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P2P-Transformation: Mehr als nur die Transaktion – 4 P2P-Treiber zur Unterstützung Ihres Geschäftsmodells
P2P-Transformation: Mehr als nur die Transaktion – 4 P2P-Treiber zur Unterstützung Ihres Geschäftsmodells
Bei Proactis legen wir großen Wert darauf, den Beschaffungsprozess zu vereinfachen und die Informationsflut im Source-to-Pay-Bereich zu reduzieren. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre aktuelle Performance mithilfe unserer vierstufigen Methodik zu bewerten, die aus Benchmarks und einem umfassenden Diagnoseansatz besteht. Unser Fokus liegt auf den Kennzahlen, die für eine echte Optimierung entscheidend sind.
Unsere vier Kategorien von Treibern für den Beschaffungsprozess (P2P) – Effizienz, Vernetzung, Cash-Management und Compliance – sind direkt darauf ausgerichtet, Unternehmen bei der Entwicklung eines überzeugenden Business Case zu unterstützen, den ein CFO gerne genehmigen wird. Jedes Unternehmen muss die Optimierungstreiber auswählen, die seine Strategie und Ausrichtung widerspiegeln. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen in der Regel die folgenden Kennzahlen als Grundlage für die Erstellung eines transformativen Business Case berücksichtigen sollten:
1. Effizienz
Unsere vier Kategorien von Treibern für den Beschaffungsprozess (P2P) – Effizienz, Vernetzung, Cash-Management und Compliance – sind direkt darauf ausgerichtet, Unternehmen bei der Entwicklung eines überzeugenden Business Case zu unterstützen, den ein CFO gerne genehmigen wird. Jedes Unternehmen muss die Optimierungstreiber auswählen, die seine Strategie und Ausrichtung widerspiegeln. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen in der Regel die folgenden Kennzahlen als Grundlage für die Erstellung eines transformativen Business Case berücksichtigen sollten:
1. Effizienz
- Kosten pro Rechnung – diese Kennzahl erscheint naheliegend, wird aber vom Management oft vernachlässigt. Letztendlich hilft Ihnen ein transparenter Überblick über Ihre gesamten Transaktionskosten, viele Fragen zu beantworten (und zukünftig die richtigen Fragen zu stellen ). Zum Vergleich: Ein üblicher Richtwert liegt bei 15 bis 25 £ pro manuell bearbeiteter Rechnung. In einer automatisierten Umgebung lassen sich diese Transaktionskosten auf unter 2 £ reduzieren.
- Automatische Rechnungsverarbeitung – wenn Optimierung Ihr Ziel ist, ist es entscheidend zu wissen, wie viele Ihrer Rechnungen ohne Eingriff verarbeitet werden können. Denn eine Steigerung dieses Wertes ermöglicht es Ihrem Team, die Anzahl problematischer Rechnungen zu reduzieren. Bauer Media realisiert die automatische Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung mit Proactis.
- Der Anteil elektronischer Transaktionen wird nicht immer einheitlich definiert. Ein wichtiger Faktor ist beispielsweise eine gezielte und dokumentierte Strategie zur Einbindung von Lieferanten. Zwar gibt es keine Patentlösung – es braucht Zeit und erfordert mitunter die Überzeugung der Lieferanten, den B2B-E-Commerce-Marktplatz zu nutzen (die meisten Unternehmen haben noch nicht einmal 40 % ihrer Lieferantenbasis vollständig angebunden) –, doch es gibt hilfreiche Lösungen.
- Der Anteil der Zahlungen per Scheck/Lastschrift/Karte/Überweisung – ohne ein umfassendes Verständnis dieses Bereichs ist eine ernsthafte Umstellung auf kontaktlose Rechnungsstellung nicht möglich. Unglaublich, aber wahr: Aktuelle Studien zeigen, dass 40–45 % der Zahlungen immer noch per Scheck erfolgen.
3. Cash-Management
Unserer Ansicht nach sind die spezifischen Kennzahlen hier nicht ganz so wichtig wie ein umfassendes Verständnis des Prozesses. In der Praxis ist Cash-Management ein nachlaufender Vorteil. Um die Möglichkeiten des Cash-Managements (z. B. Zahlungszielverlängerungen, Rabatte – fest oder gestaffelt –, Firmenkreditkarten oder Lieferkettenfinanzierung) optimal zu nutzen, …P2P-Prozessmuss optimiert werden. Solange Transaktionen nicht so verarbeitet werden, dass sie innerhalb weniger Tage nach Eingang zur Zahlung bereit sind, lassen sich in diesem Bereich kaum Vorteile erzielen.
Doch wenn man erst einmal so weit ist, sind die Vorteile überzeugend. Anders als Einsparungen durch Verträge, die nur einmalig anfallen, summieren sich die Vorteile eines effizienten Cash-Managements bei jeder Transaktion. Wir haben Unternehmen geholfen, Millionen von Dollar durch Rabatte, Gutschriften und ein auf dem Treasury basierendes Cash-Management zurückzugewinnen.
4. Einhaltung
- Einhaltung der Bestellvorgaben – der Prozess beginnt hier: die Zusage, die Kostenzuordnung, die Genehmigung und (ganz wichtig) die Nachverfolgung. Ohne die Einhaltung der Bestellvorgaben gerät alles Weitere ins Wanken. Viele Unternehmen folgen daher dem einfachen Grundsatz: „Keine Bestellung = Keine Zahlung“. Lesen Sie, wie Proactis die Stadtverwaltung von Wolverhampton bei der Umstellung auf „Keine Bestellung, keine Zahlung“ unterstützt hat.
- Vertragskonformität – Hierbei spielen zwei Kennzahlen eine wichtige Rolle: die Einhaltung der Lieferanten- und der Preisvorgaben. Insgesamt haben wir Richtwerte zwischen 1,4 und 2,8 % für jeden über ein P2P-Tool abgewickelten Dollar ermittelt. Dieser Richtwert berücksichtigt bereits getätigte vertragskonforme Ausgaben. Der richtige Lieferant zum richtigen Preis gewährleistet die Vertragskonformität.