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Le processus d'achat : un pilier stratégique reliant la finance, les achats et l'ensemble de l'entreprise.
Le processus d'achat : un pilier stratégique reliant la finance, les achats et l'ensemble de l'entreprise.
Par Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, directeur général de FSN et responsable du Modern Finance Forum sur LinkedIn
Pendant de nombreuses années, le cycle d'approvisionnement (P2P) a été perçu comme un processus transactionnel. La plupart des initiatives d'amélioration se sont concentrées presque exclusivement sur l'automatisation, permettant le traitement direct des factures d'achat, le rapprochement des commandes et le paiement. Cependant, grâce aux progrès technologiques, notamment une intégration plus poussée avec les systèmes ERP et d'approvisionnement basés sur le cloud, le P2P étend sa portée à l'ensemble de l'entreprise et ouvre de nouvelles perspectives pour la prise de décisions stratégiques. Cette vision est corroborée par l'étude FSN de 2020, « L'avenir de l'analytique dans la fonction finance* », qui a mis en lumière la valeur stratégique que le P2P peut apporter à la gestion de la performance de l'entreprise.
Historiquement, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs a été au cœur du processus P2P, permettant la soumission correcte des factures dès la première émission, la réduction du traitement du papier et la correction des erreurs. Elle a également amélioré le contrôle interne, en garantissant par exemple que les factures ne peuvent être payées sans bon de commande autorisé et que le rapprochement des paiements est complet et précis. Tout cela a réduit les risques de fraude et d'erreur et, intégré à un système ERP moderne, a amélioré l'expérience utilisateur et accru l'efficacité des processus.
Mais les services financiers modernes commencent à percevoir la valeur du P2P bien au-delà du simple traitement des transactions. Les directeurs financiers avisés savent qu'ils peuvent exploiter le potentiel d'information latent des plateformes de comptabilité fournisseurs entièrement automatisées pour atteindre des objectifs et prendre des décisions plus stratégiques.
Pendant de nombreuses années, le cycle d'approvisionnement (P2P) a été perçu comme un processus transactionnel. La plupart des initiatives d'amélioration se sont concentrées presque exclusivement sur l'automatisation, permettant le traitement direct des factures d'achat, le rapprochement des commandes et le paiement. Cependant, grâce aux progrès technologiques, notamment une intégration plus poussée avec les systèmes ERP et d'approvisionnement basés sur le cloud, le P2P étend sa portée à l'ensemble de l'entreprise et ouvre de nouvelles perspectives pour la prise de décisions stratégiques. Cette vision est corroborée par l'étude FSN de 2020, « L'avenir de l'analytique dans la fonction finance* », qui a mis en lumière la valeur stratégique que le P2P peut apporter à la gestion de la performance de l'entreprise.
Historiquement, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs a été au cœur du processus P2P, permettant la soumission correcte des factures dès la première émission, la réduction du traitement du papier et la correction des erreurs. Elle a également amélioré le contrôle interne, en garantissant par exemple que les factures ne peuvent être payées sans bon de commande autorisé et que le rapprochement des paiements est complet et précis. Tout cela a réduit les risques de fraude et d'erreur et, intégré à un système ERP moderne, a amélioré l'expérience utilisateur et accru l'efficacité des processus.
Mais les services financiers modernes commencent à percevoir la valeur du P2P bien au-delà du simple traitement des transactions. Les directeurs financiers avisés savent qu'ils peuvent exploiter le potentiel d'information latent des plateformes de comptabilité fournisseurs entièrement automatisées pour atteindre des objectifs et prendre des décisions plus stratégiques.
La fonction Achats représente une source d'informations précieuses encore largement inexploitée, qu'un processus P2P mature peut valoriser. Par le passé, elle s'est concentrée sur la conformité à la politique de l'entreprise, par exemple pour garantir que les biens et services proviennent exclusivement de fournisseurs agréés et que la nature des dépenses soit conforme à la politique et aux limites budgétaires. Or, la fonction Achats recèle une mine d'informations susceptibles d'avoir un impact significatif sur des enjeux stratégiques tels que la fiabilité et la diversification de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que sur l'identification des relations fournisseurs stratégiques à développer. Dans le contexte post-Covid, les organisations sont plus que jamais conscientes de la nécessité d'accorder une attention accrue à la chaîne d'approvisionnement et à la performance des fournisseurs.
L'adéquation entre l'offre et la demande prévue représente un défi constant, et les entreprises doivent faire preuve d'agilité et de réactivité face à ces deux facteurs. Les données d'approvisionnement (quantités, livraisons, sources et produits de substitution) doivent être planifiées en fonction des prévisions de ventes, parfois sur de très longues périodes selon le secteur d'activité. Les pénuries et les retards peuvent avoir un impact considérable sur la rentabilité et les décisions stratégiques. De plus en plus, la planification intégrée des activités (PIA), c'est-à-dire la fusion des données opérationnelles issues, par exemple, des systèmes d'approvisionnement et de gestion des commandes avec les plans financiers, est essentielle pour évaluer la fiabilité des prévisions à court terme et des scénarios de planification à long terme. Elle est également vitale pour la gestion de la trésorerie et pour garantir un traitement équitable des fournisseurs, conformément à la politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Il n'est donc pas exagéré de dire queP2PCe système a le pouvoir de fédérer la finance, les achats et l'ensemble de l'entreprise, et de générer de la valeur à tous les niveaux. Grâce à sa capacité à intégrer la comptabilité fournisseurs, l'ERP et les achats, il peut jouer un rôle essentiel dans l'élaboration de la stratégie et garantir l'alignement stratégique des organisations. Les services financiers modernes qui s'attaquent dès maintenant à ce défi seront non seulement plus efficaces, mais aussi plus agiles et plus réactifs aux exigences du marché.