Leeds Beckett University breidt de mogelijkheden van Unit4 uit en stroomlijnt het inkoopproces met Proactis.
Leeds Beckett University heeft de decentrale inkoop gestroomlijnd met Proactis, waardoor de naleving is verbeterd en efficiënte bestellingen van grote volumes mogelijk zijn geworden.
Sector
Onderwijs
Studenten
16.500+
Gehoste catalogi
23
Systeemintegratie
Unit4 ERP
Klant sinds
2016
Hoe Proactis hielp
“Onze belangrijkste drijfveer was het implementeren van een marktplaats die geïntegreerd was met ons Unit4 Business World ERP-systeem en waarmee we inkooporders elektronisch konden versturen. Proactis bleek de beste oplossing voor ons leveranciersprofiel, omdat het volledige flexibiliteit bood, afhankelijk van de e-commerce-gereedheid van elke leverancier.”
Hoofd Inkoop, Leeds Beckett Universiteit
Jaarlijks werden er meer dan 12.000 bestellingen geplaatst via één enkel, conform inkoopplatform dat toegankelijk was voor alle 500 inkopers.
Biedt toegang tot 21 goedgekeurde catalogi en 12 punch-out-aansluitingen, die het volledige scala aan inkoopbehoeften van de universiteit dekken.
We hebben een bijna 100% geautomatiseerde factuurverwerking gerealiseerd voor XML-compatibele leveranciers, waardoor de afhandeling van afwijkingen in de crediteurenadministratie overbodig is geworden.
Verbeterde contractuitgaven door inkopers te verwijzen naar goedgekeurde leveranciers tegen landelijk overeengekomen prijzen.
Door gecentraliseerd catalogusbeheer zijn ongecontroleerde uitgaven teruggedrongen en is de noodzaak voor individuele offertes van leveranciers komen te vervallen.
Gestroomlijnde orderdistributie naar leveranciers via elektronische weg, wat zorgt voor snellere levering en het elimineren van handmatige verwerking aan de leverancierszijde.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World via één enkele ERP-koppeling, waarbij Proactis alle leveranciersintegraties beheert.
Een volledig traceerbaar en conform inkoopproces opgeleverd met nauwkeurige managementinformatie over alle transacties.
Overzicht
Leeds Beckett University is een van de populairste universiteiten in het Verenigd Koninkrijk, met ongeveer 3.000 medewerkers en meer dan 24.000 studenten uit bijna 150 landen. Omdat de inkoop gedecentraliseerd is over zo'n 500 inkopers, wilde de universiteit het inkoopproces stroomlijnen, de naleving van regelgeving verbeteren en tijdverspilling elimineren. Na een upgrade naar Unit4 Business World werd Proactis Marketplace geselecteerd vanwege de diepe integratie met Unit4 en de flexibiliteit voor alle soorten leveranciers. Er worden nu jaarlijks meer dan 12.000 bestellingen via het platform geplaatst, waarbij inkopers toegang hebben tot 21 goedgekeurde catalogi en 12 punch-out-koppelingen. XML-compatibele leveranciers realiseren een bijna 100% geautomatiseerde factuurverwerking.
Uitdaging
Leeds Beckett University is een van de populairste universiteiten in het Verenigd Koninkrijk, met ongeveer 3.000 medewerkers en meer dan 24.000 studenten uit bijna 150 landen. Omdat de inkoop gedecentraliseerd is over zo'n 500 inkopers binnen de instelling, stond de universiteit voor de uitdaging om de naleving van regels te waarborgen, ongecontroleerde uitgaven te beperken en medewerkers een efficiënte en consistente manier te bieden om te vinden en te bestellen wat ze nodig hadden.
Het inkoopproces was arbeidsintensief en voldeed vaak niet aan de regelgeving, met beperkt inzicht in wat er werd besteld en bij wie. Na een upgrade van het Unit4 Business World ERP-systeem zag de universiteit de mogelijkheid om een marktplaatsoplossing te implementeren die naadloos zou integreren met Unit4 en één centrale plek zou bieden voor alle inkoopactiviteiten – ongeacht de e-commercefunctionaliteit van de leverancier.
De universiteit wilde extra waarde creëren, de naleving van regels verbeteren en tijdverspilling elimineren door alle 500 inkopers toegang te geven tot goedgekeurde leveranciers, landelijk onderhandelde prijzen en een gestroomlijnd, controleerbaar inkoopproces.
Oplossing
Proactis Marketplace werd geselecteerd als de beste oplossing voor het diverse leveranciersprofiel van de universiteit. Het biedt de flexibiliteit om leveranciers met verschillende niveaus van e-commerce-gereedheid te bedienen, van volledige XML-integratie tot gehoste catalogi en bestellingen met vrije tekstinvoer. Proactis Marketplace is rechtstreeks gekoppeld aan Unit4 Business World via één ERP-verbinding, waarbij Proactis namens de universiteit alle integraties met leverancierscatalogi en punch-out-systemen beheert.
Alle bestellingen – of het nu gaat om punch-out, gehoste catalogus of vrije tekst – worden na aanmaak in Unit4 elektronisch naar leveranciers verzonden via de Marketplace. Voor leveranciers die in staat zijn om bestellingen via XML te ontvangen en te verwerken, worden bestellingen automatisch en elektronisch ontvangen. Dit maakt een zo snel mogelijke levering van goederen mogelijk en elimineert handmatige verwerking aan de kant van de leverancier. De afstemming van factuur en inkooporder op regelniveau zorgt voor een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces. Met name XML-facturen worden bijna 100% volledig verwerkt, waardoor de afdeling crediteurenadministratie geen discrepanties meer hoeft af te handelen.
Goedkeuringen worden met één druk op de knop beheerd dankzij beleidsmatige gebruikersbeperkingen, en de initiële catalogusinhoud werd geprioriteerd rond de categorieën met de grootste impact op de bestelsnelheid en prijsbesparingen, waaronder kantoorartikelen, IT-verbruiksartikelen en laboratoriumbenodigdheden.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.