L'université Leeds Beckett étend les capacités d'Unit4 et rationalise ses achats grâce à Proactis.
L’université Leeds Beckett a rationalisé ses achats décentralisés grâce à Proactis, améliorant ainsi la conformité et permettant des commandes efficaces à grand volume.
Secteur
Éducation
Étudiants
Plus de 16 500
Catalogues hébergés
23
Intégration de systèmes
Unité 4 ERP
Client depuis
2016
Comment Proactis a aidé
« Notre objectif principal était de mettre en place une plateforme intégrée à notre système ERP Unit4 Business World et nous permettant de distribuer les bons de commande électroniquement. Proactis s'est avérée la solution idéale pour notre profil de fournisseurs, offrant une flexibilité totale en fonction du niveau de préparation de chaque fournisseur en matière de commerce électronique. »
Responsable des achats, Université Leeds Beckett
Plus de 12 000 commandes sont passées chaque année via une plateforme d'achat unique et conforme, accessible à l'ensemble des 500 acheteurs.
Accès fourni à 21 catalogues approuvés et à 12 connexions externes, couvrant l'ensemble des besoins d'achat de l'Université
Nous avons atteint un taux de traitement automatisé des factures proche de 100 % pour les fournisseurs compatibles XML, éliminant ainsi la gestion des écarts de facturation.
Amélioration des dépenses contractuelles en orientant les acheteurs vers des fournisseurs agréés à des prix convenus à l'échelle nationale.
Réduction des dépenses non ciblées et suppression du besoin de devis individuels auprès des fournisseurs grâce à une gestion centralisée des catalogues
Distribution simplifiée des commandes aux fournisseurs par voie électronique, permettant une livraison plus rapide et supprimant le traitement manuel côté fournisseur.
Intégrée de manière transparente à Unit4 Business World via une connexion ERP unique, Proactis gérant toutes les intégrations fournisseurs.
Mise en place d'un processus d'achat entièrement auditable et conforme, avec des informations de gestion précises sur toutes les transactions
Aperçu
L'Université Leeds Beckett est l'une des universités les plus prisées du Royaume-Uni, accueillant environ 3 000 employés et plus de 24 000 étudiants originaires de près de 150 pays. Son système d'approvisionnement étant décentralisé et réparti entre près de 500 acheteurs, l'Université souhaitait rationaliser ses achats, améliorer la conformité et optimiser les délais. Suite à la migration vers Unit4 Business World, la plateforme Proactis Marketplace a été choisie pour son intégration poussée avec Unit4 et sa flexibilité pour tous types de fournisseurs. Plus de 12 000 commandes sont désormais passées chaque année via la plateforme, les acheteurs ayant accès à 21 catalogues agréés et 12 connexions directes. Les fournisseurs compatibles XML bénéficient quant à eux d'un traitement automatisé des factures proche de 100 %.
Défi
L'université Leeds Beckett est l'une des plus populaires du Royaume-Uni, avec environ 3 000 employés et plus de 24 000 étudiants originaires de près de 150 pays. Avec un système d'approvisionnement décentralisé, réparti entre environ 500 acheteurs au sein de l'établissement, l'université a rencontré des difficultés pour garantir la conformité, réduire les dépenses non conformes et offrir au personnel un moyen efficace et cohérent de trouver et de commander ce dont il avait besoin.
Le processus d'achat était gourmand en ressources et souvent non conforme, offrant une visibilité limitée sur les commandes et les fournisseurs. Suite à la mise à niveau de son système ERP Unit4 Business World, l'université a identifié l'opportunité de déployer une solution de place de marché s'intégrant parfaitement à Unit4 et centralisant toutes les activités d'achat, quel que soit le niveau de capacité e-commerce du fournisseur.
L'université souhaitait générer davantage de valeur ajoutée, améliorer la conformité et éliminer les pertes de temps en donnant à ses 500 acheteurs accès à des fournisseurs agréés, à des prix négociés au niveau national et à un processus d'achat simplifié et auditable.
Solution
La plateforme Proactis Marketplace a été choisie car elle répondait parfaitement aux besoins variés des fournisseurs de l'Université. Elle offre la flexibilité nécessaire pour s'adapter à tous les niveaux de préparation au commerce électronique, depuis l'intégration XML complète jusqu'aux catalogues hébergés et aux commandes en texte libre. Proactis Marketplace est directement connectée à Unit4 Business World via une connexion ERP unique, Proactis gérant pour le compte de l'Université l'intégration de tous les catalogues fournisseurs et des systèmes de commande en ligne.
Toutes les commandes (saisies directes, via catalogue ou en texte libre) sont transmises électroniquement aux fournisseurs via la Marketplace dès leur création dans Unit4. Pour les fournisseurs compatibles avec le format XML, les commandes sont reçues automatiquement et électroniquement, ce qui permet une livraison rapide et élimine le traitement manuel côté fournisseur. Le rapprochement des factures et des bons de commande au niveau de chaque ligne assure un traitement automatisé des factures, notamment pour les factures XML, atteignant un taux de traitement proche de 100 %. Ainsi, le service comptabilité fournisseurs n'a plus à gérer les écarts.
Les approbations sont gérées en un clic grâce à des restrictions d'utilisation basées sur des politiques, et le contenu initial du catalogue a été priorisé autour des catégories ayant le plus grand impact sur la rapidité de commande et les économies de prix, notamment la papeterie, les consommables informatiques et les fournitures de laboratoire.