De Universiteit van Sussex realiseert end-to-end efficiëntie van bron tot contract als onderdeel van haar digitale transformatie.
De Universiteit van Sussex heeft het volledige inkoopproces gedigitaliseerd met Proactis, waardoor de transparantie en naleving zijn verbeterd en medewerkers zijn ontlast van handmatige taken.
Sector
Onderwijs
Leveranciers
3.500+
Personeel
2.100
Verwerkte facturen
40.000 per jaar
Klant sinds
2014
Hoe Proactis hielp
“De Proactis Source-to-Contract- en factuurautomatiseringsoplossingen die we gebruiken, bieden een uitstekende balans tussen gebruiksgemak en functionaliteit en zijn flexibel genoeg gebleken om aan onze eisen te voldoen. Dit is zeer zeldzaam bij inkoopoplossingen.”
Ian McKee, adjunct-directeur financiën, Universiteit van Sussex
Handmatige processen voor het onboarden van leveranciers, contractbeheer en facturering binnen de hele organisatie zijn geëlimineerd.
Het inkoopproces is gestroomlijnd, waarbij medewerkers worden doorverwezen naar voorkeursleveranciers en contractleveranciers om de waarde te maximaliseren.
De kwaliteit van de driewegmatching tussen inkooporders, ontvangen goederen en facturen is verbeterd.
Biedt volledig inzicht in uitgaven, contracten en leveranciersprestaties vanuit één centraal platform.
Maakte toegang mogelijk tot alle inkoop- en financiële gegevens vanaf elke locatie, ter ondersteuning van werken op afstand en hybride werken.
Verbeterde foutafhandeling door geautomatiseerd opvragen en blokkeren van factuurafwijkingen.
Verbeterde naleving door middel van ingebouwde vragenlijsten voor leveranciers over moderne slavernij, gegevensbescherming en andere vereisten.
Verbeterd relatiebeheer met leveranciers via een transparant, consistent en samenwerkingsgericht portaal.
Overzicht
De Universiteit van Sussex is een toonaangevende, onderzoeksintensieve universiteit nabij Brighton met medewerkers en studenten uit meer dan 100 landen. De universiteit, die voorheen voornamelijk gebruikmaakte van handmatige inkoopprocessen, is met Proactis een gefaseerde digitale transformatie gestart. Deze begon met Marketplace, ging verder met Source-to-Contract en werd uiteindelijk uitgebreid naar factuurverwerking. Het resultaat is een volledig gedigitaliseerde, end-to-end inkoop- en crediteurenadministratie, met verbeterd inzicht in de uitgaven, een betere naleving van regelgeving en medewerkers die zijn ontlast van niet-waardetoevoegende administratieve taken.
Uitdaging
De Universiteit van Sussex is een onderzoeksintensieve universiteit met zowel een internationale als een lokale oriëntatie, die medewerkers en studenten aantrekt uit meer dan 100 landen. Vóór de digitale transformatie was de universiteit grotendeels afhankelijk van handmatige inkoopprocessen, waaronder contractbeheer in spreadsheets, losgekoppelde e-aanbestedingen en een omslachtige verwerking van facturen op papier.
Het onboarden van leveranciers vereiste dat medewerkers handmatig informatie verzamelden en papieren formulieren invulden. Contractbeheer miste centralisatie en inzicht. De crediteurenadministratie omvatte veel handmatige invoer en papierverwerking, met beperkte mogelijkheden om facturen automatisch te controleren aan de hand van inkooporders.
De universiteit zocht een totaaloplossing die de processen van inkoop tot contract zou automatiseren en digitaliseren, integreren met het financiële systeem, handmatige gegevensinvoer overbodig zou maken en medewerkers van Financiën en Inkoop inzicht en rapportagemogelijkheden zou bieden over de uitgaven – en die tegelijkertijd toegankelijk zou blijven voor niet-specialistische gebruikers binnen de hele organisatie.
Oplossing
De universiteit selecteerde Proactis in drie fasen, voortbouwend op een bestaande relatie met een marktplaats. Proactis Source-to-Contract – met daarin leveranciersbeheer, inkoop en contractbeheer – werd als eerste geïmplementeerd, waardoor de workflows voor het onboarden van leveranciers, aanbestedingen en contracten werden gestroomlijnd en geautomatiseerd. Medewerkers van de universiteit kunnen nu via een zelfserviceportaal nieuwe leveranciers voorstellen, waarbij leveranciers hun eigen gegevens rechtstreeks beheren.
De oplossing is ontworpen om toegankelijk te zijn voor niet-inkoopspecialisten, waardoor collega's binnen de universiteit relevante contracten kunnen inzien, goedgekeurde leveranciers kunnen vinden en kunnen deelnemen aan inkoopprocessen zonder specialistische kennis. Ingebouwde vragenlijsten over moderne slavernij, gegevensbescherming en andere nalevingsgebieden worden door het team onderhouden en bijgewerkt naarmate de eisen veranderen.
Na het succes van Source-to-Contract implementeerde de universiteit vervolgens Proactis Invoice Capture om haar crediteurenadministratie te digitaliseren. Facturen worden nu vastgelegd, omgezet in e-facturen, gevalideerd aan de hand van inkooporders, gecontroleerd op duplicaten en geldige leveranciersgegevens, en overgezet naar het financiële systeem voor afstemming en goedkeuring van betalingen – volledig binnen één geïntegreerd platform.
“We hebben overal en op één plek toegang tot alles, en we zijn overgestapt van een papieren systeem naar een systeem waarin alles centraal is gecentraliseerd. De oplossingen van Proactis zijn enorm nuttig gebleken – we konden snel en met een gerust hart naar een externe locatie verhuizen, zonder dat onze processen daaronder zouden lijden.”
Ian McKee, adjunct-directeur financiën, Universiteit van Sussex
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.