Newcastle University beheert de inkoop bij goedgekeurde leveranciers in één centraal systeem met Proactis.
Newcastle University centraliseerde de inkoop bij Proactis, waardoor conforme bestellingen op grote schaal mogelijk werden en ongecontroleerde uitgaven werden teruggedrongen.
Sector
Onderwijs
Studenten
23.000+
Gehoste catalogi
71 (meer dan 1,6 miljoen posten)
Systeemintegratie
SAP ERP
Klant sinds
2001
Hoe Proactis hielp
"We hebben een verbeterd categoriebeheer gezien met snellere besteltijden en besparingen door lagere prijzen. Medewerkers kunnen nu krijgen wat ze willen, wanneer ze het willen, tegen de beste prijzen."
Hoofd Inkoop, Universiteit van Newcastle
Jaarlijks werden meer dan 32.000 bestellingen ter waarde van meer dan £6 miljoen verwerkt via één enkel, conform inkoopplatform.
Medewerkers kregen toegang tot 71 goedgekeurde catalogi met meer dan 1,6 miljoen artikelen tegen landelijk overeengekomen prijzen.
Er zijn 26 extra aansluitpunten toegevoegd voor specialistische artikelen, waarmee aan alle inkoopbehoeften van de universiteit wordt voldaan.
Ongecontroleerde aankopen worden teruggedrongen door alle aankopen via goedgekeurde leveranciers en autorisatieprocessen te laten verlopen.
Verbeterd categoriebeheer met snellere besteltijden en prijsbesparingen dankzij geconsolideerde leveranciersovereenkomsten.
Vereenvoudigd leveranciersbeheer - Proactis beheert alle catalogus- en punch-out-koppelingen, waardoor slechts één ERP-integratie nodig is.
In combinatie met Proactis Sourcing worden papieren processen geëlimineerd en een volledig conforme inkoopomgeving gecreëerd.
Het stelde alle medewerkers – ongeacht afdeling of campuslocatie – in staat om via één centrale interface toegang te krijgen tot goedgekeurde goederen en diensten.
Overzicht
Newcastle University is een Russell Group-instelling die tot de top 150 universiteiten ter wereld en de top 10 van Europa behoort wat betreft onderwijskwaliteit. Met campussen in Newcastle, Londen, Maleisië en Singapore heeft de universiteit Proactis Marketplace geïmplementeerd – geïntegreerd met haar SAP ERP-systeem – om 5.500 medewerkers één centraal, conform online inkoopplatform te bieden. Tegenwoordig worden er jaarlijks meer dan 32.000 bestellingen ter waarde van meer dan £ 6 miljoen via het platform geplaatst. Medewerkers hebben toegang tot 71 goedgekeurde catalogi met meer dan 1,6 miljoen artikelen en 26 punch-out-koppelingen, wat resulteert in snellere bestellingen, minder ongecontroleerde uitgaven en een beter categoriebeheer.
Uitdaging
Newcastle University is een instelling van de Russell Group met een wereldwijde reputatie voor uitmuntend onderzoek. De universiteit behoort tot de top 150 universiteiten wereldwijd en tot de top 10 in Europa wat betreft onderwijskwaliteit. Er studeren meer dan 23.000 studenten en er werken ongeveer 5.500 mensen op vier campussen in Newcastle, Londen, Maleisië en Singapore, met een gecentraliseerd inkoopsysteem.
De universiteit maakte al gebruik van Proactis Sourcing voor aanbestedingen en een SAP ERP-oplossing, maar het dagelijkse inkoopproces berustte vaak op vrije tekstinvoer – en soms zelfs helemaal geen inkooporder. Het proces was arbeidsintensief, voldeed vaak niet aan de regelgeving, was foutgevoelig en genereerde een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk. Er was beperkt inzicht in wat er precies werd besteld en medewerkers hadden geen gemakkelijke manier om leveranciers te vergelijken of vooraf overeengekomen prijzen in te zien.
De universiteit concludeerde dat het aanbieden van één online platform aan medewerkers – waar alle veelbestelbare goederen en diensten van voorkeursleveranciers, binnen vastgestelde autorisatieprocedures, te vinden zijn – de juiste aanpak was om tijdverspilling te voorkomen, de naleving van regels te bevorderen en de inkoopresultaten te verbeteren.
Oplossing
Proactis Marketplace werd geselecteerd om de goederen en diensten van gecontracteerde leveranciers te hosten op een gemeenschappelijke marktplaats voor artikelen met een lage waarde die vaak worden besteld, waaronder IT-apparatuur, IT-verbruiksartikelen, veiligheidsapparatuur, laboratoriumbenodigdheden, catering en meubilair. Punch-out-verbindingen - veelal in XML-formaat zodat bestellingen direct in het systeem van de leverancier worden geplaatst - werden gecreëerd voor meer specialistische artikelen of wanneer levering via een catalogus niet haalbaar was.
Proactis beheert alle leverancierscatalogi en punch-out-koppelingen vanuit één platform, waardoor de universiteit slechts één integratie met haar SAP ERP-systeem hoeft te onderhouden. Inkopers kunnen naadloos vanuit SAP overstappen naar de Proactis Marketplace, goederen en diensten selecteren tegen landelijk overeengekomen prijzen en ervoor zorgen dat de betaling wordt verwerkt – allemaal via één gebruiksvriendelijke interface. Voor afdelingen zonder directe toegang tot de inkoopafdeling worden aanvragen doorgestuurd naar het centrale inkoopteam voor beoordeling en orderverwerking.
De combinatie van Proactis Marketplace en Proactis Sourcing heeft papierwerk en tijdverspilling in de gehele inkoopcyclus geëlimineerd. Dit resulteert in een controleerbare, conforme en volledig geïntegreerde inkoopomgeving voor de gehele organisatie.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.