Lancaster University bespaart tijd en middelen door aankopen in één centraal systeem te beheren.
Lancaster University centraliseerde de inkoop bij Proactis, waardoor sneller besteld kon worden, uitgaven buiten contract om werden verminderd en medewerkers tijd vrijmaakten.
Sector
Onderwijs
Studenten
16.500+
Gehoste catalogi
23
Systeemintegratie
Unit4 ERP
Klant sinds
2016
Hoe Proactis hielp
"Proactis maakt het leven niet alleen gemakkelijker voor onze eindgebruikers, omdat ze eenvoudig een artikel kunnen vinden, erop kunnen klikken en bestellen, maar doordat alles op één plek staat, hebben we ook tijd bespaard, inzicht gekregen in onze inkoopactiviteiten, onze toeleveringsketen beter kunnen beheren en ervoor kunnen zorgen dat leveranciers op tijd worden betaald."
Linda Thompson, inkoopmanager, Lancaster University
Medewerkers beschikken nu over één gebruiksvriendelijk inkoopportaal, toegankelijk via eenmalige aanmelding via het intranet van de universiteit.
Verhoogde contractuitgaven door alle aankopen via goedgekeurde catalogi en punch-out-verbindingen te laten verlopen.
Vermindering van aankopen buiten contract en eigenzinnige aankopen binnen de universiteit.
Snellere bestellingen werden mogelijk gemaakt en de tijd die medewerkers nodig hebben voor het zoeken en inkopen van goederen en diensten werd verkort.
Inkoop- en operationeel personeel werd ontlast van handmatige inkoopadministratie, waardoor ze zich konden richten op activiteiten die waarde toevoegen.
Het inkoopteam kreeg hierdoor een duidelijk overzicht van wat er besteld was, door wie en bij welke leveranciers.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 ERP, waardoor een gestroomlijnd end-to-end proces ontstaat, van bestelling tot betaling.
Ondersteunde betere betalingsprestaties van leveranciers door verbeterde orderinzichtelijkheid en procesefficiëntie.
Overzicht
Lancaster University is lid van de N8-groep van onderzoeksuniversiteiten, staat in de top twintig van alle drie de nationale ranglijsten en heeft goud behaald in het Teaching Excellence Framework van de overheid. Om de handmatige inkoopadministratie te verminderen en de bestedingen binnen contracten te verhogen, implementeerde de universiteit de Proactis Marketplace, geïntegreerd met haar Unit4 ERP-systeem. Dit resulteerde in één veilige online winkel die medewerkers eenvoudig toegang geeft tot 23 leverancierscatalogi en 32 punch-out-koppelingen. Het resultaat is sneller bestellen, minder aankopen buiten contracten en medewerkers die zich kunnen richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Uitdaging
Lancaster University is lid van de N8-groep van onderzoeksuniversiteiten en biedt een volledig scala aan academische diensten aan meer dan 16.500 studenten en heeft ongeveer 3.000 medewerkers in dienst. De inkoop wordt centraal beheerd door een team van 20 medewerkers.
Het handmatig verwerken en beheren van bestellingen was zowel tijdrovend als frustrerend voor medewerkers binnen de universiteit. Zonder één centraal aanspreekpunt voor aankopen, besteedden medewerkers veel tijd aan het navigeren door verschillende leverancierskanalen, waardoor het risico op uitgaven buiten contract toenam en het inkoopteam minder inzicht had in wat er werd besteld en bij wie.
De universiteit besloot alle medewerkers één online platform te bieden waar ze snel en gemakkelijk voorkeursleveranciers konden vinden, vergelijken en bestellingen plaatsen – binnen de vastgestelde inkoopautorisatieprocedures – om de administratie te verminderen, de contractuele uitgaven te verhogen en betere inkoopbeslissingen mogelijk te maken.
Oplossing
Proactis hielp Lancaster University bij het opzetten van een veilige online winkel die geïntegreerd is in het intranet voor medewerkers van de universiteit. Dit biedt één centraal inkoopportaal dat toegankelijk is via single sign-on. De Proactis Marketplace bevat leverancierscatalogi en punch-out-links, waardoor medewerkers snel en eenvoudig via één overzichtelijke interface kunnen zoeken naar en bestellen bij goedgekeurde leveranciers.
Naadloze integratie met het Unit4 ERP-systeem van de universiteit zorgt ervoor dat het inkoopproces volledig gestroomlijnd is, van selectie tot betaling. Dit creëert een echte one-stop-shop voor inkoopactiviteiten. Kopers kunnen rechtstreeks vanuit Unit4 ERP naar de Proactis Marketplace gaan, goederen en diensten selecteren en ervoor zorgen dat de betaling wordt verwerkt zonder tussen systemen te hoeven schakelen.
Het platform biedt momenteel toegang tot 23 gehoste leverancierscatalogi en 32 punch-out-verbindingen voor specialistische artikelen, waardoor medewerkers de nodige keuzevrijheid hebben en aankopen binnen goedgekeurde kanalen en tegen de best beschikbare prijzen bij gekwalificeerde leveranciers kunnen plaatsvinden.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.