De University of West London zet de standaard voor factuurautomatisering met Proactis.
De University of West London automatiseert de facturering met Proactis, wat leidt tot lagere kosten, meer inzicht en een gestroomlijnd crediteurenproces.
Sector
Onderwijs
Studenten
12.000+
Personeel
900+
Verwerkte facturen
10.000+ per jaar
Klant sinds
2010
Hoe Proactis hielp
“Hoe meer we met andere universiteiten in contact komen, hoe meer we beseffen hoe ver we voorlopen. Ons doel is een naadloos P2P-traject te realiseren en Proactis zal ons daarbij helpen.”
Hoofd Inkoop, Universiteit van West-Londen
Het volledige crediteurenproces voor meer dan 10.000 jaarlijkse facturen geautomatiseerd met een team van drie personen, zonder dat extra personeel nodig was.
De kosten voor factuurverwerking zijn aanzienlijk verlaagd dankzij geautomatiseerde gegevensregistratie, matching en betalingsworkflows.
Verbeterde naleving van inkooporders en meer inzicht in de uitgaven binnen de universiteit.
Het handmatig verwerken van papier en de daarmee samenhangende inefficiënties en fouten in het facturatieproces zijn geëlimineerd.
Biedt elektronische toegang tot alle facturen rechtstreeks vanuit Proactis met één muisklik.
Het crediteurenteam werd ontlast van routinematige verwerkingstaken, waardoor ze zich konden richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde en het beheer van leveranciersrelaties.
Verbeterde relaties met leveranciers dankzij snellere, betrouwbaardere en transparantere factuurbetalingen.
We hebben één geïntegreerde beheerde service geleverd voor zowel inkoop als crediteurenadministratie, waarmee we de universiteit een voorsprong hebben gegeven op andere universiteiten op het gebied van P2P-automatisering.
Overzicht
De University of West London is de meest vooraanstaande moderne universiteit in Londen wat betreft werkgelegenheid voor afgestudeerden, met meer dan 900 medewerkers en ruim 12.000 studenten op locaties in Londen en Reading. Met een klein crediteurenteam van drie personen dat handmatig meer dan 10.000 facturen per jaar verwerkt, heeft de universiteit haar bestaande samenwerking met Proactis Marketplace uitgebreid met de Invoice Capture Managed Service. Deze service automatiseert de volledige ontvangst- en betalingscyclus voor papieren en pdf-facturen. Het resultaat is een aanzienlijk efficiënter proces, lagere kosten, beter inzicht in de uitgaven en medewerkers die zich kunnen concentreren op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Uitdaging
De University of West London is de meest vooraanstaande moderne universiteit in Londen wat betreft werkgelegenheid voor afgestudeerden, met meer dan 12.000 studenten en ruim 900 medewerkers op campussen in Londen en Reading. De universiteit hanteert een strategie gericht op kostenefficiëntie om medewerkers te ondersteunen bij het bereiken van efficiëntie en effectiviteit in alle bedrijfsonderdelen.
Een klein crediteurenteam van slechts drie personen was verantwoordelijk voor het handmatig beheren en verwerken van meer dan 10.000 facturen per jaar – een tijdrovend en arbeidsintensief proces dat weinig ruimte overliet voor activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. De universiteit gebruikte Proactis Marketplace al voor inkoop, maar zag de mogelijkheid om de processen verder te automatiseren door het platform uit te breiden naar de ontvangst en betaling van facturen.
Het doel was om de volledige crediteurenadministratiecyclus te automatiseren zonder extra personeel aan te nemen, door gebruik te maken van de bestaande relatie met Proactis om één geïntegreerde beheerde service te leveren die zowel inkoop als crediteurenadministratie omvat.
Oplossing
De universiteit heeft het gebruik van Proactis uitgebreid met de Managed Service voor factuurverwerking. Dit biedt een geïntegreerde oplossing voor zowel inkoop via de Marketplace als geautomatiseerde factuurverwerking. De Managed Service zorgt ervoor dat bestaande en toekomstige factuurvolumes kunnen worden verwerkt zonder dat het crediteurenteam hoeft te worden uitgebreid.
Dankzij Proactis hoefde ik niet langer handmatig inkoopfacturen in te voeren en papieren uitzonderingen af te handelen. Door documenten te scannen en PDF's te importeren, worden facturen ontvangen, intelligent verwerkt en automatisch gevalideerd. Facturen worden vervolgens automatisch gekoppeld aan de betreffende inkooporder, waarbij meldingen worden geactiveerd voor goederenontvangst en betalingsgoedkeuring. Jaarlijks worden er meer dan 5.000 orders via Proactis verwerkt, waarbij alle bijbehorende facturen via hetzelfde geïntegreerde platform lopen.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.