De Universiteit van Sussex realiseert een compleet uitgavenbeheer met Proactis en Unit4.
De Universiteit van Sussex heeft haar volledige inkoop-tot-betalingsproces getransformeerd, wat heeft geleid tot meetbare efficiëntiewinsten en een sterkere, op bewijs gebaseerde controle over de uitgaven. Dit is het resultaat van een tien jaar durende samenwerking tussen de financiële en inkoopafdeling, gebaseerd op Proactis-software en geïntegreerd met het Unit4 ERP-systeem.
Deze mijlpaal markeert een fundamentele verandering in de manier waarop de universiteit haar financiële processen beheert. De overgang vindt plaats van handmatige, papierintensieve processen naar een volledig verbonden, datagestuurde functie die ten goede komt aan medewerkers, studenten en leveranciers.
Toen Ian McKee ruim tien jaar geleden bij de Universiteit van Sussex kwam werken als adjunct-directeur Financiën, erfde hij een inkoopafdeling die binnen de instelling werd gezien als de 'uitgavenpolitie' in plaats van een strategische aanjager. Daarnaast had de bredere sector van het hoger onderwijs te maken met hervormingen in het collegegeld, stijgende studentenverwachtingen en toenemende druk op de operationele efficiëntie.
In plaats van één grootschalig transformatieprogramma te volgen, kozen Ian McKee en zijn team bewust voor een stapsgewijze aanpak over meerdere jaren. Ze implementeerden geleidelijk de modules Proactis Marketplace, Invoice Capture, Supplier Relationship Management, Sourcing en Contract Management, naast Unit4 's eigen Purchase-to-Pay-module, met een aanstaande grote migratie van Unit4 naar de cloud.
Door de verbeterde efficiëntie en de papierloze aanpak waren de middelen die voorheen werden ingezet voor het openen en sorteren van binnenkomende post niet langer nodig. Bovendien maakt een uitgavenoverzicht het mogelijk om op feiten gebaseerde beslissingen te nemen over uitgavenpatronen, timing en beleid.
Het juridische team en andere belanghebbenden binnen de universiteit hebben nu zelfstandig en in realtime toegang tot contractdocumentatie. KPI's worden op grote schaal bijgehouden voor de gehele contractportefeuille, met volledig inzicht in knelpunten en rapportages aan crediteuren.
De universiteit is er bovendien in geslaagd haar nieuwe papierloze werkwijze af te stemmen op duurzaamheidsdoelstellingen, een belangrijke pijler van haar institutionele strategie.
Ian McKee bevestigde: "Onze volledige inkoop-tot-betalingsfunctie is papierloos. Daardoor hebben we de effectiviteit verbeterd door betere controle en data-inzichten, omdat de focus ligt op wat er in het proces gebeurt in plaats van alleen maar te proberen het proces te versnellen."
Ilija Ugrinic, SVP Strategy & Marketing bij Proactis, zei: “De universiteit is een uitstekend voorbeeld van de voortdurende evolutie van spendmanagement, dat aanvankelijk werd aangestuurd vanuit het transactieproces en vervolgens ook de inkoop omvatte, waardoor tastbare, end-to-end voordelen van Source-to-Pay werden behaald. De lessen uit dit traject zijn niet alleen van toepassing op het hoger onderwijs, maar ook op de private, publieke en non-profitsector.”
Ian Owen, Global Industry Director voor de publieke sector en het hoger onderwijs bij Unit4, voegde hieraan toe: "Cloudmigratie gaat niet alleen over IT-modernisering, maar is de toegangspoort tot het operationele model van de volgende generatie."
Lees hier meer over de berichtgeving: Brits technologienieuws Onderwijsnieuws
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.