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Procure-to-Pay: der strategische Dreh- und Angelpunkt, der Finanzen, Beschaffung und das gesamte Unternehmen verbindet
Procure-to-Pay: der strategische Dreh- und Angelpunkt, der Finanzen, Beschaffung und das gesamte Unternehmen verbindet
Von Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, Geschäftsführer von FSN und Leiter des Modern Finance Forum auf LinkedIn
Der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P) wurde lange Zeit als rein transaktionsorientierter Prozess betrachtet. Die meisten Verbesserungsinitiativen konzentrierten sich fast ausschließlich auf die Automatisierung, um die durchgängige Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Auftragsabgleich und Zahlung zu ermöglichen. Doch mit technologischen Fortschritten, insbesondere der breiteren Integration cloudbasierter ERP- und Beschaffungssysteme, weitet P2P seine Reichweite unternehmensweit aus und eröffnet neue Möglichkeiten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen. Diese Ansicht wird durch die FSN-Studie „Die Zukunft der Analytik im Finanzwesen*“ aus dem Jahr 2020 gestützt, die den strategischen Wert von P2P für das Performance-Management von Unternehmen hervorhob.
Historisch gesehen war die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ein zentraler Bestandteil der P2P-Funktionalität. Sie ermöglichte die fehlerfreie Rechnungsstellung, reduzierte den Papieraufwand und die Fehlerkorrektur. Zudem verbesserte sie das Kontrollumfeld, beispielsweise durch die Sicherstellung, dass Rechnungen nur mit einer autorisierten Bestellung bezahlt werden können und die Zahlungszuordnung vollständig und korrekt ist. All dies verringerte das Betrugs- und Fehlerrisiko und führte in Kombination mit einem modernen ERP-System zu einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit und gesteigerter Prozesseffizienz.
Moderne Finanzabteilungen erkennen jedoch zunehmend den Wert von P2P-Lösungen, der weit über die reine Transaktionsverarbeitung hinausgeht. Intelligente CFOs wissen, dass sie das in vollautomatisierten Kreditorenbuchhaltungssystemen verborgene Informationspotenzial nutzen können, um eine Vielzahl strategischer Ziele und Entscheidungen voranzutreiben.
Der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P) wurde lange Zeit als rein transaktionsorientierter Prozess betrachtet. Die meisten Verbesserungsinitiativen konzentrierten sich fast ausschließlich auf die Automatisierung, um die durchgängige Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Auftragsabgleich und Zahlung zu ermöglichen. Doch mit technologischen Fortschritten, insbesondere der breiteren Integration cloudbasierter ERP- und Beschaffungssysteme, weitet P2P seine Reichweite unternehmensweit aus und eröffnet neue Möglichkeiten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen. Diese Ansicht wird durch die FSN-Studie „Die Zukunft der Analytik im Finanzwesen*“ aus dem Jahr 2020 gestützt, die den strategischen Wert von P2P für das Performance-Management von Unternehmen hervorhob.
Historisch gesehen war die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ein zentraler Bestandteil der P2P-Funktionalität. Sie ermöglichte die fehlerfreie Rechnungsstellung, reduzierte den Papieraufwand und die Fehlerkorrektur. Zudem verbesserte sie das Kontrollumfeld, beispielsweise durch die Sicherstellung, dass Rechnungen nur mit einer autorisierten Bestellung bezahlt werden können und die Zahlungszuordnung vollständig und korrekt ist. All dies verringerte das Betrugs- und Fehlerrisiko und führte in Kombination mit einem modernen ERP-System zu einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit und gesteigerter Prozesseffizienz.
Moderne Finanzabteilungen erkennen jedoch zunehmend den Wert von P2P-Lösungen, der weit über die reine Transaktionsverarbeitung hinausgeht. Intelligente CFOs wissen, dass sie das in vollautomatisierten Kreditorenbuchhaltungssystemen verborgene Informationspotenzial nutzen können, um eine Vielzahl strategischer Ziele und Entscheidungen voranzutreiben.
Die Beschaffung ist eine relativ ungenutzte Quelle wertvoller Informationen, die durch einen ausgereiften P2P-Prozess erschlossen werden kann. In der Vergangenheit konzentrierte sich die Beschaffung auf die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, beispielsweise um sicherzustellen, dass Waren und Dienstleistungen ausschließlich von autorisierten Lieferanten bezogen werden und die Ausgaben den Ausgabenrichtlinien und -limits entsprechen. Doch die Beschaffung birgt einen wahren Informationsschatz, der strategische Aspekte wie die Zuverlässigkeit und Diversität der Lieferkette sowie die strategische Bedeutung und den Ausbau von Lieferantenbeziehungen maßgeblich beeinflussen kann. In der Zeit nach der Covid-Pandemie ist Unternehmen die Notwendigkeit, der Lieferkette und der Lieferantenleistung mehr Aufmerksamkeit zu schenken, nur allzu bewusst.
Die Abstimmung von Angebot und prognostizierter Nachfrage stellt eine ständige Herausforderung dar, und Unternehmen müssen flexibel und reaktionsschnell auf beide Seiten reagieren. Beschaffungsdaten (Mengen, Lieferungen, Bezugsquellen und Alternativen) müssen entsprechend den Absatzprognosen geplant werden, mitunter über sehr lange Zeiträume, abhängig von der Branche. Engpässe und Verzögerungen können die Rentabilität und strategische Entscheidungen erheblich beeinträchtigen. Integrierte Geschäftsplanung (IBP), d. h. die Verknüpfung von operativen Daten, beispielsweise aus Beschaffungs- und Vertriebssystemen, mit Finanzplänen, ist zunehmend entscheidend, um die Zuverlässigkeit sowohl kurzfristiger Prognosen als auch langfristiger Planungsszenarien zu beurteilen. Sie ist außerdem unerlässlich für das Cash-Management und die Sicherstellung einer fairen Behandlung der Lieferanten gemäß der Unternehmensrichtlinie zur sozialen Verantwortung (CSR).
Es ist also keine Übertreibung zu sagen, dassP2PEs hat das Potenzial, Finanzwesen, Einkauf und das gesamte Unternehmen zu verbinden und in allen Bereichen Mehrwert zu schaffen. Durch die Integration von Kreditorenbuchhaltung, ERP und Einkauf kann es eine entscheidende Rolle bei der Strategieentwicklung spielen und die strategische Ausrichtung von Unternehmen sicherstellen. Moderne Finanzabteilungen, die diese Herausforderung jetzt annehmen, werden nicht nur effizienter, sondern auch agiler und reaktionsschneller auf Marktanforderungen reagieren.