Ist Ihr ERP-System die richtige Lösung für Ihre Teams?

Ihre ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) mag mit ihren umfassenden Funktionen und ihrer Funktionalität auf den ersten Blick eine attraktive Option für Ihre Teams sein. Doch das muss nicht der Fall sein. Selbst wenn Sie sie schon lange nutzen, bietet sie möglicherweise nicht die nötige Tiefe einer umfassenden Systemarchitektur. Erstklassige, spezialisierte Lösung zur Ausgabenkontrolle. Von Implementierungskosten bis hin zu den Einschränkungen Ihres ERP-Systems – Sie könnten Ihr Unternehmen daran hindern, Compliance, Kontrolle und potenzielle Einsparungen zu verbessern.

Warum Ihr ERP-System möglicherweise nicht ausreicht

Ihr ERP-System ist möglicherweise nicht so effektiv, wie Sie einst dachten, und zwar aus mehreren wichtigen Gründen:

• Mangelnde Agilität: Komplettsysteme opfern oft Flexibilität, was eine schnelle Anpassung erschwert.
• Eingeschränkter Zugriff: Können alle, die Waren und Dienstleistungen kaufen müssen, das ERP-System tatsächlich nutzen?
• Informationslücken: Kritische Daten wie Lieferantenqualifikationen, Verträge und RFx-Dokumente werden oft außerhalb des ERP-Systems gespeichert.
• Fehlende Anleitung: Ein spezialisiertes Ausgabenkontrollsystem kann Benutzer durch wichtige Prozesse wie Self-Service-Einkäufe oder komplexe RFx-Workflows führen.
• Starre Arbeitsabläufe: Im Gegensatz zu ERP-Systemen bieten Best-of-Breed-Lösungen konfigurierbare Arbeitsabläufe und Geschäftsregeln, die für eine effektive Ausgabenkontrolle unerlässlich sind.

Letztendlich fallen Ausgabenkontrollprozesse und das zugehörige System größtenteils nicht in den Anwendungsbereich der meisten ERP-Systeme. Während unserer Webinar zur Transformation der AusgabenkontrolleJames Arvin, Direktor für den öffentlichen Sektor und das Hochschulwesen in Großbritannien beim führenden ERP-Anbieter Unit4, erklärte: „Es gibt kein System auf der Welt, das alles kann, schon gar nicht alles gut. Und genau hier, aus Sicht von Unit4, spielen wichtige Partnerschaften mit Organisationen wie Proactis eine entscheidende Rolle. Integrierte, sich ergänzende Technologien ermöglichen es, nicht nur die Technologie, sondern auch die Geschäftsprozesse und die Mitarbeiter zusammenzuführen.“

Die gute Nachricht ist, dass Sie eine hocheffektive Ausgabenkontrolle für nahezu jeden Kern implementieren können. Finanzmanagement- oder ERP-SystemTatsächlich ist es aus zwei wichtigen Gründen sinnvoll, ein Ausgabenkontrollsystem außerhalb des ERP-Bereichs zu verwenden:

1. Bei der Ausgabenkontrolle geht es um die Steuerung von Geschäftsprozessen, die außerhalb des ERP-Bereichs liegen.

Es steuert beispielsweise die Prozesse, bevor eine Bestellung oder Rechnung im ERP-System erfasst wird und bevor ein Lieferant hinzugefügt wird. Dabei nutzt es eine ganze Reihe neuer Informationen über Lieferanten, Angebotsanfragen, Verträge und Kataloge, die in Ihrem ERP-System gar nicht vorhanden sind.

2. Die Ausgabenkontrolle involviert deutlich mehr Personen als nur die ERP-Nutzer.

Teile Ihres Systems werden von praktisch allen Mitarbeitern genutzt. Andere Teile werden von Ihren Lieferanten außerhalb Ihres Unternehmens verwendet.

Da die Geschäftsprozesse so unterschiedlich sind und viele Anwender keine Experten sind, unterscheidet sich ein gutes Ausgabenkontrollsystem deutlich von den meisten ERP-Systemen. Moderne Ausgabenkontrollsysteme sind darauf ausgelegt, Komplexität zu reduzieren und Anwender intuitiv Schritt für Schritt durch Prozesse zu führen – ein anderer Ansatz als das Transaktionsverarbeitungsmodell der meisten ERP-Systeme.

Fazit

Ihr ERP-System ist zwar ein wertvolles Gut, aber es ist nicht darauf ausgelegt, alle Aspekte der Ausgabenkontrolle effektiv zu verwalten. ERP ist zwar der einfachste Weg, doch es gibt einige Gründe, warum spezialisierte Spitzenlösungen wie Proactis besser geeignet sein könnten.

Durch die Integration einer dedizierten Ausgabenkontrollplattform kann Ihr Unternehmen die Agilität steigern, die Compliance verbessern und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen – und das alles ohne die Notwendigkeit eines disruptiven ERP-Systemwechsels.

Wir können Ihnen dabei helfen zu entscheiden, ob ERP die richtige Lösung für Ihre Teams ist.

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