Is uw ERP-systeem de juiste oplossing voor uw teams?

Uw Enterprise Resource Planning (ERP)-oplossing lijkt misschien een aantrekkelijke optie voor uw teams vanwege de 'alles-in-één'-functies en -functionaliteit. Maar dat is niet altijd het geval. Ook al gebruikt u het al lange tijd, het beschikt mogelijk niet over de diepgang van een ERP-systeem. De beste specialistische oplossing voor uitgavenbeheer in zijn soort. Van implementatiekosten tot de beperkingen van uw ERP-systeem: u kunt uw organisatie belemmeren bij het verbeteren van de naleving van regelgeving, de controle en de potentiële kostenbesparingen.

Waarom uw ERP-systeem mogelijk niet voldoende is

Uw ERP-systeem is mogelijk niet zo effectief als u aanvankelijk dacht, en wel om verschillende belangrijke redenen:

• Gebrek aan wendbaarheid: Alles-in-één-systemen offeren vaak flexibiliteit op, waardoor het moeilijk is om zich snel aan te passen.
• Beperkte toegang: Kan iedereen die goederen en diensten moet kopen het ERP-systeem daadwerkelijk gebruiken?
• Informatiehiaten: Kritieke gegevens, zoals leverancierskwalificaties, contracten en RFx-documenten, worden vaak buiten het ERP-systeem opgeslagen.
• Gebrek aan begeleiding: Een gespecialiseerd systeem voor uitgavenbeheer kan gebruikers begeleiden bij belangrijke processen zoals zelfservice-aankopen of complexe RFx-workflows.
• Strikte workflows: In tegenstelling tot ERP-systemen bieden de beste oplossingen in hun soort configureerbare workflows en bedrijfsregels, die essentieel zijn voor effectieve uitgavenbeheersing.

Uiteindelijk vallen de processen voor uitgavenbeheer en het bijbehorende systeem grotendeels buiten het bereik van de meeste ERP-systemen. Tijdens onze Webinar over het navigeren door de transformatie van uitgavenbeheerJames Arvin, directeur van UK Public Sector & Higher Education bij toonaangevende ERP-aanbieder Unit4, legde het volgende uit: "Er bestaat geen systeem ter wereld dat alles kan, en zeker niet alles goed. En dat is waar, vanuit het perspectief van Unit4, belangrijke partnerschappen met organisaties zoals Proactis echt van belang zijn. Door geïntegreerde, complementaire technologieën kunnen we niet alleen de technologie, maar ook de bedrijfsprocessen en de mensen samenbrengen."

Het goede nieuws is dat je zeer effectieve uitgavenbeheersing kunt toepassen rondom vrijwel elke kernactiviteit. financieel beheer of ERP-systeemHet is in feite heel verstandig om een uitgavenbeheersingssysteem te gebruiken dat buiten de ERP-omgeving valt, en wel om twee belangrijke redenen:

1. Uitgavenbeheersing gaat over het beheren van bedrijfsprocessen die buiten het ERP-systeem vallen.

Het beheert bijvoorbeeld de processen voordat een inkooporder of factuur in het ERP-systeem terechtkomt en voordat een leverancier aan het ERP-systeem wordt toegevoegd. En het maakt gebruik van een hele reeks nieuwe gegevens over leveranciers, offerteaanvragen, contracten en catalogi die niet eens in uw ERP-systeem staan.

2. Bij het beheersen van uitgaven zijn veel meer mensen betrokken dan alleen degenen die ERP-systemen gebruiken.

Delen van uw systeem zullen door vrijwel elke medewerker worden gebruikt. Andere delen zullen worden gebruikt door uw leveranciers, die buiten de muren van uw organisatie opereren.

Omdat de bedrijfsprocessen zo verschillend zijn en omdat er altijd veel mensen 'niet-experts' zullen zijn, verschilt de aard van een goed uitgavenbeheersysteem aanzienlijk van die van de meeste ERP-systemen. Moderne uitgavenbeheersystemen zijn ontworpen om complexiteit te verminderen en gebruikers stapsgewijs door intuïtieve processen te leiden – een andere benadering dan het transactieverwerkingsmodel binnen de meeste ERP-systemen.

Kortom:

Uw ERP-systeem is een waardevolle aanwinst, maar het is niet ontworpen om elk aspect van de uitgavenbeheersing effectief te beheren. Hoewel ERP de meest voor de hand liggende oplossing is, zijn er een aantal redenen waarom specialistische, hoogwaardige oplossingen, zoals Proactis, wellicht beter geschikt zijn.

Door een specifiek platform voor uitgavenbeheer te integreren, kan uw organisatie flexibeler worden, de naleving van regelgeving verbeteren en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren – en dat alles zonder dat een ingrijpende vervanging van het ERP-systeem nodig is.

Wij kunnen u helpen bepalen of ERP de juiste oplossing is voor uw teams.

Neem vandaag nog contact met ons op.