Bij Proactis hechten we veel waarde aan het vereenvoudigen van inkoopprocessen en het wegnemen van de ruis die adviesbureaus in de Source-to-Pay-sector creëren. Dit betekent dat we organisaties helpen hun huidige prestaties te beoordelen met behulp van onze vierstappenmethodologie, bestaande uit benchmarks en een uitgebreide diagnostische aanpak. We focussen op de meetwaarden die er echt toe doen in de overgang naar daadwerkelijke optimalisatie.
Onze vier categorieën van Procure-to-Pay (P2P) -factoren - Efficiëntie, Connectiviteit, Cashmanagement en Compliance - sluiten direct op elkaar aan en helpen organisaties bij het ontwikkelen van een overtuigende businesscase die een CFO graag zal goedkeuren. Individuele organisaties moeten de optimalisatiefactoren kiezen die aansluiten bij hun strategie en richting. Onze ervaring leert dat organisaties in de meeste gevallen de volgende metrics serieus zouden moeten overwegen als basis voor het opbouwen van een transformatieve businesscase:
1. Efficiëntie
Onze vier categorieën van Procure-to-Pay (P2P) -factoren - Efficiëntie, Connectiviteit, Cashmanagement en Compliance - sluiten direct op elkaar aan en helpen organisaties bij het ontwikkelen van een overtuigende businesscase die een CFO graag zal goedkeuren. Individuele organisaties moeten de optimalisatiefactoren kiezen die aansluiten bij hun strategie en richting. Onze ervaring leert dat organisaties in de meeste gevallen de volgende metrics serieus zouden moeten overwegen als basis voor het opbouwen van een transformatieve businesscase:
1. Efficiëntie
- Kosten per factuur – deze meetwaarde lijkt misschien een voor de hand liggende keuze, maar staat niet altijd op de radar van het management. Uiteindelijk zal een helder inzicht in uw totale transactiekosten u helpen veel vragen te beantwoorden (en betere vragen te stellen voor de toekomst). Ter referentie: een standaard basislijn op dit gebied ligt tussen de £15 en £25 per handmatig verwerkte factuur. In een geautomatiseerde omgeving kunnen deze transactiekosten worden teruggebracht tot minder dan £2.
- Gestroomlijnde factuurverwerking – als optimalisatie uw doel is, is het essentieel om precies te weten hoeveel facturen zonder tussenkomst verwerkt kunnen worden. Door dit aantal te verhogen, kan uw team het aantal problematische facturen verminderen. Bauer Media realiseert gestroomlijnde factuurverwerking en betaling met Proactis.
- Het percentage elektronische transacties – deze meetwaarde wordt niet altijd op dezelfde manier gedefinieerd. Een belangrijke factor is bijvoorbeeld een weloverwogen en gedocumenteerde strategie om leveranciers te ondersteunen. Hoewel er geen wondermiddel bestaat – het kost tijd en vereist in sommige gevallen dat leveranciers overtuigd worden om de B2B e-commerce markt te omarmen (de meeste bedrijven hebben nog geen 40% van hun leveranciersbestand volledig ingeschakeld) – zijn er wel oplossingen die kunnen helpen.
- Het percentage betalingen via cheque/ACH/kaart/overschrijving – je kunt pas echt overstappen op contactloze facturering als je dit aspect goed begrijpt. Geloof het of niet, recente studies tonen aan dat 40-45% van de betalingen nog steeds via papieren cheques wordt gedaan.
3. Cashmanagement
Naar onze mening zijn de specifieke meetgegevens hier niet zo belangrijk als een grondig begrip van het proces. In de praktijk is cashmanagement een voordeel dat pas later merkbaar wordt. Om optimaal te profiteren van cashmanagementmogelijkheden (verlenging van betalingstermijnen, acceptatie van kortingen - vast of op een glijdende schaal, P-Card of Supply Chain Finance)P2P-procesDit moet geoptimaliseerd worden. Zolang transacties niet binnen enkele dagen na ontvangst klaar zijn voor betaling, zijn voordelen op dit gebied moeilijk te behalen.
Maar eenmaal zover, zijn de voordelen overtuigend. In tegenstelling tot besparingen op een contract, die slechts eenmalig plaatsvinden, worden de voordelen van cashmanagement bij elke transactie opgeteld. We hebben bedrijven geholpen miljoenen dollars terug te verdienen via kortingen, teruggaven en op de treasury gebaseerd cashmanagement.
4. Naleving
- Naleving van inkooporders – het proces begint hier… de toezegging, de kostentoewijzing, de goedkeuring en (belangrijk) de monitoring. Zonder naleving van inkooporders loopt alles wat volgt in de soep. Veel bedrijven hanteren tegenwoordig de simpele regel: "Geen inkooporder = geen betaling". Lees hoe Proactis de gemeente Wolverhampton heeft geholpen bij de overstap naar 'Geen inkooporder, geen betaling'.
- Contractnaleving – er zijn twee afzonderlijke meetpunten met betrekking tot contractnaleving: naleving door de leverancier en naleving van de prijsafspraken. In totaal hebben we benchmarks waargenomen die variëren van 1,4 tot 2,8% voor elke dollar die via een P2P-tool wordt verhandeld. Deze benchmark omvat en houdt rekening met reeds bestaande, conforme uitgaven. De juiste leverancier, de juiste prijs = contractnaleving.