Erfassung und Maximierung des Mehrwerts

Um das beste Angebot für Ihr Unternehmen zu erzielen und dies den Stakeholdern nachweisen zu können, müssen Sie kontinuierlich nach zusätzlichen Einsparungen und Vorteilen suchen und darüber berichten – und zwar während des gesamten Vertragslebenszyklus. Die Suche nach Mehrwert endet nicht mit dem Abschluss des Beschaffungsprozesses.

Bei Organisationen, die langfristige Vertragsbeziehungen pflegen, besteht mitunter die Tendenz, die Bemühungen um die Sicherung eines Mehrwerts innerhalb des Beschaffungsprozesses zu separieren und den Impuls zur Erzielung von Einsparungen und Vorteilen nach Abschluss der ursprünglichen Vereinbarung nachlassen zu lassen.

Langfristig kann dies dazu führen, dass sowohl Käufer als auch Lieferanten Chancen verpassen, ihre Geschäftsbeziehungen so effizient und für beide Seiten gewinnbringend wie möglich zu gestalten. Um sicherzustellen, dass vereinbarte Vorteile realisiert werden und neue Wertschöpfungsmöglichkeiten erkannt und genutzt werden, ist ein kontinuierlicher Fokus auf Wertschöpfung und Effizienz im Vertragsmanagementprozess erforderlich.

Was stellt einen Mehrwert dar?
Je nach Art der jeweiligen Beschaffungsfunktion kann der Mehrwert in Form allgemeiner Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen durch neue Technologien oder Prozesse, der kostenlosen oder vergünstigten Bereitstellung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen sowie aller Maßnahmen, die unter den Begriff des sozialen Mehrwerts fallen, entstehen.

Der Anstieg der Anforderungen an den sozialen Mehrwert bei der Beschaffung in den letzten Jahren hat gezeigt, dass zusätzlicher vertraglicher Wert nicht ausschließlich im Kontext von Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen gesehen werden muss und dass indirekte Vorteile für die Gemeinschaft dazu beitragen, die Position und die Fähigkeiten sowohl der Käufer und Lieferanten als auch der Gemeinschaften, in denen sie tätig sind, zu stärken.

Wie man den Mehrwert erfasst, demonstriert und maximiert
Der im Beschaffungsprozess erzielte Mehrwert lässt sich nur dann präzise quantifizieren, vergleichen und dokumentieren, wenn er mit früheren oder vergleichbaren Beispielen verglichen wird. Idealerweise verfügen Sie über ein zentrales Datenarchiv für alle aktuellen und historischen Vertragsinformationen sowie über eine durchgängige Managementfunktionalität, die die kontinuierliche Erfassung, den Abruf und den Vergleich wertbezogener Informationen ermöglicht. So können Sie den Mehrwert nach Abschluss jedes Beschaffungsprozesses und in regelmäßigen Abständen während des Vertragslebenszyklus auswerten.

Die Implementierung eines standardisierten Berichtsmodells, das die unterschiedlichen Prioritäten in den Produkt- und Dienstleistungsbereichen sowie Faktoren wie die Inflation bei retrospektiven Vergleichen berücksichtigt, ermöglicht es, die spezifischen Arten von Mehrwert aufzuzeigen, die für das Unternehmen langfristig am vorteilhaftesten sind, und gibt Stakeholdern und Entscheidungsträgern einen Einblick in das, was erreicht werden kann und sollte.

Entscheidend ist, dass der Mehrwert nach der Auftragsvergabe Priorität haben sollte.VertragUndLieferantenmanagementund Engagement-Aktivitäten mit regelmäßigen Bewertungen und Berichten darüber, ob die erzielten Vorteile realisiert wurden und ob sich neue Möglichkeiten ergeben haben. Verschwendung kann alle erzielten Einsparungen zunichtemachen. Daher kann die Betonung des Mehrwerts im Rahmen allgemeinerer Bemühungen zur Minimierung von Ausgabenverlusten dazu beitragen, zusätzliche Vorteile und die Gesamteffizienz langfristig zu maximieren.

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