Die Newcastle University verwaltet ihre Einkäufe bei zugelassenen Lieferanten über ein zentrales System mit Proactis.
Die Universität Newcastle hat ihren Einkauf mit Proactis zentralisiert, was eine regelkonforme Bestellung in großem Umfang ermöglicht und unkontrollierte Ausgaben reduziert.
Sektor
Ausbildung
Studenten
Mehr als 23.000
Gehostete Kataloge
71 (über 1,6 Millionen Positionen)
Systemintegration
SAP ERP
Kunde seit
2001
Wie Proactis geholfen hat
„Wir haben ein verbessertes Kategorienmanagement mit schnelleren Bestellzeiten und Einsparungen durch niedrigere Preise festgestellt. Die Mitarbeiter können jetzt das bekommen, was sie wollen, wann sie es wollen, und zwar zu den besten Preisen.“
Leiter der Beschaffungsabteilung, Universität Newcastle
Über eine einzige, konforme Beschaffungsplattform wurden jährlich über 32.000 Bestellungen im Wert von mehr als 6 Millionen Pfund abgewickelt.
Den Mitarbeitern wurde Zugang zu 71 genehmigten Katalogen mit über 1,6 Millionen Artikeln zu landesweit vereinbarten Preisen gewährt.
Es wurden 26 Ausstanzanschlüsse für Spezialartikel hinzugefügt, die das gesamte Spektrum der Beschaffungsanforderungen der Universität abdecken.
Reduzierung unkontrollierter Einkäufe durch die Steuerung aller Einkäufe über zugelassene Lieferanten und Genehmigungsprozesse.
Verbessertes Kategorienmanagement mit schnelleren Bestellzeiten und Preiseinsparungen durch konsolidierte Lieferantenvereinbarungen
Vereinfachtes Lieferantenmanagement – Proactis verwaltet alle Katalog- und Punchout-Verbindungen und benötigt nur eine einzige ERP-Integration.
In Kombination mit Proactis Sourcing werden Papierprozesse eliminiert und eine durchgängig konforme Beschaffungsumgebung geschaffen.
Ermöglichte es allen Mitarbeitern – unabhängig von Abteilung oder Campusstandort – über eine zentrale Schnittstelle auf genehmigte Waren und Dienstleistungen zuzugreifen.
Überblick
Die Newcastle University ist eine Russell-Group-Universität und zählt zu den 150 besten Universitäten weltweit sowie zu den Top 10 in Europa im Bereich Lehrqualität. Mit Standorten in Newcastle, London, Malaysia und Singapur implementierte die Universität Proactis Marketplace – integriert in ihr SAP ERP-System – um ihren 5.500 Mitarbeitenden eine zentrale, rechtskonforme Online-Bestellplattform zu bieten. Heute werden jährlich über 32.000 Bestellungen im Wert von mehr als 6 Millionen Pfund über die Plattform abgewickelt. Die Mitarbeitenden haben Zugriff auf 71 genehmigte Kataloge mit über 1,6 Millionen Artikeln und 26 Punch-Out-Schnittstellen. Dies ermöglicht schnellere Bestellvorgänge, weniger unkontrollierte Ausgaben und ein optimiertes Kategorienmanagement.
Herausforderung
Die Newcastle University ist eine Russell-Group-Universität mit einem weltweit exzellenten Ruf in der Forschung. Sie zählt zu den 150 besten Universitäten weltweit und zu den zehn besten in Europa hinsichtlich der Lehrqualität. An ihren vier Standorten in Newcastle, London, Malaysia und Singapur bietet sie mehr als 23.000 Studierenden eine Hochschulausbildung und beschäftigt rund 5.500 Mitarbeitende. Die Beschaffung erfolgt zentral.
Die Universität nutzte bereits Proactis Sourcing für Ausschreibungen und eine SAP-ERP-Lösung, doch der alltägliche Einkaufsprozess basierte häufig auf Freitextbestellungen – und manchmal gar nicht auf Bestellungen. Dieser Prozess war ressourcenintensiv, oft nicht regelkonform, fehleranfällig und verursachte einen erheblichen Papieraufwand. Es gab nur wenig Einblick in die bestellten Artikel, und die Mitarbeiter hatten keine einfache Möglichkeit, Lieferanten zu vergleichen oder auf vorab ausgehandelte Preise zuzugreifen.
Die Universität erkannte, dass die Bereitstellung einer einzigen Online-Plattform für die Mitarbeiter – die alle üblicherweise bestellten Waren und Dienstleistungen von bevorzugten Lieferanten im Rahmen der festgelegten Autorisierungsrichtlinien abdeckt – der richtige Ansatz ist, um Zeitverschwendung zu vermeiden, die Einhaltung der Vorschriften zu fördern und die Einkaufsergebnisse zu verbessern.
Lösung
Proactis Marketplace wurde ausgewählt, um Waren und Dienstleistungen von Vertragslieferanten auf einem gemeinsamen Marktplatz für häufig bestellte Artikel mit geringem Wert, darunter IT-Ausrüstung, IT-Verbrauchsmaterialien, Sicherheitsausrüstung, Laborbedarf, Catering und Möbel, anzubieten. Für spezialisiertere Artikel oder Fälle, in denen eine Kataloglieferung nicht möglich war, wurden Punch-Out-Verbindungen eingerichtet – viele davon im XML-Format, sodass Bestellungen direkt im System des Lieferanten aufgegeben werden können.
Proactis verwaltet alle Lieferantenkataloge und Punchout-Anbindungen über eine zentrale Plattform. Dadurch muss die Universität nur noch eine einzige Integration mit ihrem SAP ERP-System pflegen. Einkäufer können nahtlos von SAP zum Proactis Marketplace wechseln, Waren und Dienstleistungen zu bundesweit vereinbarten Preisen auswählen und die Zahlungsabwicklung sicherstellen – alles über eine einzige, benutzerfreundliche Oberfläche. Für Abteilungen ohne direkten Zugriff auf die Beschaffung werden Anfragen zur Prüfung und Auftragserteilung an das zentrale Beschaffungsteam weitergeleitet.
Die Kombination von Proactis Marketplace und Proactis Sourcing hat den Papierkram und die Zeitverschwendung im gesamten Beschaffungszyklus beseitigt – und bietet so eine revisionssichere, regelkonforme und vollständig integrierte Einkaufsumgebung für die gesamte Institution.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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