L'université de Newcastle gère ses achats auprès de fournisseurs agréés via un système centralisé grâce à Proactis.
L'université de Newcastle a centralisé ses achats avec Proactis, ce qui a permis de passer des commandes conformes à grande échelle et de réduire les dépenses non conformes.
Secteur
Éducation
Étudiants
Plus de 23 000
Catalogues hébergés
71 (plus de 1,6 million de lignes de commande)
Intégration de systèmes
SAP ERP
Client depuis
2001
Comment Proactis a aidé
« Nous avons constaté une meilleure gestion des catégories, avec des délais de commande plus courts et des économies grâce à la baisse des prix. Le personnel peut désormais obtenir ce qu'il souhaite, quand il le souhaite, au meilleur prix. »
Responsable des achats, Université de Newcastle
Livraison de plus de 32 000 commandes annuelles d'une valeur supérieure à 6 millions de livres sterling via une plateforme d'approvisionnement unique et conforme.
Nous avons donné au personnel accès à 71 catalogues agréés contenant plus de 1,6 million de références à des prix convenus au niveau national.
Ajout de 26 points de connexion perforés pour les articles spécialisés, couvrant l'ensemble des besoins d'achat de l'Université
Réduction des achats non autorisés grâce à l'administration de tous les achats via des fournisseurs agréés et des procédures d'autorisation.
Gestion des catégories améliorée grâce à des délais de commande plus courts et des économies de prix issues d'accords fournisseurs consolidés.
Gestion simplifiée des fournisseurs : Proactis gère toutes les connexions de catalogue et de distribution, ne nécessitant qu’une seule intégration ERP.
Combiné à Proactis Sourcing pour éliminer les documents papier et fournir un environnement d'approvisionnement entièrement conforme.
Permet à tout le personnel, quel que soit son département ou son campus, d'accéder aux biens et services approuvés via une interface centrale.
Aperçu
L'Université de Newcastle, membre du Russell Group, figure parmi les 150 meilleures universités au monde et parmi les 10 meilleures en Europe pour la qualité de son enseignement. Avec des campus à Newcastle, Londres, en Malaisie et à Singapour, l'Université a mis en place la plateforme Proactis Marketplace, intégrée à son ERP SAP, afin d'offrir à ses 5 500 employés une plateforme d'achat en ligne unique et conforme aux normes. Aujourd'hui, plus de 32 000 commandes, représentant plus de 6 millions de livres sterling, sont passées chaque année via cette plateforme. Les employés ont accès à 71 catalogues approuvés contenant plus de 1,6 million de références et à 26 connexions directes, ce qui permet de passer des commandes plus rapidement, de réduire les dépenses non standard et d'améliorer la gestion des catégories.
Défi
L'université de Newcastle, membre du Russell Group, jouit d'une réputation internationale d'excellence en recherche. Classée parmi les 150 meilleures universités au monde et parmi les 10 meilleures en Europe pour la qualité de son enseignement, elle accueille plus de 23 000 étudiants et emploie environ 5 500 personnes sur quatre campus à Newcastle, Londres, en Malaisie et à Singapour. Ses achats sont centralisés.
L'université utilisait déjà Proactis Sourcing pour les appels d'offres et une solution ERP SAP, mais le processus d'achat quotidien reposait fréquemment sur des commandes en texte libre, voire parfois sans aucun bon de commande. Ce processus était gourmand en ressources, souvent non conforme, sujet aux erreurs et générait une quantité importante de documents papier. La visibilité sur les commandes était limitée et le personnel n'avait aucun moyen simple de comparer les fournisseurs ni d'accéder aux prix négociés.
L'université a constaté que fournir aux employés une plateforme en ligne unique – regroupant tous les biens et services couramment commandés auprès de fournisseurs privilégiés, dans le cadre de politiques d'autorisation établies – constituait la bonne approche pour éliminer les pertes de temps, favoriser la conformité et améliorer les résultats des achats.
Solution
La plateforme Proactis Marketplace a été choisie pour héberger les biens et services des fournisseurs sous contrat au sein d'un marché commun dédié aux articles courants et de faible valeur, tels que le matériel informatique, les consommables informatiques, les équipements de sécurité, les fournitures de laboratoire, la restauration et le mobilier. Des connexions directes, souvent au format XML pour permettre la saisie des commandes dans le système du fournisseur, ont été mises en place pour les articles plus spécifiques ou lorsque la fourniture par catalogue n'était pas envisageable.
Proactis gère l'ensemble des catalogues fournisseurs et les connexions d'achat depuis une plateforme unique, ce qui permet à l'Université de n'avoir qu'une seule intégration à maintenir avec son ERP SAP. Les acheteurs peuvent ainsi accéder facilement à la Marketplace Proactis depuis SAP, sélectionner des biens et services aux prix négociés au niveau national et s'assurer du traitement des paiements, le tout via une interface unique et intuitive. Pour les départements n'ayant pas d'accès direct au service des achats, les demandes sont transmises à l'équipe centralisée des achats pour examen et validation.
L'association de Proactis Marketplace et de Proactis Sourcing a permis d'éliminer les documents papier et les pertes de temps tout au long du cycle d'approvisionnement, offrant ainsi un environnement d'achat auditable, conforme et entièrement intégré pour l'ensemble de l'institution.