De Universiteit van Essex stroomlijnt de inkoop- en facturatieprocessen om extra waarde te creëren en de efficiëntie te verbeteren.
De Universiteit van Essex automatiseerde de inkoop en facturering met Proactis, wat de efficiëntie, het leveranciersbeheer en de tijdige betalingen verbeterde, en dat alles met een klein team.
Sector
Onderwijs
Personeel
3.000+
Leveranciers
4.000+
Verwerkte facturen
25.000 per jaar
Systeemintegratie
Eenheid 4 Bedrijfswereld
Hoe Proactis hielp
“Proactis is zeer goed ontvangen binnen de universiteit. Het betalingsteam is enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en vond het al vanaf een zeer vroeg stadium gemakkelijk te gebruiken. We hebben ook nieuwe ideeën kunnen aandragen bij Proactis, en een aantal daarvan is al geïmplementeerd. Vanuit het perspectief van de gebruiker is dit zeer prettig en een teken van een echt partnerschap.”
Carol Saward, hoofd van de afdeling Inkomsten en Betalingen, Universiteit van Essex
Alle binnenkomende facturen zijn gecentraliseerd, waardoor facturen zonder inkoopordernummer niet meer rechtstreeks bij afdelingen binnenkomen.
Geautomatiseerd scannen van facturen, gegevensinvoer, afstemmen van inkooporders en overdracht naar Unit4 - waardoor het betalingsteam minder handmatig werk hoeft te verrichten.
Verbeterde tijdige betalingen aan leveranciers, wat de relaties met leveranciers binnen de universiteit versterkt.
De leveranciersbasis werd geconsolideerd, waarbij alleen al de afsplitsing van Amazon Business meer dan £8.000 aan besparingen op bezorgkosten opleverde.
Er werd een volledig auditspoor voor elke factuur bijgehouden, waardoor het team direct kon reageren op vragen van leveranciers over betalingen.
We hebben een gebruiksvriendelijk aankoopportaal geleverd dat kopers vanaf het begin gemakkelijk konden gebruiken.
Maakte snelle oplossing van problemen met factuurafwijkingen mogelijk via een speciaal, webgebaseerd vragenplatform.
Tijdens de Covid-19-lockdown is het project op tijd en binnen budget gerealiseerd, met volledig op afstand uitgevoerde werkzaamheden.
Overzicht
De Universiteit van Essex is een openbare onderzoeksuniversiteit, opgericht in 1963, met meer dan 14.760 studenten en ruim 800 academische medewerkers. Met een betalingsteam van slechts vijf personen dat handmatig 25.000 facturen per jaar verwerkte – vaak zonder inkoopordernummer – implementeerde de universiteit Proactis Invoice Capture and Marketplace, geïntegreerd met Unit4 Business World. Het resultaat was een gecentraliseerde, geautomatiseerde factuurverwerking, een geconsolideerde leveranciersbasis, een verbeterde betalingsbetrouwbaarheid en sterkere relaties met leveranciers, en dat alles binnen budget en op tijd tijdens de Covid-19-lockdown.
Uitdaging
De Universiteit van Essex is een openbare onderzoeksuniversiteit met meer dan 14.760 studenten, ruim 800 academische medewerkers en verwerkt bijna 25.000 facturen per jaar. Met 300 medewerkers binnen de universiteit die bevoegd zijn om bestellingen te plaatsen, moest het betalingsteam van vijf personen al deze facturen handmatig verwerken – een arbeidsintensief en foutgevoelig proces.
Facturen werden niet centraal ontvangen of geregistreerd; ze kwamen vaak zonder inkoopordernummer bij afdelingen terecht, waardoor leveranciers te laat werden betaald en er geen transparantie ontstond over financiële verplichtingen of de status van facturen in het betalingsproces. Het ontbreken van een centraal inkoopsysteem betekende ook dat er beperkt inzicht was in wat er werd besteld en bij welke leveranciers.
De universiteit had behoefte aan een oplossing om de factuurverwerking te centraliseren en te automatiseren, medewerkers één overzichtelijke plek te bieden voor aankopen, het leveranciersbestand te consolideren en naadloos te integreren met het bestaande financiële systeem Unit4 Business World.
Oplossing
Proactis introduceerde een volledig geautomatiseerde oplossing voor het scannen van facturen en het importeren van PDF's, met intelligente gegevensregistratie en een speciale webgebaseerde zoekdesk, naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World. Facturen worden nu centraal ontvangen, gescand, automatisch gekoppeld aan de relevante inkooporder en overgezet naar het financiële systeem voor afstemming en betalingsgoedkeuring. Elektronische facturen worden ook geaccepteerd, waarbij leveranciers met de PO flip-functionaliteit inkooporders direct kunnen omzetten in facturen.
Proactis Marketplace werd ook geïmplementeerd om medewerkers één centrale online plek te bieden voor hun aankopen. Het platform biedt gemakkelijke toegang tot goedgekeurde leverancierscatalogi en punch-outs via een gebruiksvriendelijke interface, geheel binnen de vastgestelde autorisatieprocedures. De oplossing stelde de universiteit in staat haar leveranciersbestand te consolideren, waarbij alleen al de punch-out via Amazon Business een besparing van meer dan £8.000 aan verzendkosten opleverde.
Opmerkelijk is dat de volledige implementatie tijdens de Covid-19-lockdown op tijd en binnen budget is afgerond, waarbij het project werd voltooid terwijl het team volledig op afstand werkte. Dit toont de veerkracht van het cloudgebaseerde Proactis-platform aan.
“Het meest relevante voordeel is waarschijnlijk dat de universiteit overal en op één plek toegang heeft tot alle informatie. We hebben er nu alle vertrouwen in dat onze factureringsprocessen en betalingen aan leveranciers betrouwbaar zijn.”
Philip Sweeting, Hoofd Inkoop, Universiteit van Essex
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.