Door Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, CEO van FSN en leider van het Modern Finance Forum op LinkedIn.
Jarenlang werd de Procure-to-Pay (P2P)-cyclus beschouwd als een transactiegericht proces. De meeste verbeteringsinitiatieven richtten zich bijna uitsluitend op automatisering, waardoor inkoopfacturen, orderafstemming en betaling volledig geautomatiseerd konden worden verwerkt. Maar dankzij technologische vooruitgang, met name de bredere integratie van cloudgebaseerde ERP- en inkoopsystemen, breidt P2P zijn bereik binnen de hele organisatie uit en ontstaan er nieuwe mogelijkheden ter ondersteuning van strategische besluitvorming. Deze visie wordt ondersteund door het FSN-onderzoek uit 2020, "The Future of Analytics in the Finance Function*", waarin de strategische waarde van P2P voor het prestatiemanagement van bedrijven werd benadrukt.
Automatisering van de crediteurenadministratie (Accounts Payable, AP) staat van oudsher centraal in de P2P-functionaliteit. Het maakt het mogelijk om facturen direct correct in te dienen, papierwerk te verminderen en fouten te corrigeren. Ook is de interne controle verbeterd, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat facturen niet kunnen worden betaald zonder een geautoriseerde inkooporder en dat de betalingen volledig en nauwkeurig worden afgestemd. Dit alles heeft de kans op fraude en fouten verkleind en, in combinatie met een modern ERP-systeem, de gebruikerservaring verbeterd en de procesefficiëntie verhoogd.
Maar moderne financiële afdelingen beginnen de waarde van P2P in te zien, ver buiten de grenzen van transactieverwerking. Slimme CFO's weten dat ze het latente informatiepotentieel van volledig geautomatiseerde crediteurenadministratieplatformen kunnen benutten om een breed scala aan strategische doelstellingen en beslissingen te realiseren.
Jarenlang werd de Procure-to-Pay (P2P)-cyclus beschouwd als een transactiegericht proces. De meeste verbeteringsinitiatieven richtten zich bijna uitsluitend op automatisering, waardoor inkoopfacturen, orderafstemming en betaling volledig geautomatiseerd konden worden verwerkt. Maar dankzij technologische vooruitgang, met name de bredere integratie van cloudgebaseerde ERP- en inkoopsystemen, breidt P2P zijn bereik binnen de hele organisatie uit en ontstaan er nieuwe mogelijkheden ter ondersteuning van strategische besluitvorming. Deze visie wordt ondersteund door het FSN-onderzoek uit 2020, "The Future of Analytics in the Finance Function*", waarin de strategische waarde van P2P voor het prestatiemanagement van bedrijven werd benadrukt.
Automatisering van de crediteurenadministratie (Accounts Payable, AP) staat van oudsher centraal in de P2P-functionaliteit. Het maakt het mogelijk om facturen direct correct in te dienen, papierwerk te verminderen en fouten te corrigeren. Ook is de interne controle verbeterd, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat facturen niet kunnen worden betaald zonder een geautoriseerde inkooporder en dat de betalingen volledig en nauwkeurig worden afgestemd. Dit alles heeft de kans op fraude en fouten verkleind en, in combinatie met een modern ERP-systeem, de gebruikerservaring verbeterd en de procesefficiëntie verhoogd.
Maar moderne financiële afdelingen beginnen de waarde van P2P in te zien, ver buiten de grenzen van transactieverwerking. Slimme CFO's weten dat ze het latente informatiepotentieel van volledig geautomatiseerde crediteurenadministratieplatformen kunnen benutten om een breed scala aan strategische doelstellingen en beslissingen te realiseren.
Inkoop is een relatief onbenutte bron van waardevolle informatie die een volwaardig P2P-proces kan ondersteunen. In het verleden lag de focus van inkoop vooral op het naleven van het bedrijfsbeleid, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat goederen en diensten alleen van geautoriseerde leveranciers werden afgenomen en dat de aard van de uitgaven in lijn was met het uitgavenbeleid en de bestedingslimieten. Maar er schuilt een schat aan informatie binnen inkoop die een aanzienlijke impact kan hebben op strategische kwesties, zoals de betrouwbaarheid en diversiteit van de toeleveringsketen, en welke leveranciersrelaties strategisch zijn en moeten worden gekoesterd. In het post-Covid-tijdperk zijn organisaties zich maar al te bewust van de noodzaak om meer aandacht te besteden aan de toeleveringsketen en de prestaties van leveranciers.
Het afstemmen van aanbod en verwachte verkoopvraag is een terugkerende uitdaging en organisaties moeten flexibel en responsief zijn ten aanzien van beide kanten van de vergelijking. Inkoopgegevens (hoeveelheden, leveringen, leveranciers en alternatieven) moeten worden gepland in lijn met verkoopprognoses, soms over zeer lange perioden, afhankelijk van de sector. Tekorten en vertragingen kunnen een grote impact hebben op de winstgevendheid en strategische besluitvorming. Geïntegreerde bedrijfsplanning (IBP), oftewel de samenvoeging van operationele gegevens uit bijvoorbeeld inkoop- en verkoopordersystemen met financiële plannen, is steeds belangrijker voor het beoordelen van de robuustheid van zowel kortetermijnprognoses als langetermijnplanningsscenario's. Het is ook essentieel voor het beheren van de kaspositie en het waarborgen van een eerlijke behandeling van leveranciers volgens het vastgestelde MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).
Het is dus geen overdrijving om te zeggen datP2PHet systeem heeft de kracht om een brug te slaan tussen financiën, inkoop en de rest van de organisatie, en om waarde te creëren in alle facetten. Dankzij de mogelijkheid om crediteurenadministratie, ERP en inkoop te integreren, kan het een cruciale rol spelen in de strategische ontwikkeling en ervoor zorgen dat organisaties strategisch op één lijn blijven. Moderne financiële afdelingen die nu de koe bij de hoorns vatten, zullen niet alleen efficiënter, maar ook wendbaarder en beter inspelen op de marktvraag.