Die University of Sussex realisiert mit Proactis und Unit4 ein durchgängiges Ausgabenmanagement.
Die University of Sussex hat ihre gesamte Source-to-Pay-Funktion transformiert und damit messbare Effizienzgewinne sowie eine stärkere, evidenzbasierte Kontrolle der Ausgaben erzielt. Dies ist das Ergebnis einer zehnjährigen Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Finanzen und Beschaffung, die auf der Proactis-Software basiert und in das Unit4 ERP-System integriert ist.
Dieser Meilenstein stellt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise dar, wie die Universität ihre Finanzgeschäfte abwickelt – von manuellen, papierintensiven Prozessen hin zu einer vollständig vernetzten, datengesteuerten Funktion, die Mitarbeitern, Studenten und Lieferanten gleichermaßen dient.
Als Ian McKee vor über zehn Jahren als stellvertretender Finanzdirektor an die University of Sussex kam, übernahm er eine Beschaffungsabteilung, die innerhalb der Universität eher als „Ausgabenpolizei“ denn als strategischer Wegbereiter wahrgenommen wurde. Hinzu kam, dass der gesamte Hochschulsektor mit Studiengebührenreformen, steigenden Erwartungen der Studierenden und zunehmendem Druck auf die betriebliche Effizienz zu kämpfen hatte.
Anstatt ein einziges groß angelegtes Transformationsprogramm zu verfolgen, wählten Ian McKee und sein Team einen bewusst sequenziellen, mehrjährigen Ansatz und führten schrittweise die Module Proactis Marketplace, Invoice Capture, Supplier Relationship Management, Sourcing und Contract Management sowie das eigene Purchase-to-Pay-Modul von Unit4 ein, wobei eine große Migration von Unit4 in die Cloud bevorsteht.
Dank der verbesserten Effizienz und des papierlosen Verfahrens waren die Ressourcen, die bisher für das Öffnen und Sortieren der eingehenden Post benötigt wurden, nicht mehr erforderlich. Darüber hinaus ermöglicht ein Ausgaben-Dashboard evidenzbasierte Entscheidungen zu Ausgabenmustern, -zeitpunkten und -richtlinien.
Das Rechtsteam und andere Beteiligte der Universität haben nun per Self-Service Echtzeitzugriff auf Vertragsdokumente, und die KPIs werden im gesamten Vertragsportfolio umfassend erfasst, wodurch Engpässe und die Berichterstattung an die Gläubiger vollständig transparent werden.
Die Universität konnte ihre neuen papierlosen Arbeitsabläufe auch mit Nachhaltigkeitszielen in Einklang bringen, die eine wichtige Säule ihrer institutionellen Strategie darstellen.
Ian McKee bestätigte: „Unser gesamter Beschaffungsprozess ist papierlos. Dadurch konnten wir die Effektivität durch Kontrolle und Dateneinblicke steigern, da der Fokus auf dem lag, was im Prozess geschieht, anstatt einfach nur den Prozess zu beschleunigen.“
Ilija Ugrinic, SVP Strategy & Marketing bei Proactis, sagte: „Die Universität ist ein hervorragendes Beispiel für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Ausgabenmanagements, die zunächst im Transaktionsprozess begann und sich dann auch auf die Beschaffung ausweitete. Dadurch wurden greifbare, durchgängige Vorteile entlang der gesamten Wertschöpfungskette erzielt. Die Erkenntnisse aus diesem Prozess lassen sich weit über den Hochschulbereich hinaus auf den privaten, öffentlichen und gemeinnützigen Sektor übertragen.“
Ian Owen, Global Industry Director für den öffentlichen Sektor und das Hochschulwesen bei Unit4, fügte hinzu: „Bei der Cloud-Migration geht es nicht nur um die Modernisierung der IT – sie ist das Tor zum Betriebsmodell der nächsten Generation.“
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