Die Leeds Beckett University erweitert die Unit4-Funktionen und optimiert den Einkauf mit Proactis.
Die Leeds Beckett University hat mit Proactis den dezentralen Einkauf optimiert, die Compliance verbessert und effiziente Bestellungen in großem Umfang ermöglicht.
Sektor
Ausbildung
Studenten
Mehr als 16.500
Gehostete Kataloge
23
Systemintegration
Unit4 ERP
Kunde seit
2016
Wie Proactis geholfen hat
„Unser Hauptziel war die Implementierung eines Marktplatzes, der sich in unser ERP-System Unit4 Business World integrieren lässt und es uns ermöglicht, Bestellungen elektronisch zu verteilen. Proactis passte am besten zu unserem Lieferantenprofil, da es uns je nach E-Commerce-Bereitschaft jedes Lieferanten volle Flexibilität bot.“
Leiter der Beschaffungsabteilung, Leeds Beckett Universität
Jährlich werden über 12.000 Bestellungen über eine einzige, konforme Einkaufsplattform abgewickelt, die allen 500 Käufern zugänglich ist.
Es wurde der Zugriff auf 21 genehmigte Kataloge und 12 Punch-Out-Schnittstellen ermöglicht, die das gesamte Spektrum der Einkaufsanforderungen der Universität abdecken.
Nahezu 100 % durchgängige Rechnungsverarbeitung für XML-fähige Lieferanten erreicht, wodurch die Bearbeitung von Abweichungen in der Kreditorenbuchhaltung entfällt.
Verbesserte Ausgaben im Rahmen von Verträgen durch die Weiterleitung von Käufern an zugelassene Lieferanten zu national vereinbarten Preisen
Durch die zentrale Katalogverwaltung konnten unkontrollierte Ausgaben reduziert und die Notwendigkeit individueller Lieferantenangebote beseitigt werden.
Optimierte elektronische Auftragsverteilung an Lieferanten ermöglicht schnellere Lieferungen und beseitigt manuelle Bearbeitungsprozesse auf Lieferantenseite.
Nahtlose Integration mit Unit4 Business World über eine einzige ERP-Verbindung, wobei Proactis die Integration aller Lieferanten übernimmt.
Wir haben einen vollständig nachvollziehbaren und gesetzeskonformen Einkaufsprozess mit präzisen Managementinformationen zu allen Transaktionen bereitgestellt.
Überblick
Die Leeds Beckett University zählt mit rund 3.000 Mitarbeitenden und über 24.000 Studierenden aus fast 150 Ländern zu den beliebtesten Universitäten Großbritanniens. Da die Beschaffung dezentral auf etwa 500 Einkäufer verteilt war, suchte die Universität nach Möglichkeiten, die Einkaufsprozesse zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und Zeitverluste zu vermeiden. Nach einem Upgrade auf Unit4 Business World fiel die Wahl auf Proactis Marketplace aufgrund der tiefen Integration mit Unit4 und der Flexibilität für alle Lieferantentypen. Über die Plattform werden mittlerweile jährlich über 12.000 Bestellungen abgewickelt. Einkäufer greifen dabei auf 21 zugelassene Kataloge und 12 Punch-Out-Schnittstellen zu, und XML-fähige Lieferanten erreichen eine nahezu 100%ige automatische Rechnungsverarbeitung.
Herausforderung
Die Leeds Beckett University zählt mit rund 3.000 Mitarbeitenden und über 24.000 Studierenden aus fast 150 Ländern zu den beliebtesten Universitäten Großbritanniens. Da die Beschaffung dezentral auf etwa 500 Einkäufer innerhalb der Universität verteilt ist, stand die Universität vor der Herausforderung, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren und den Mitarbeitenden eine effiziente und einheitliche Möglichkeit zu bieten, benötigte Produkte zu finden und zu bestellen.
Der Einkaufsprozess war ressourcenintensiv und oft nicht regelkonform, da nur wenig Einblick in die bestellten Artikel und Lieferanten bestand. Nach einem Upgrade ihres ERP-Systems Unit4 Business World erkannte die Universität die Möglichkeit, eine Marktplatzlösung zu implementieren, die sich nahtlos in Unit4 integrieren und eine zentrale Plattform für alle Einkaufsaktivitäten bieten sollte – unabhängig von den E-Commerce-Fähigkeiten des jeweiligen Lieferanten.
Die Universität wollte einen Mehrwert schaffen, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und Zeitverschwendung vermeiden, indem sie allen 500 Einkäufern Zugang zu zugelassenen Lieferanten, landesweit ausgehandelten Preisen und einem optimierten, überprüfbaren Einkaufsprozess ermöglichte.
Lösung
Der Proactis Marketplace wurde aufgrund seiner Eignung für das vielfältige Lieferantenprofil der Universität ausgewählt. Er bietet die nötige Flexibilität, um Lieferanten mit unterschiedlichem E-Commerce-Bereitschaftsgrad zu unterstützen – von der vollständigen XML-Integration bis hin zu gehosteten Katalogen und Freitextbestellungen. Der Proactis Marketplace ist über eine einzige ERP-Verbindung direkt mit Unit4 Business World verbunden. Proactis übernimmt dabei die Verwaltung aller Lieferantenkatalog- und Punchout-Integrationen im Auftrag der Universität.
Alle Bestellungen – ob Punch-Out, Katalogbestellung oder Freitextbestellung – werden nach ihrer Erfassung in Unit4 elektronisch über den Marktplatz an die Lieferanten gesendet. Lieferanten, die XML-Daten empfangen und beantworten können, erhalten Bestellungen automatisch und elektronisch. Dies ermöglicht eine schnellstmögliche Warenlieferung und vermeidet manuelle Bearbeitungsschritte beim Lieferanten. Der Abgleich von Rechnungen und Bestellungen auf Positionsebene sorgt für eine durchgängige Rechnungsverarbeitung. Insbesondere XML-Rechnungen erreichen eine nahezu 100%ige Verarbeitungsquote – die Buchhaltung muss keine Abweichungen mehr bearbeiten.
Genehmigungen werden per Mausklick verwaltet, wobei richtlinienbasierte Benutzerbeschränkungen gelten. Der anfängliche Kataloginhalt wurde nach Kategorien priorisiert, die den größten Einfluss auf die Bestellgeschwindigkeit und die Kosteneinsparungen haben – darunter Bürobedarf, IT-Verbrauchsmaterialien und Laborbedarf.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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