Votre ERP est-il la solution adaptée à vos équipes ?

Votre solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP) peut sembler idéale pour vos équipes grâce à ses fonctionnalités « tout-en-un ». Mais ce n'est peut-être pas le cas. Même si vous l'utilisez depuis longtemps, elle pourrait ne pas offrir toute la profondeur d'une solution ERP. Solution de contrôle des dépenses spécialisée et de pointe. Entre les coûts de mise en œuvre et les limitations de votre ERP, vous pourriez empêcher votre organisation d'améliorer sa conformité, son contrôle et de réaliser des économies potentielles.

Pourquoi votre ERP pourrait ne pas suffire

Votre système ERP n'est peut-être pas aussi efficace que vous le pensiez, pour plusieurs raisons importantes :

• Manque d'agilité : les systèmes tout-en-un sacrifient souvent la flexibilité, ce qui rend difficile une adaptation rapide.
• Accès limité : tous ceux qui ont besoin d’acheter des biens et des services peuvent-ils réellement utiliser le progiciel de gestion intégré (PGI) ?
• Lacunes en matière d'information : les données critiques, telles que les qualifications des fournisseurs, les contrats et les documents RFx, sont souvent stockées en dehors du système ERP.
• Manque d'encadrement : Un système de contrôle des dépenses spécialisé peut guider les utilisateurs à travers des processus clés tels que les achats en libre-service ou les flux de travail complexes d'appels d'offres.
• Flux de travail rigides : contrairement aux ERP, les solutions de pointe offrent des flux de travail configurables et des règles métier essentielles pour un contrôle efficace des dépenses.

En définitive, les processus de contrôle des dépenses et le système de support associé sont largement hors du champ d'application de la plupart des systèmes ERP. Au cours de notre Webinaire sur la transformation du contrôle des dépensesJames Arvin, directeur du secteur public et de l'enseignement supérieur au Royaume-Uni chez Unit4, fournisseur leader de progiciels de gestion intégrés (ERP), a expliqué que : « Aucun système au monde n'est capable de tout faire, et encore moins de tout faire parfaitement. C'est là que, du point de vue d'Unit4, les partenariats clés avec des organisations comme Proactis prennent toute leur importance. Disposer de technologies intégrées et complémentaires permet de conjuguer non seulement la technologie, mais aussi les processus métier et les personnes. »

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez déployer un contrôle des dépenses très efficace autour de quasiment n'importe quel élément central. système de gestion financière ou ERPEn réalité, il est judicieux d'utiliser un système de contrôle des dépenses extérieur au progiciel de gestion intégré (ERP) pour deux raisons importantes :

1. Le contrôle des dépenses consiste à gérer les processus métier qui ne relèvent pas du système ERP.

Par exemple, il gère les processus en amont de l'intégration d'une commande ou d'une facture dans le système ERP et de l'ajout d'un fournisseur. De plus, il exploite un ensemble d'informations inédites sur les fournisseurs, les appels d'offres, les contrats et les catalogues, informations qui ne figurent même pas dans votre système ERP.

2. Le contrôle des dépenses implique bien plus de personnes que celles qui utilisent un ERP.

Certaines parties de votre système seront utilisées par la quasi-totalité de vos employés. D'autres parties seront utilisées par vos fournisseurs, qui sont situés en dehors de votre entreprise.

Du fait de la grande diversité des processus métier et du nombre important d'utilisateurs non experts, un bon système de contrôle des dépenses se distingue nettement de la plupart des progiciels de gestion intégrée (PGI). Les systèmes modernes de contrôle des dépenses sont conçus pour simplifier les processus et guider les utilisateurs de manière intuitive et progressive ; une approche différente du modèle de traitement des transactions de la plupart des PGI.

En résumé

Votre ERP est un atout précieux, mais il n'est pas conçu pour gérer efficacement tous les aspects du contrôle des dépenses. Bien que l'ERP soit la solution de facilité, plusieurs éléments justifient que des solutions spécialisées et performantes, telles que Proactis, soient plus adaptées.

En intégrant une plateforme dédiée au contrôle des dépenses, votre organisation peut gagner en agilité, améliorer sa conformité et réaliser d'importantes économies, le tout sans avoir besoin de remplacer son système ERP actuel par un système perturbateur.

Nous pouvons vous aider à déterminer si un progiciel de gestion intégré (ERP) est la solution adaptée à vos équipes.

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