Effektives Vertragsmanagement und -verwaltung
Wie auch bei persönlichen Beziehungen erfordern langfristige und für beide Seiten vorteilhafte Vertragsbeziehungen mitunter Kompromissbereitschaft, Geduld und Einfühlungsvermögen. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn sich Ihre Lieferanten als gleichberechtigte Partner und nicht als Untergebene fühlen. Als Kunde ist es jedoch entscheidend, dass Sie die Kontrolle behalten. Wie können Sie also eine effektive Beziehung sicherstellen?
EntsprechendIACCM(Die Internationale Vereinigung für Vertrags- und Handelsmanagement) definiert Vertragsmanagement als eine Disziplin, die das kaufmännische Management durch die Vorbereitung, Verhandlung, Umsetzung und Überwachung rechtsverbindlicher Leistungsverpflichtungen und Risikopositionen unterstützt – sowohl im Hinblick auf ausgehende (gegenüber dem Markt) als auch auf eingehende (vom Markt kommende) Verpflichtungen. Letztendlich umfasst Vertragsmanagement den gesamten Vertragsprozess, von den Aktivitäten vor der Ausschreibung bis zum Vertragsabschluss. Effektives Vertragsmanagement kann zu geringeren Betriebskosten, höherer Zufriedenheit der Auftraggeber und effizienterer Leistungserbringung für die Steuerzahler führen.
Der Prozess
Ziel des Vertragsmanagements ist es, sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die Vereinbarungen einhalten und darüber hinaus durch kontinuierliche Suche nach weiteren Einsparungen und Mehrwerten den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Ausgaben zu erzielen. Dies erfordert fortlaufende Bemühungen während des gesamten Vertragslebenszyklus und beinhaltet die regelmäßige Überwachung und das Reporting von Leistungskennzahlen (KPIs) sowie regelmäßige Überprüfungen, Abstimmungen und Verhandlungen mit den Lieferanten.
Um dies zu erreichen, ist ein erheblicher Verwaltungsaufwand erforderlich. Mithilfe von Tools lassen sich Transparenz und Prozesse optimieren, was bei Hunderten oder Tausenden von Verträgen schnell überfordernd werden kann. Unternehmen mit einem großen Lieferantenstamm und vielen gleichzeitig laufenden Verträgen müssen daher Lieferanten- und Vertragsverzeichnisse pflegen sowie Zeitpläne und KPIs überwachen und darüber berichten, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.
Zusätzliche Vorarbeit kann Risiken erheblich reduzieren und langfristig Zeit und Kosten sparen – insbesondere durch die Verringerung der Wahrscheinlichkeit einer erneuten Ausschreibung. Gut formulierte Verträge mit klaren Spezifikationen und Leistungsumfängen minimieren beispielsweise die Anzahl kostspieliger Rechtsstreitigkeiten und Verzögerungen bei der Leistungserbringung durch Auftragnehmer. Sie sparen öffentlichen Einrichtungen zudem Geld, wenn Umfang und Bedingungen eines Vertrags klar definiert sind, einschließlich der Festlegung von Kosten- und Mengengrundlagen. Eine gute Kommunikation zwischen der zentralen Beschaffungsabteilung und den Auftraggeberbehörden vor, während und nach der Auftragsvergabe und -unterzeichnung ist entscheidend für den Erfolg eines Vertrags.
Wichtig ist auch zu berücksichtigen, dass ein Bereich, in dem der Reifegrad variiert, die Integration von Verträgen mit Beschaffungs- und Zahlungsprozesse (P2P)Wenn Unternehmen in diesem Bereich Schwierigkeiten haben, können Einkäufer genehmigte Verträge nicht ohne Weiteres einsehen. Sobald jedoch die P2P-Integration erreicht ist, können Einkäufer die vom Einkaufsreferat vorab ausgehandelten Vereinbarungen nutzen, um Einsparungen zu erzielen.
Die Beziehung
Um operative Effizienz zu gewährleisten und Wertschöpfungspotenziale optimal zu nutzen, ist ein kontinuierlicher Dialog und eine sorgfältige Verhandlung mit Ihren Lieferanten unerlässlich. Dies gilt insbesondere für die Bewertung von Vertragsrisiken und die Überwachung nach Vertragsabschluss. Der Aufbau einer guten persönlichen Beziehung zu Ihren Ansprechpartnern ist dabei entscheidend: Gegenseitiger Respekt ist die Grundlage für stabile und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.
Wenn ein Auftragnehmer Ihre Erwartungen oder seine Verpflichtungen nicht erfüllt hat, sollten Sie ihm selbstverständlich konstruktives Feedback geben. Vermeiden Sie jedoch, dass schwierige Gespräche die Geschäftsbeziehung insgesamt belasten. Fehler sind in der Regel ein gemeinsames Problem, und Spannungen zwischen Einzelpersonen schaden allen Beteiligten. Festgelegte Verfahren zur Beilegung von Vertragsstreitigkeiten und -ansprüchen beugen Unmut zwischen Kollegen und Lieferanten vor.