Die University of West London setzt mit Proactis den Standard für die Rechnungsautomatisierung.
Die University of West London hat die Rechnungsstellung mit Proactis automatisiert, wodurch Kosten gesenkt, die Transparenz verbessert und ein schlanker Kreditorenprozess ermöglicht wurde.
Sektor
Ausbildung
Studenten
Mehr als 12.000
Personal
900+
Rechnungen verarbeitet
Mehr als 10.000 pro Jahr
Kunde seit
2010
Wie Proactis geholfen hat
„Je mehr wir mit anderen Universitäten in Kontakt treten, desto mehr erkennen wir, wie weit wir voraus sind. Unser Ziel ist ein reibungsloser P2P-Prozess, und Proactis wird uns dabei helfen.“
Leiter der Beschaffungsabteilung, Universität West London
Der gesamte Kreditorenbuchhaltungszyklus für über 10.000 Jahresrechnungen wurde mit einem dreiköpfigen Team automatisiert, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich war.
Die Kosten für die Rechnungsverarbeitung wurden durch automatisierte Datenerfassung, Datenabgleichung und Zahlungsabwicklung deutlich gesenkt.
Verbesserte Einhaltung von Bestellrichtlinien und Transparenz der Ausgaben innerhalb der Universität
Die manuelle Papierbearbeitung und die damit verbundenen Ineffizienzen und Fehler im Rechnungsprozess wurden beseitigt.
Ermöglicht den elektronischen Zugriff auf alle Rechnungen direkt aus Proactis heraus per Knopfdruck.
Das AP-Team wurde von Routineaufgaben befreit, sodass es sich auf höherwertige Tätigkeiten und das Lieferantenbeziehungsmanagement konzentrieren konnte.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen durch schnellere, zuverlässigere und transparentere Rechnungszahlung
Wir haben einen einzigen, integrierten Managed Service für Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung bereitgestellt und die Universität damit im Bereich der P2P-Automatisierung einen Vorsprung vor ihren Mitbewerbern verschafft.
Überblick
Die University of West London ist die führende moderne Universität Londons für die Beschäftigung ihrer Absolventen. Sie beschäftigt über 900 Mitarbeiter und hat mehr als 12.000 Studierende an ihren Standorten in London und Reading. Da ihr kleines Buchhaltungsteam mit drei Mitarbeitern jährlich über 10.000 Rechnungen manuell bearbeitete, erweiterte die Universität ihre bestehende Partnerschaft mit Proactis Marketplace um den Managed Service „Rechnungserfassung“. Dieser automatisiert den gesamten Rechnungseingangs- und Zahlungsprozess für Papier- und PDF-Rechnungen. Das Ergebnis: deutlich effizientere Prozesse, geringere Kosten, bessere Transparenz der Ausgaben und Mitarbeiter, die sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
Herausforderung
Die University of West London ist die führende moderne Universität Londons für die Beschäftigung ihrer Absolventen. Sie zählt über 12.000 Studierende und mehr als 900 Mitarbeitende an ihren Standorten in London und Reading. Die Universität verfolgt eine Strategie des effizienten Kosten-Nutzen-Verhältnisses, um ihre Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, in allen Geschäftsbereichen Effizienz und Effektivität zu gewährleisten.
Ein kleines Team der Kreditorenbuchhaltung, bestehend aus nur drei Personen, war für die manuelle Verwaltung und Bearbeitung von über 10.000 Rechnungen pro Jahr zuständig – ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess, der kaum Kapazitäten für höherwertige Tätigkeiten ließ. Die Universität nutzte bereits Proactis Marketplace für den Einkauf, erkannte aber das Potenzial, ihre Prozesse weiter zu automatisieren, indem sie die Plattform auf den Rechnungseingang und die Rechnungszahlung ausweitete.
Ziel war es, den gesamten Kreditorenbuchhaltungszyklus zu automatisieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Dabei sollte die bestehende Geschäftsbeziehung zu Proactis genutzt werden, um einen einzigen, integrierten Managed Service für Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung bereitzustellen.
Lösung
Die Universität hat ihren Proactis-Einsatz um den Managed Service „Rechnungserfassung“ erweitert und bietet damit eine integrierte Lösung für die Beschaffung über den Marktplatz und die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Der Managed Service gewährleistet, dass das bestehende und zukünftige Rechnungsaufkommen ohne Erweiterung des Kreditorenbuchhaltungsteams bewältigt werden kann.
Durch die Zusammenarbeit mit Proactis entfiel der Zeitaufwand für die manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen und die Bearbeitung papierbasierter Ausnahmen vollständig. Dokumentenscanning und PDF-Import ermöglichen den Empfang, die intelligente Datenerfassung und die automatische Validierung von Rechnungen. Diese werden anschließend automatisch der jeweiligen Bestellung zugeordnet, und es werden Benachrichtigungen für den Wareneingang und die Zahlungsfreigabe ausgelöst. Über 5.000 Bestellungen werden jährlich über Proactis abgewickelt, wobei alle zugehörigen Rechnungen über dieselbe integrierte Plattform laufen.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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