben dan vaak de leiding, met weinig betrokkenheid van de inkoopafdeling. De processen die telkens worden gebruikt, kunnen inconsistent zijn en weinig transparantie bieden. Een geavanceerdere mate van volwassenheid vereist daarentegen een open sourcing-evenementproces dat gebruikmaakt van gestandaardiseerde elektronische procedures en samenwerking tussen teams bevordert.
- Op het gebied van leveranciersmanagement kan communicatie een enorme bron van middelen zijn. Er is een groot verschil in volwassenheidsniveau tussen bedrijven die dagelijks worstelen met post, e-mail en telefoon, en bedrijven die gebruikmaken van een geschikt netwerk.
- Bij contractbeheer kan de mate van volwassenheid variëren, met name wat betreft de integratie van contracten met het inkoop-tot-betalingsproces (P2P) . Wanneer organisaties op dit gebied moeite hebben, kunnen inkopers goedgekeurde contracten niet gemakkelijk inzien. Zodra de P2P-integratie echter is gerealiseerd, kunnen inkopers gebruikmaken van vooraf overeengekomen afspraken die door de inkoopafdeling zijn opgesteld om kosten te besparen.
Wanneer inkoop op een zeer handmatige en ad-hoc manier wordt beheerd, zullen de gevolgen extreem kostbaar zijn in termen van verloren tijd en geld. Maar met de juiste aanpak kan het tij gekeerd worden: eenvoudige verbeteringen zullen een groot verschil maken, een meer gestructureerde aanpak zal helpen om het tij te keren, terwijl een geïntegreerde en sterk geautomatiseerde strategie de prestaties radicaal zal verbeteren.
Geleidelijke evolutie – het hoeft niet meteen te gebeuren.
Het vooruitzicht van een grootschalige transformatie van uw inkoopafdeling kan behoorlijk ontmoedigend zijn, maar in werkelijkheid kan de volwassenwording van uw inkoopfunctie een geleidelijk proces zijn, opgedeeld in kleinere projecten die zich richten op duidelijk omschreven pijnpunten en snel kunnen worden geïmplementeerd om snelle realisatie van voordelen mogelijk te maken met minimale verstoring.
Leveranciers zoals Proactis werken samen met organisaties om hun behoeften en directe problemen in kaart te brengen, en leveren vervolgens samen met hen een oplossing voor dat probleem. Dit kan in één keer gebeuren, of in een reeks stapsgewijze, geplande transformatiestappen. Dit maakt het proces niet alleen beter beheersbaar, maar zorgt er ook voor dat de oplossing wordt geïmplementeerd en optimaal wordt benut.
De acties die u direct onderneemt, zullen gebruikmaken van technologiegedreven bedrijfsmodellen zoals die van Proactis. Maar technologie is slechts de facilitator. Het vinden van de juiste oplossing en de juiste leverancier leidt tot succes. Zoek naar organisaties die luisteren naar uw huidige situatie, begrijpen waar u naartoe wilt en u de komende jaren zullen begeleiden op die geïntegreerde reis. De eerste stap is om uw huidige pijnpunten in kaart te brengen en te bedenken wat u nu nodig hebt. Trap niet in de valkuil van: "iedereen heeft het over AI, dus ik heb AI ook nodig." Kijk naar wat u nodig hebt en begrijp welke tools u vandaag en in de toekomst van dienst kunnen zijn.
Ik zou graag met u bespreken waar u zich bevindt in uw inkoopontwikkeling en hoe Proactis met u kan samenwerken, ongeacht uw specifieke behoeften.Stuur me gerust een berichtje..