L'Université de West London établit la norme en matière d'automatisation des factures avec Proactis.
L'Université de West London a automatisé sa facturation avec Proactis, ce qui a permis de réduire les coûts, d'améliorer la visibilité et de mettre en place un processus de comptabilité fournisseurs allégé.
Secteur
Éducation
Étudiants
Plus de 12 000
Personnel
Plus de 900
Factures traitées
Plus de 10 000 par an
Client depuis
2010
Comment Proactis a aidé
« Plus nous rencontrons d'autres universités, plus nous prenons conscience de notre avance. Notre objectif est de proposer un parcours P2P fluide, et Proactis nous aidera à y parvenir. »
Responsable des achats, Université de West London
Automatisation complète du cycle des comptes fournisseurs pour plus de 10 000 factures annuelles avec une équipe de trois personnes, sans embauche supplémentaire.
Réduction significative des coûts de traitement des factures grâce à l'automatisation de la capture, du rapprochement et du flux de paiement des données
Amélioration de la conformité des bons de commande et de la visibilité des dépenses à l'échelle de l'université
Élimination de la manipulation manuelle de documents papier et des inefficacités et erreurs associées au processus de facturation
Accès électronique à toutes les factures directement depuis Proactis en un clic
Libéré l'équipe AP des tâches de traitement routinières, elle a pu se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et sur la gestion des relations fournisseurs.
Amélioration des relations avec les fournisseurs grâce à un paiement des factures plus rapide, plus fiable et plus transparent
Nous avons fourni un service géré unique et intégré couvrant les achats et la gestion des comptes fournisseurs, ce qui place l'université en tête de ses homologues en matière d'automatisation des processus P2P.
Aperçu
L'Université de West London est la première université moderne de Londres en termes d'insertion professionnelle de ses diplômés, avec plus de 900 employés et plus de 12 000 étudiants répartis sur ses campus de Londres et de Reading. Disposant d'une petite équipe de trois personnes en comptabilité fournisseurs gérant manuellement plus de 10 000 factures par an, l'Université a étendu son partenariat avec Proactis Marketplace au service de gestion de la saisie des factures, automatisant ainsi l'intégralité du cycle de réception et de paiement des factures papier et PDF. Il en résulte un processus considérablement simplifié, des coûts réduits, une meilleure visibilité des dépenses et un personnel libéré pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Défi
L'Université de West London est la première université moderne de Londres en termes d'insertion professionnelle de ses diplômés. Elle accueille plus de 12 000 étudiants et emploie plus de 900 personnes sur ses campus de Londres et de Reading. L'université met en œuvre une stratégie d'optimisation des ressources afin d'aider son personnel à garantir l'efficacité et la performance dans tous les domaines d'activité.
Une petite équipe de trois personnes seulement était chargée de la gestion et du traitement manuels de plus de 10 000 factures par an, un processus long et gourmand en ressources qui limitait considérablement sa capacité à se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. L’université utilisait déjà Proactis Marketplace pour ses achats, mais elle a perçu l’opportunité d’automatiser davantage ses processus en étendant la plateforme à la réception et au paiement des factures.
L’objectif était d’automatiser l’intégralité du cycle des comptes fournisseurs sans augmenter les effectifs, en tirant parti de la relation existante avec Proactis pour fournir un service géré unique et intégré couvrant les achats et les comptes fournisseurs.
Solution
L'université a étendu son utilisation de Proactis au service de gestion de la saisie des factures, offrant ainsi une solution intégrée unique couvrant à la fois l'approvisionnement sur la Marketplace et le traitement automatisé des factures. Ce service garantit la gestion des volumes de factures actuels et futurs sans qu'il soit nécessaire d'agrandir l'équipe de comptabilité fournisseurs.
Grâce à Proactis, le temps consacré à la saisie manuelle des factures d'achat et à la gestion des exceptions liées aux documents papier a été entièrement éliminé. La numérisation des documents et l'importation de PDF permettent la réception, la saisie intelligente des données et la validation automatique des factures. Celles-ci sont ensuite automatiquement rattachées au bon de commande correspondant, et des alertes sont déclenchées pour la réception des marchandises et l'approbation du paiement. Plus de 5 000 commandes sont passées chaque année via Proactis, et toutes les factures associées transitent par la même plateforme intégrée.