L'Université du Sussex optimise la gestion de ses dépenses de bout en bout grâce à Proactis et Unit4.
L'Université du Sussex a transformé l'intégralité de sa fonction Source-to-Pay, ce qui a permis d'obtenir des gains d'efficacité mesurables et un contrôle plus strict et fondé sur des données probantes des dépenses, suite à une collaboration de dix ans entre les services financiers et d'approvisionnement, construite autour du logiciel Proactis et intégrée à son système ERP Unit4.
Cette étape importante représente un changement fondamental dans la manière dont l'université gère ses opérations financières, passant de processus manuels et fortement dépendants du papier à une fonction entièrement connectée et axée sur les données, au service du personnel, des étudiants et des fournisseurs.
Il y a plus de dix ans, lorsqu'Ian McKee a rejoint l'Université du Sussex en tant que directeur adjoint des finances, il a hérité d'un service des achats perçu au sein de l'établissement comme un organisme de contrôle des dépenses plutôt que comme un acteur stratégique. Par ailleurs, le secteur de l'enseignement supérieur dans son ensemble était confronté à une réforme des frais de scolarité, à des attentes étudiantes croissantes et à une pression accrue sur l'efficacité opérationnelle.
Plutôt que de poursuivre un seul programme de transformation à grande échelle, Ian McKee et son équipe ont opté pour une approche délibérément séquentielle et pluriannuelle, déployant progressivement les modules Proactis Marketplace, Invoice Capture, Supplier Relationship Management, Sourcing et Contract Management, ainsi que le module Purchase-to-Pay propre à Unit4 , avec une migration majeure à venir d'Unit4 vers le cloud.
Grâce à l'amélioration de l'efficacité et à la dématérialisation des processus, les ressources consacrées à l'ouverture et au tri du courrier entrant ne sont plus nécessaires. De plus, un tableau de bord des dépenses permet de prendre des décisions éclairées concernant les tendances, le calendrier et les politiques de dépenses.
L'équipe juridique et les autres parties prenantes de l'université disposent désormais d'un accès en libre-service et en temps réel à la documentation contractuelle, et les indicateurs clés de performance sont suivis à grande échelle sur l'ensemble du portefeuille de contrats, avec une visibilité complète des points de blocage et des rapports aux créanciers.
L’université a également pu aligner ses nouvelles opérations sans papier sur ses objectifs de développement durable, un pilier essentiel de sa stratégie institutionnelle.
Ian McKee a confirmé : « L’intégralité de notre processus d’approvisionnement est désormais dématérialisée. Grâce à cela, nous avons amélioré notre efficacité grâce au contrôle et à l’analyse des données, car nous nous sommes concentrés sur le déroulement du processus plutôt que de simplement actionner des mécanismes pour tenter de le faire fonctionner. »
Ilija Ugrinic, vice-président senior Stratégie et Marketing chez Proactis, a déclaré : « L’université illustre parfaitement l’évolution constante de la gestion des dépenses, initialement axée sur le processus transactionnel, puis englobant également les achats, et générant ainsi des avantages concrets et globaux tout au long du processus d’approvisionnement. Les enseignements tirés de cette expérience sont largement transposables au-delà de l’enseignement supérieur, dans les secteurs privé, public et associatif. »
Ian Owen, directeur mondial du secteur public et de l'enseignement supérieur chez Unit4, a ajouté : « La migration vers le cloud ne se limite pas à la modernisation informatique ; c'est la porte d'entrée vers le modèle opérationnel de nouvelle génération. »
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