L'université de Lancaster économise du temps et des ressources en gérant ses achats dans un système centralisé.
L’université de Lancaster a centralisé ses achats avec Proactis, ce qui a permis d’accélérer les commandes, de réduire les dépenses hors contrat et de libérer du temps pour le personnel.
Secteur
Éducation
Étudiants
Plus de 16 500
Catalogues hébergés
23
Intégration de systèmes
Unité 4 ERP
Client depuis
2016
Comment Proactis a aidé
« Proactis simplifie non seulement la vie de nos utilisateurs finaux qui peuvent facilement trouver un article, cliquer et commander, mais le fait de tout centraliser nous a également permis de gagner du temps, d'obtenir des informations sur notre activité d'achat, de mieux gérer notre chaîne d'approvisionnement et de garantir le paiement des fournisseurs dans les délais. »
Linda Thompson, responsable des achats, Université de Lancaster
Nous avons mis à la disposition du personnel un portail d'achat unique et convivial, accessible via une authentification unique sur l'intranet de l'université.
Augmentation des dépenses contractuelles grâce à l'administration de tous les achats via des catalogues approuvés et des connexions directes.
Réduction des achats hors contrat et des achats non conventionnels à l'échelle de l'université
Les commandes ont été livrées plus rapidement et le temps que le personnel doit consacrer à la recherche et à l'approvisionnement en biens et services a été réduit.
Libéré le personnel des achats et des opérations des tâches administratives manuelles liées aux achats, ce qui lui a permis de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.
Cela a permis à l'équipe des achats de bien visualiser les commandes passées, par qui et auprès de quels fournisseurs.
Intégrée de manière transparente à l'ERP Unit4, elle crée un processus de bout en bout simplifié, de la commande au paiement.
Amélioration des performances de paiement des fournisseurs grâce à une meilleure visibilité des commandes et à une efficacité accrue des processus.
Aperçu
L'Université de Lancaster fait partie du groupe N8 d'universités de recherche, classée parmi les vingt premières dans les trois palmarès nationaux et récompensée par la médaille d'or du Cadre d'excellence de l'enseignement du gouvernement. Afin de réduire les tâches administratives liées aux achats et d'accroître les dépenses contractuelles, l'Université a mis en place la plateforme Proactis Marketplace, intégrée à son ERP Unit4. Cette solution crée une boutique en ligne unique et sécurisée, offrant au personnel un accès facile à 23 catalogues de fournisseurs et à 32 connexions externes. Il en résulte des commandes plus rapides, une réduction des achats hors contrat et un personnel plus disponible pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Défi
L'Université de Lancaster fait partie du groupe N8 d'universités de recherche. Elle propose une gamme complète de services académiques à plus de 16 500 étudiants et emploie environ 3 000 personnes. Les achats sont gérés de manière centralisée par une équipe de 20 personnes.
Le traitement manuel des commandes était une source de frustration et de perte de temps pour les employés de l'université. En l'absence d'une plateforme centralisée pour les achats, le personnel consacrait un temps considérable à naviguer entre les différents fournisseurs, ce qui augmentait le risque de dépenses hors contrat et réduisait la visibilité de l'équipe des achats sur les commandes passées et les fournisseurs.
L’université a décidé de fournir à tout le personnel une plateforme en ligne unique où ils pourraient rapidement et facilement trouver, comparer et commander auprès de leurs fournisseurs préférés – dans le respect des politiques d’autorisation d’achat établies – réduisant ainsi les tâches administratives, stimulant les dépenses contractuelles et permettant de meilleures décisions d’achat.
Solution
Proactis a aidé l'Université de Lancaster à mettre en place une boutique en ligne sécurisée, intégrée à son intranet, offrant un portail d'achat unique accessible par authentification unique. La plateforme Proactis Marketplace héberge les catalogues des fournisseurs et permet aux utilisateurs de consulter et de commander rapidement et facilement auprès des fournisseurs agréés via une interface unique.
L'intégration transparente avec le système ERP Unit4 de l'université garantit une simplification complète du processus d'achat, de la sélection au paiement, créant ainsi un guichet unique pour toutes les activités d'approvisionnement. Les acheteurs peuvent accéder directement depuis Unit4 ERP à la plateforme Proactis Marketplace, sélectionner les biens et services, et s'assurer du traitement du paiement sans avoir à jongler entre les systèmes.
La plateforme donne actuellement accès à 23 catalogues de fournisseurs hébergés et à 32 connexions externes pour les articles spécialisés, offrant ainsi au personnel le large choix nécessaire tout en maintenant les achats dans les canaux approuvés et aux meilleurs prix disponibles auprès de fournisseurs qualifiés.